Instant Match

Instant Match gebruikt AI om automatisch kandidaten en vacatures aan elkaar te koppelen. Op basis van ervaring, vaardigheden, functietitels, opleidingen en andere relevante gegevens ontvang je direct suggesties van kandidaten die passen bij een vacature of vacatures die aansluiten bij een kandidaat.

Minder zoeken, sneller plaatsen

In plaats van handmatig door je database te zoeken, analyseert Instant Match continu de beschikbare data en presenteert de meest relevante matches. Zo ontdek je sneller geschikte kandidaten voor openstaande vacatures en nieuwe kansen voor kandidaten in je talentpool.

Slimmere matches op basis van context

Dankzij AI kijkt Instant Match verder dan alleen exacte zoekwoorden. Ook vergelijkbare functies, vaardigheden en relevante werkervaring worden meegenomen in de matching. Hierdoor krijg je kwalitatieve suggesties die je met traditionele zoekopdrachten mogelijk zou missen.

Volledig geïntegreerd in OTYS

Instant Match werkt direct binnen OTYS en is beschikbaar vanuit zowel kandidaat- als vacatureprofielen. Hierdoor kunnen recruiters direct actie ondernemen op voorgestelde matches en sneller de juiste connecties maken tussen kandidaten en opdrachtgevers.

Features

Blogs

Partners & Integraties

Wil je meer weten?

Plan een demo  Ik heb een vraag

Nouscha Donkervoort Manager Consultancy

Microsoft Outlook Add-in (OTYS for Outlook)

Met de Microsoft Outlook Add-in heb je kandidaat-, contact- en klantgegevens direct beschikbaar in je inbox. De plugin herkent automatisch met wie je communiceert en toont relevante informatie uit OTYS naast je e-mail.

Werk sneller zonder te schakelen

Bekijk direct gekoppelde vacatures, voeg notities toe, upload documenten en koppel e-mails aan kandidaten, contactpersonen of relaties. Zo werk je vanuit Outlook verder in OTYS, zonder tussen verschillende systemen te wisselen.

Meer dan alleen e-mail

Met de Outlook Plugin kun je ook nieuwe kandidaten, relaties en contactpersonen aanmaken. Ontvang je een CV als bijlage? Dan kun je deze direct verwerken en toevoegen aan je database.

Volledig geïntegreerd met OTYS

Alle acties worden direct gesynchroniseerd met OTYS, zodat je dossiers altijd compleet en up-to-date blijven. Zo combineer je de kracht van Outlook met de efficiëntie van je ATS en CRM.

Features

Blogs

Partners & Integraties

Vacature templates

Met vacature templates in OTYS maak je binnen enkele minuten een complete vacature.

Maak sneller professionele vacatures
Leg veelgebruikte teksten, arbeidsvoorwaarden, opmaak en andere standaardinformatie vooraf vast en voorkom onnodig handmatig werk. Zo werk je efficiënter, zorg je voor een consistente uitstraling en verklein je de kans op fouten.

Voordelen van vacature templates

  • Sneller vacatures publiceren
  • Consistente opmaak en employer branding
  • Minder handmatig werk
  • Minder fouten en vergeten informatie
  • Eenvoudig in te richten per klant, afdeling of functie

Of je nu werkt als recruitmentbureau of corporate recruiter, met vacature templates creëer je sneller kwalitatieve vacatures en houd je meer tijd over voor het vinden van de juiste kandidaten.

Features

Blogs

Partners & Integraties

Wil je meer weten?

Plan een demo  Ik heb een vraag

Nouscha Donkervoort Manager Consultancy

Online Job & CV Presentatie

Presenteer vacatures en kandidaten altijd op een consistente, professionele manier — volledig in de huisstijl van jouw bedrijf.

Vacatures delen met kandidaten
Met OTYS Online Vacature Presentatie bereik je eenvoudig de juiste kandidaten. Stuur via e-mail of WhatsApp een link naar een gepersonaliseerde vacaturepagina, compleet met vacature-informatie, afbeeldingen en video's. Kandidaten kunnen direct aangeven of ze willen solliciteren of de vacature doorsturen naar iemand in hun netwerk.

