We hebben het allemaal wel een keer meegemaakt. Je hebt een rekening gekregen van, laten we zeggen, je energiemaatschappij welke je niet helemaal kan plaatsen. Je denkt, ik ga even contact opnemen. Je navigeert naar de website toe, je logt in, klikt op het klantenservice icoontje en je krijgt een chatbot voorgeschoteld: ‘omschrijf je probleem in een paar korte zinnen’. Je schrijft een kort stukje over je vraag, maar je krijgt telkens het antwoord: “Sorry, ik heb niet begrepen wat u zegt. Kunt u het op een andere manier typen?” Uh, nou, nee! Naast de rekening, ben je nu ook opgezadeld met een gefrustreerd gevoel.
Dit is precies het tegenovergestelde van wat een chatbot dient te doen. Je wilt dat een chatbot op een positieve manier bijdraagt aan de kandidatenbeleving, de gebruiker snel op weg helpt of de sollicitant snel vertelt wat de status is van hun sollicitatie. In deze blog geven we je een aantal tips om teksten te schrijven voor een chatbot, zodat jouw chatbot een hit en niet een miss is.
Tip 1: Geef jouw chatbot een duidelijke persoonlijkheid
Een conversatie met Annie is niet zo informatief als een gesprek met Lisa. Een gesprek met Harry is lang niet zo grappig als een gesprek met Melvin. Dit is precies hetzelfde wanneer we praten met chatbots. Net als dat jouw merk een persoonlijkheid (archetype) heeft, dient de chatbot ook verlengstuk te zijn van het merk met een consistente brandvoice.
Houd deze persoonlijkheid altijd goed in je achterhoofd bij het schrijven voor de chatbot. Je wilt dat deze een herkenbare eigen stem heeft. De bot moet menselijk klinken. En dat kan alleen als je deze een persoonlijkheid toebedeelt. De manier waarop je een kandidaat aanspreekt, kan namelijk het verschil maken tussen wel of geen succesvolle sollicitatie.
Factor Tachtig kan je nog meer vertellen over de verschillende merk archetypes, als je even een kleine opfriscursus wilt.
Tip 2: Schrijf in spreektaal
In tegenstelling tot wat je op school hebt geleerd, zal je alle officiële schrijfregels helemaal moeten loslaten.
Zinnen beginnen met ‘En’? Helemaal goed!
‘Vervelende’ opvulwoorden gebruiken zoals: uh, ja, eigenlijk, gewoon? Zeker doen!
Dit zorgt alleen maar méér voor dat extra vleugje persoonlijkheid en menselijke karakter.
Hoe zorg je ervoor dat je dit op een juiste manier toepast en de juiste dingen zegt? Spreek eerst je gesprekken hardop uit alvorens je deze opschrijft. Voer eerst échte gesprekken en zet deze letterlijk op papier. Wees ook niet bang om af en toe een ‘tongue-in-cheek’ opmerking tussendoor te maken, zelfs als deze off-topic lijkt te zijn. In echte gesprekken wijk je af en toe ook uit. Niemand gaat geheel humorloos door een gesprek. Of, bijna niemand dan.
Tip 3: Leg de kandidaat vooral woorden in de mond
Waar we van onze psycholoog leren niet voor een ander in te vullen, adviseer ik je precies het tegenovergestelde te doen voor de chatbot. Je wilt precies weten wat een gebruiker gaat zeggen, zodat je hierop kan anticiperen. Wanneer je alle mogelijke scenario’s zo ver mogelijk vooruit denkt, heb je op alle mogelijke vragen ook een geschikt antwoord paraat.
Een manier om ervoor te zorgen dat je de baas blijft over een gesprek, is door veel vragen te stellen. Op deze manier kan je het gesprek sturen. Middels simpele actieknoppen geef je de regie aan de kandidaat, maar wel binnen de door jou gestelde kaders.
Het kan voorkomen dat een gesprek niet lekker loopt. Dat de bot een vraag niet snapt. Bereid ook hier gepaste en gevarieerde reacties voor, zodat je het gesprek weer in goede banen kan leiden. Lukt het dan nog steeds niet? Dan kan je het gesprek altijd nog over laten nemen door een 'écht mens’.
Tip 4: Laat experts op het gebied van chatbots en Conversational Copywriting meedenken
We denken allemaal wel te weten hoe we een gesprek moeten voeren. Ik bedoel, we doen de hele dag niets anders. Toch?
Echter, niets minder waar. Tenminste, is mijn (niet zo) bescheiden mening. Het loont namelijk om toe te geven wanneer iets niet je expertise is. Dat is ook de reden waarom OTYS focust op de kern van recruitment software, en koppelt met allerlei deskundige partners voor een compleet pakket. We zeggen niet voor niks: Jack of all trades, maar master of none.
Wij geloven in de kracht van chatbots en koppelen daarom met diverse specialisten op het gebied van chatbots. Daarom partneren we met bedrijven, zoals Joboti en NIXZ. De meest recente toevoeging aan onze indrukwekkende lijst met partners: Dora van Happy Recruiter.
De recruitment robot Dora is ontwikkeld door Happy Recruiter om contact te leggen met de kandidaat, maar ook om het contact te onderhouden met deze. Zorg voor een bijna ogenblikkelijke vertrouwensband met de inzet van een AI gestuurde chatbot.
En als laatste tip: Blijf je bot verbeteren
De laatste wedstrijd is niet gestreden bij de inrichting. Blijf kritisch. Laat andere mensen de chatbot doorlopen. Blijf de vocabulaire van de bot uitbreiden en aanscherpen.
Zit er nog een kink in de kabel? Loopt een gesprek onverwachts toch minder soepel? Krijgt de bot antwoorden te verduren waar ze geen antwoord op heeft? Leer hier je les uit en schrijf betere, slimmere en gevattere antwoorden.
Heb je nog geen chatbot, maar heb je hier wel oren naar? Neem dan contact met ons op en we helpen je graag op weg om de perfecte recruitment oplossing voor je te bouwen. Dit kan je doen door een mailtje te sturen, het contactformulier in te vullen of door ons even te bellen.
