Stop met notuleren: dit is waarom OTYS & Mysolution de mytranscript ontwikkelde
Recruiters besteden dagelijks uren aan het vastleggen van gesprekken. Tijdens interviews worden er aantekeningen gemaakt, na afloop worden gesprekken opnieuw beluisterd en vervolgens uitgewerkt in een samenvatting. Het is werk dat noodzakelijk is, maar tegelijkertijd tijd kost en afleidt van waar het écht om draait: het gesprek zelf.
Vanuit die realiteit ontstond het idee voor de mytranscript. OTYS ontwikkelde samen met Mysolution een applicatie die dit proces volledig automatiseert en vooral naadloos integreert in de bestaande manier van werken van recruiters.
Geen losse tool, maar volledige integratie
Wat de mytranscript onderscheidt, is dat het geen losse tool is die je naast je ATS gebruikt. Integendeel. Voor klanten van OTYS en Mysolution werkt de applicatie direct samen met het systeem waarin zij al dagelijks opereren. Gesprekken worden automatisch vastgelegd, omgezet naar tekst en als gestructureerde informatie opgeslagen bij kandidaten of klanten. Zonder extra stappen, zonder kopiëren en plakken en zonder versnippering van data.
“Recruiters voeren dagelijks waardevolle gesprekken, maar besteden daarna vaak veel tijd aan het uitwerken van notities en verslagen,” zegt Huub Verweij, Manager Product OTYS. “We wilden dat proces slimmer maken. Niet met nóg een losse tool, maar met een oplossing die volledig geïntegreerd is in de systemen waarin recruiters al werken. Zo besparen we tijd, verhogen we de kwaliteit van de vastgelegde informatie en blijft alle data centraal beschikbaar binnen één vertrouwde omgeving.”
Van gesprek naar gestructureerde data
De kracht van de mytranscript zit in de eenvoud van het gebruik. Zodra een gesprek plaatsvindt, of dat nu online is via Teams of Google Meet, of fysiek, wordt het opgenomen en automatisch getranscribeerd. De applicatie herkent wie wat zegt en zet het volledige gesprek om in tekst. Vervolgens wordt er direct een AI-gegenereerde samenvatting gemaakt, die recruiters nog kunnen aanpassen voordat deze definitief wordt opgeslagen in het ATS. Waar dit voorheen een tijdrovend en handmatig proces was, is het nu binnen enkele minuten geregeld.
Meer focus op het gesprek, betere kwaliteit van data
Deze verandering heeft niet alleen impact op efficiëntie, maar ook op de kwaliteit van recruitment. Doordat recruiters niet langer bezig zijn met het maken van aantekeningen, ontstaat er meer ruimte voor aandacht, verdieping en een beter gesprek met de kandidaat. Tegelijkertijd zorgt de automatische verwerking voor consistente en complete verslaglegging, wat de kwaliteit van de data binnen het systeem zichtbaar verhoogt.
“Veel transcriptietools zijn generieke oplossingen die losstaan van het recruitmentproces,” legt Huub uit. “Mytranscript is specifiek ontwikkeld voor recruitment en interviewgesprekken. Daarnaast zit de kracht in de volledige integratie met OTYS. Gebruikers hebben geen aparte leveranciers, applicaties of koppelingen nodig. Van opname en transcriptie tot AI-samenvatting en opslag in het ATS: alles gebeurt binnen één systeem. Daardoor blijft informatie centraal beschikbaar en hoeven recruiters niet meer te schakelen tussen verschillende tools.”
Snel aan de slag, direct resultaat
Een ander belangrijk voordeel is dat organisaties vrijwel direct aan de slag kunnen. Er is nauwelijks implementatie nodig. Door simpelweg de agenda te koppelen, doet de mytranscript de rest. Gesprekken worden automatisch opgenomen, getranscribeerd en verwerkt binnen het ATS, waardoor recruiters zich volledig kunnen richten op het gesprek zelf. Voor organisaties met specifieke wensen zijn er uitgebreide configuratiemogelijkheden beschikbaar, maar de basis is bewust zo eenvoudig mogelijk gehouden. Bovendien kunnen alle OTYS-klanten direct starten, omdat de eerste tien uur aan meetings standaard zijn inbegrepen in hun licentie.
Huub: “Een belangrijk voordeel is dat organisaties vrijwel direct aan de slag kunnen. Er is weinig tot geen implementatie nodig: je koppelt eenvoudig je agenda en mytranscript doet de rest. Gesprekken worden automatisch opgenomen, getranscribeerd en verwerkt binnen het ATS. Recruiters kunnen zich daardoor volledig richten op het gesprek in plaats van op het maken van aantekeningen.”
Toegankelijk voor iedere recruiter
Ook op het gebied van toegankelijkheid is bewust gekozen voor eenvoud. Met een instapprijs vanaf €19,95 per gebruiker per maand is de mytranscript geschikt voor zowel individuele recruiters als grotere teams die dagelijks met gesprekken werken.
Werk je al met OTYS? Dan kun je direct starten en zelf ervaren hoeveel tijd je bespaart. Werk je nog niet met OTYS of Mysolution, maar ben je benieuwd wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Dan is dit hét moment om dat te ontdekken.
Technologie die ondersteunt, niet belast
De ontwikkeling van de mytranscript komt voort uit een duidelijke visie: technologie moet recruiters ondersteunen, niet belasten. In een markt waarin data steeds belangrijker wordt, terwijl de druk op tijd blijft toenemen, is het essentieel om oplossingen te bieden die beide samenbrengen.
Met de mytranscript zetten OTYS en Mysolution een stap richting een toekomst waarin recruitment niet alleen mensgericht is, maar ook volledig data-gedreven, zonder dat dit extra werk oplevert.