Kandidaten presenteren aan klanten
Presenteer jouw kandidaten altijd in dezelfde professionele opmaak. Kies zelf welke gegevens je toont, voeg een korte beschrijving toe en bepaal of je volledige of geanonimiseerde cv's deelt. Klanten kunnen de cv's desgewenst downloaden, allemaal binnen jouw eigen merkbeleving.

Snel en geautomatiseerd
Binnen 2 minuten staat een deelbare link klaar. Geautomatiseerde knoppen stroomlijnen het proces verder, zodat jij je kunt focussen op wat écht belangrijk is.

Klantbetrokkenheid
Stuur beveiligde links via e-mail of WhatsApp naar prospects en klanten vanuit OTYS CRM. Klanten kunnen direct interesse tonen vanaf de pagina en deze signalen worden meteen naar jou doorgestuurd.

Relevante links

Features

Blogs

Partners & Integraties

Wil je meer weten?

Plan een demo Ik heb een vraag

Erwin Terpstra Account Executive

mytranscript

mytranscript zet interviews, intakegesprekken en klantgesprekken automatisch om naar transcripties en samenvattingen en slaat die direct op in je ATS. Geen losse notities, geen handmatig uitwerken, geen informatieverlies.
 

Ontwikkeld door OTYS in samenwerking met Mysolution, en volledig geïntegreerd in de bestaande workflow van recruiters.

Herken je dit?

Na elk gesprek werk je notities uit, typ je informatie over naar je ATS en hoop je dat je niets vergeten bent. Dat kost je gemiddeld 10 tot 15 minuten per gesprek, tijd die je ook aan je kandidaten of opdrachtgevers had kunnen besteden. mytranscript lost dat op. Niet door transcriptie te bieden, maar door gespreksinformatie automatisch te verwerken en op de juiste plek in je ATS te zetten.

Zo werkt het in de praktijk

Stap 1 — Koppel je Google- of Outlook-agenda.
Stap 2 — Gesprekken worden automatisch opgenomen en verwerkt.
Stap 3 — mytranscript maakt een transcriptie en AI-samenvatting.
Stap 4 — Alles wordt direct opgeslagen in OTYS, gekoppeld aan de juiste kandidaat, relatie of vacature.

Voer een intakegesprek met een kandidaat, sluit het gesprek af, en vind binnen enkele minuten een complete samenvatting terug in je ATS. Zonder extra handelingen. Werkt voor:

  • Intakegesprekken met kandidaten
  • Vacature-intakes met opdrachtgevers
  • Evaluatiegesprekken
  • Salesgesprekken

De voordelen

  • Bespaar 10 tot 15 minuten administratief werk per gesprek
  • Geen informatieverlies door handmatige of onvolledige notities
  • Volledige gesprekshistorie automatisch opgebouwd in je ATS
  • Consistente verslaglegging voor het hele team
  • Nieuwe collega's kunnen gesprekken eenvoudig teruglezen
  • Meer focus tijdens het gesprek zelf, minder bezig met notuleren

Voor wie is het?

mytranscript is geschikt voor individuele recruiters, teams en organisaties die dagelijks gesprekken voeren en die informatie efficiënt willen vastleggen en terugvinden.

Veilig en AVG-compliant

Recruiters werken met gevoelige gespreksdata. Daarom:

  • Data wordt opgeslagen binnen de EU
  • Verwerking is volledig GDPR/AVG-compliant
  • Je bepaalt zelf de bewaartermijnen
  • Opnames worden alleen gemaakt volgens door jou ingestelde regels

Volledig geïntegreerd

mytranscript is geen losse applicatie, maar onderdeel van het ATS van OTYS en Mysolution. Alle data blijft binnen één systeem. Dit betekent dat er geen extra tools, koppelingen of handmatige acties nodig zijn. Informatie wordt automatisch gestructureerd en opgeslagen binnen de bestaande workflow.

Starter

Ervaar de kracht van AI-transcriptie geheel vrijblijvend
€ 0
per gebruiker / maand
Aan de slag
Wat je krijgt:
✓ 10 uur per gebruiker per maand
✓ Automatische transcriptie

✓ Sprekerherkenning
✓ AI-samenvatting + bewerken
✓ Teams & Google Meet bot
✓ Desktop & Mobiel
✓ Directe integratie met OTYS
✓ GDPR-ready
✓ Meetings terugkijken (7 dagen)
✓ Flexibele opnameregels per gebruiker & organisatie

Geen setupkosten · Maandelijks opzegbaar · Per gebruiker op- en afschaalbaar · Alle prijzen zijn exclusief BTW. 

Premium

Slim werken met transcripties voor recruiters met gemiddeld gebruik
€ 19,95
per gebruiker / maand
Aan de slag

Alles in starter plus:
✓ 30 uur per gebruiker per maand
✓ Meetings terugkijken (30 dagen)









Geen setupkosten · Maandelijks opzegbaar · Per gebruiker op- en afschaalbaar · Alle prijzen zijn exclusief BTW. 

Unlimited

Zonder beperkingen werken voor high-performance recruitment teams
€ 39,95
per gebruiker / maand
Aan de slag

Alles in Premium, plus:
✓ Onbeperkte calls
✓ Onbeperkte uren
✓ Uitstekend voor hoog volume








Geen setupkosten · Maandelijks opzegbaar · Per gebruiker op- en afschaalbaar · Alle prijzen zijn exclusief BTW. 

Veel gestelde vragen

mytranscript is beschikbaar in drie abonnementen, zodat je kunt starten op een niveau dat bij jou past:

  • Starter – € 0 per gebruiker/maand. Gratis om mee te beginnen. Inclusief 10 uur transcriptie per maand, sprekerherkenning, AI-samenvatting en directe integratie met OTYS.
  • Premium – € 19,95 per gebruiker/maand. Voor recruiters met gemiddeld gebruik. Inclusief alles uit Starter, plus 30 uur per maand en meetings terugkijken tot 30 dagen.
  • Unlimited – € 39,95 per gebruiker/maand. Voor high-performance recruitment teams. Onbeperkte calls en uren, zonder enige beperking.

Er zijn geen setupkosten, alle abonnementen zijn maandelijks opzegbaar en per gebruiker op- en afschaalbaar. Alle prijzen zijn exclusief btw.

mytranscript is ontwikkeld voor recruiters en recruitment teams die werken met OTYS. Of je nu een solo-recruiter bent die geregeld gesprekken voert, of onderdeel van een groot team met een hoog volume aan interviews, er is een abonnement dat bij jouw gebruik past.

Nee, mytranscript is direct gekoppeld aan OTYS Go! en vereist geen aparte implementatie. Wanneer je inlogt als admin in MyOTYS, kun je eenvoudig mytranscript activeren. Zodra je een abonnement activeert, is de integratie beschikbaar in jouw vertrouwde OTYS-omgeving. Geen technisch traject, geen IT-afdeling nodig.

mytranscript werkt met de populairste videoconferencing platforms. De Teams- en Google Meet-bot is standaard inbegrepen in alle abonnementen. Zo worden online gesprekken automatisch getranscribeerd, ongeacht welk platform jij of jouw kandidaat gebruikt.

Ja, mytranscript is niet beperkt tot online meetings. Via de mobiele app kun je ook fysieke gesprekken zoals een kantoorinterview of een gesprek op locatie, opnemen en automatisch laten transcriberen. Zo profiteer je van AI-transcriptie en sprekersherkenning bij elk soort gesprek, waar je ook bent.

Direct na afloop van een gesprek genereert mytranscript automatisch een volledige transcriptie én een AI-samenvatting van de belangrijkste punten. Beide zijn direct bewerkbaar, zodat jij de output kunt aanpassen naar jouw eigen stijl of aanvullen met eigen notities. Zo heb je altijd een compleet en bruikbaar gespreksverslag klaarstaan, zonder dat je zelf hoeft te typen.

Transcripties worden direct opgeslagen in het dossier van de betreffende kandidaat of contactpersoon in OTYS. Zo heb je altijd direct de juiste context bij de hand, zonder te hoeven zoeken of kopiëren tussen systemen.

mytranscript maakt gebruik van geavanceerde AI-spraakherkenning inclusief sprekerherkenning. Het systeem herkent automatisch wie er aan het woord is, ook bij meerdere deelnemers. De transcriptie is direct beschikbaar na afloop van het gesprek en kan indien nodig handmatig worden aangepast.

Ja, mytranscript voldoet aan de GDPR-wetgeving. Gegevens worden verwerkt en opgeslagen conform de geldende privacywetgeving. Je kunt bovendien flexibele opnameregels instellen per gebruiker én per organisatie, zodat je volledige controle hebt over wat er wel en niet wordt opgenomen.

Die tools staan los van je ATS. Na het gesprek moet je zelf informatie overzetten naar je kandidaat- of contactdossier. mytranscript is direct geïntegreerd in OTYS Go!: gespreksverslagen worden automatisch op de juiste plek geplaatst, zonder extra handelingen.

Wil je meer weten?

Plan een demo  Ik heb een vraag

Nouscha Donkervoort Manager Consultancy

OTYS AI Assistant

Deze slimme tool ondersteunt recruiters en HR-professionals bij alle belangrijke recruitmenttaken: van het automatisch searchen en matchen, tot het verrijken van je data en het schrijven van vacatures.

Wat is de OTYS AI Assistant?

De OTYS AI Assistant is een ingebouwde AI-tool in OTYS Go! waarmee je teksten kunt genereren en verbeteren. Denk aan:

  • Vacatureteksten herschrijven of vertalen

  • E-mails opstellen in de gewenste tone of voice

  • Kandidatenpresentaties automatisch aanvullen

Alles gebeurt direct binnen OTYS Go!, zonder dat je data het systeem verlaat.

Automatische matchcriteria

De Assistant herkent belangrijke eigenschappen in CV’s en kandidatenprofielen en stelt passende matchcriteria voor, zoals vaardigheden of branches. Je kunt deze labels automatisch laten toevoegen, handmatig aanpassen of in bulk toepassen met de batch-updatefunctie.

Zo blijft je database actueel, beter doorzoekbaar en klaar voor snelle, kwalitatieve matches.

Direct resultaat met Instant Match

Koppel de AI Assistant aan Instant Match en ontvang direct suggesties van geschikte kandidaten bij een vacature of andersom. Je bespaart zoektijd en kunt sneller schakelen.

Volledig AVG-compliant en veilig

De OTYS AI Assistant is ontwikkeld met strikte aandacht voor privacy en databescherming. Door gebruik te maken van Europese servers garandeert OTYS dat jouw data veilig blijft en voldoet aan de strengste AVG-normen. Dit is essentieel voor organisaties die omgaan met gevoelige informatie, zoals kandidaat- en werknemersgegevens.

Standaard inbegrepen

De OTYS AI Assistant is standaard beschikbaar in je OTYS Go!-licentie. Je kunt er dus direct mee aan de slag, zonder extra kosten of externe tools.

Plan een demo 

Vertrouwde cloud-based recruitment software en krachtige screeningintegratie versterken wervingsprocessen 

OTYS kondigt een nieuwe samenwerking aan met Otentica. Deze samenwerking biedt gebruikers de mogelijkheid om kandidaten efficiënt te screenen vanuit hun vertrouwde OTYS-omgeving, waardoor het wervingsproces wordt gestroomlijnd en versterkt. 

Het belang van grondige screening  

Otentica benadrukt het cruciale belang van grondige screening in het wervingsproces. Onderzoek heeft aangetoond dat sollicitanten soms onjuiste informatie verstrekken om hun kansen te vergroten. Dit vormt een uitdaging voor organisaties die moeite hebben om het risico te beoordelen of organisaties die hier geen capaciteit voor hebben. Met de integratie tussen OTYS en Otentica wordt niet alleen de efficiëntie verhoogd, maar wordt ook voldaan aan wet- en regelgeving, en wordt versnippering van informatie binnen organisaties voorkomen (AVG). 

Belangrijkste voordelen van de samenwerking tussen OTYS en Otentica 

  • Bespaar tijd: Het systeem volgt automatisch je nieuwe kandidaten op, waardoor handmatige opvolging overbodig wordt. 
  • Verminder fouten: Validatie zorgt ervoor dat gegevens nauwkeurig worden gecontroleerd, waardoor fouten tot het verleden behoren. 
  • Verbeterd gebruikersgemak: De kandidaatervaring wordt geoptimaliseerd. Er is geen noodzaak meer voor constante herinneringen om documenten in te scannen; je kunt documenten aanleveren wanneer het jou uitkomt. 
  • Persoonlijke herkenning: Alles wordt gepresenteerd in de huisstijl van jouw bedrijf, voor een naadloze integratie. 

De integratie vereist het opvragen van gegevens bij sollicitanten, die vervolgens via het systeem worden geverifieerd. Dit omvat onder andere: 

  • Identiteitscontrole: Eenvoudige validatie van identiteitsbewijzen, persoonsgegevens en IBAN-informatie. 
  • Diploma’s: Direct gekoppeld aan de DUO-database voor nauwkeurige verificatie. 
  • Beroepsregistraties: Documenten en certificaten gekoppeld aan CIGB en SKJ. 
  • Verklaring Omtrent Gedrag: digitaal een VOG aanvragen en controleren 

Over OTYS en Otentica 

Samen met Otentica en OTYS stellen organisaties in staat om hun aanwervingsproces te stroomlijnen en zeker te zijn van de integriteit van hun kandidaten, waardoor ze de juiste keuzes kunnen maken voor hun teams. 

Wil je meer weten over de integratie tussen OTYS en Otentica? Klik hier voor meer informatie en neem contact met ons op.

Als corporate recruiter wil je eigenlijk maar één ding: zo snel mogelijk de beste kandidaat vinden voor de job. Makkelijk gezegd, maar niet altijd makkelijk gedaan. Er zijn echter wel wat features die dit proces een stuk eenvoudiger kunnen maken. 

Stel je voor dat je zonder enig heen-en-weer bellen of mailen direct een afspraak kunt inplannen. Of dat je een helder en uniform overzicht hebt van alle CV's, waardoor elke beslisser snel en effectief kan oordelen. En wat als je exact kunt volgen in welke fase van de sollicitatieprocedure elke kandidaat zich bevindt voor verschillende vacatures?

In deze blog bespreken we drie onmisbare features die elke corporate recruiter zou moeten kennen om efficiënter te werken en de beste kandidaten te vinden. Ontdek hoe deze features functioneren en waarom ze onmisbaar zijn voor jouw succes als recruiter.

De Afspraakplanner

Hoe vaak ben je niet tijd kwijt met het heen-en-weer mailen om een geschikte tijd voor een afspraak te vinden? Dit proces kan frustrerend lang duren en is vaak een inefficiënte tijdsbesteding. Een afspraakplanner is hierbij je beste vriend. Deze tool integreert met je digitale agenda's en maakt het mogelijk om snel en efficiënt afspraken te plannen zonder heel de tijd te hoeven schakelen tussen verschillende platforms.

Stel je voor dat je een gesprek wil plannen tussen jouw manager ‘Samir’ en kandidaat ‘Fenna’. De afspraakplanner integreert eenvoudig met Microsoft 365 agenda's waarmee je als recruiter toegang hebt tot de agenda’s van al je collega’s. Zo kun jij binnen een paar klikken de afspraak tussen Samir en Fenna plannen. 

Elke keer wanneer jij een afspraak plant, scheelt dit jou maar liefst 10 minuten van je tijd! Reken maar uit hoeveel tijd je dat bespaart in een week.

De Calender Options Wizard

We horen je vraag al. Kan de kandidaat zelf ook een afspraak inplannen? Want fijn dat dit voor Samir past, maar Fenna heeft natuurlijk ook een agenda ;). Om antwoord te geven op die vraag: dat kan zeker! Hiervoor bestaat de optie ‘Calender Options Wizard’.

Dit is een bestaande feature die is geïntegreerd in het OTYS-systeem. Fenna kan nu zelf haar gesprek inplannen en ziet alleen de beschikbare tijden van Samir. Dit verbetert niet alleen haar ervaring als kandidaat door haar meer controle te geven, maar versterkt ook het imago van je organisatie.

De Online CV-presentatie

Het consistent presenteren van kandidaatprofielen aan interne managers is zoals je - waarschijnlijk -  al weet enorm van belang. Een inconsistente CV-presentatie kan leiden tot verwarring en het besluitvormingsproces lastig maken voor de besluitvormers binnen je organisatie. Hoe zorg je ervoor dat elk CV er strak en overtuigend uitziet? 

Met een online CV-presentatietool zoals deze zorg je voor een uniforme en overtuigende weergave van kandidaten. Dit maakt de vergelijking tussen kandidaten een stuk eenvoudiger en zorgt er ook nog eens voor dat je geen gevoelige informatie opslaat: gdpr-proof dus.

De feature haalt voor jou de belangrijkste informatie uit de CV’s, waarbij je ook zelf de mogelijkheid hebt om aanpassingen te doen waar nodig. Je kunt de instellingen van de CV-presentatie helemaal instellen naar de huisstijl van jouw bedrijf. Ideaal dus voor een professionele vertoning van al jouw CV-presentaties. 

Ook deze feature bespaart jou, net als de afspraakplanner, veel tijd. Door deze uniforme weergave kun je als beoordelaar razendsnel scannen, CV’s naast elkaar houden en beoordelen. Je hebt hierbij ook nog eens de mogelijkheid om als recruiter extra informatie toe te voegen aan elk CV. Bovendien kun je direct een vervolg geven aan het proces, dit maakt dat het gehele proces vloeiend verloopt.

De Kanban

Het overzicht bewaren in het wervingsproces kan overweldigend zijn, vooral als je meerdere kandidaten in verschillende fasen van het proces moet managen. Gelukkig is hier een oplossing voor, genaamd “de Kanban tool". Deze tool geeft je een visueel overzicht van alle lopende processen, waardoor je efficiënt kunt managen en snel kunt schakelen. Het biedt daarnaast ook een automation tool, waarmee je een workflow kunt opzetten. Hiermee krijgt de kandidaat bijvoorbeeld een geautomatiseerde vervolgmail, kan er informatie worden aangepast of meer gegevens worden gevraagd.

De Kanban tool kun je op twee manieren gebruiken. Enerzijds kun je het overzicht over alle vacatures en kandidaten beheren, anderzijds visualiseer je het proces per vacature.

Kanban op procedureniveau | Een overzicht van al jouw aangewezen vacatures

Dit Kanban bord maakt in één klap overzichtelijk hoe het ervoor staat met al jouw vacatures en welke kandidaat waar in het proces zit. Zo weet jij wat de volgende stap is bij elke kandidaat die gesolliciteerd heeft op een vacature bij jouw bedrijf. 

Je hebt hier de mogelijkheid om te filteren op vacatures en je kunt het proces per kandidaat bekijken. Ook heb je de mogelijkheid om zelf notities toe te voegen. Deze feature voorkomt menselijke foutjes. Je ziet minder snel dingen over het hoofd, hebt alles op één plek staan en krijgt rust in je hoofd. Weg met die Excelbestanden dus!

Overzicht op het Kanban vacatureniveau

Om nog meer overzicht te krijgen, kun je ook de status per vacature bekijken. Je hebt hierbij verschillende stappen, van nieuwe sollicitatie, eerste/tweede gesprekken tot het moment dat je de kandidaat een aanbod mag doen of juist afwijst.

Stel we pakken Fenna van eerder uit ons verhaal er weer even bij. Fenna is op tweede gesprek geweest en staat in dat vakje. Jullie zijn tot het besluit gekomen als bedrijf dat je haar aan wilt nemen. Je kunt Fenna dan eenvoudig doorzetten naar de volgende fase middels de “drag en drop" functie met ook hierachter een eventueel geautomatiseerde workflow. Dit biedt enorm veel handigheid wanneer je als recruiter inzicht wilt verkrijgen per status van de vacature. Zo zie je veel beter waar in het proces actie moet worden ondernomen en wat de volgende stap zou moeten zijn per vacature.  

Dit voorkomt dat er bepaalde stappen over het hoofd worden gezien. Daarnaast biedt dit de kandidaat ook een prettige ervaring, wat daadwerkelijk het verschil kan maken ten aanzien van concurrerende organisaties. Een win-win dus!

Tijd voor de leuke zaken van het recruitmentvak

Laten we eerlijk zijn, administratieve taken zijn niet het leukste onderdeel van jouw werk als recruiter of HR-manager. Het liefst besteed je hier zo min mogelijk tijd aan, want dit zijn nu eenmaal niet de redenen dat jij voor deze baan hebt gekozen. Features zoals genoemd in deze blog, helpen jouw baan weer een stukje leuker en eenvoudiger te maken. 

Enthousiast geworden van de bovengenoemde features? Wij vertellen je er graag meer over. Neem vandaag nog contact met ons op voor een demo of kijk verder op onze website voor meer informatie.

Een ATS (Applicant Tracking System) biedt jou als recruiter een complete oplossing voor het identificeren, beoordelen, en beheren van kandidaten, evenals het gestroomlijnd afhandelen van sollicitatieprocedures en het formaliseren van arbeidsvoorstellen.

OTYS is specifiek ontwikkeld met het oog op de dagelijkse uitdagingen van recruiters. Dit maakt het mogelijk om efficiënter te werken en sneller de juiste matches te vinden. Dankzij de slimme inzet van technologie helpt OTYS je een stap voor te blijven in de jacht op talent. In deze blogpost nemen we je mee door het stappenplan van OTYS - van het sourcen van kandidaten tot procesoptimalisatie - om je te laten zien hoe eenvoudig jouw recruitment kan zijn! 

Stap 1: Het sourcen van kandidaten  

Met OTYS begint het sourcen van kandidaten met het effectief identificeren en toevoegen van potentiële kandidaten aan je talentpool. Deze aanpak kan ook nog worden versterkt door de integratie van de NIXZ Plugin (SimpleRecruiter), die het mogelijk maakt om direct vanuit populaire vacaturesites en social media platforms zoals LinkedIn en Indeed kandidaten te identificeren en toe te voegen aan deze talentpool. Zo krijgt je wervingsproces een flinke boost, waardoor je efficiënter werkt en de beste talenten kunt aantrekken. 

Met NIXZ zijn wij nu écht als eerste op de markt en beschikken wij als eerste over een lijst met geschikte kandidaten.

Pien van der Kamp | Caesar SharedFlex

Stap 2: Kandidaatmanagement  

Zodra een kandidaat reageert, creëert OTYS automatisch een profiel gevuld met informatie vanuit de kandidaat. Dit wordt verder aangevuld naarmate er meer gegevens beschikbaar komen. OTYS legt elke stap van een kandidaat binnen het wervingsproces vast, inclusief relevante details en tags. Daarnaast wordt alle e-mailcommunicatie met de kandidaat automatisch opgeslagen in het dossier. Dit zorgt ervoor dat, zelfs als je een dag vrij hebt, je collega's gemakkelijk alle communicatie kunnen teruglezen en op de hoogte blijven. Zo blijft elke kandidaat scherp gevolgd en beheerd tot de volgende fase.

Stap 3: Voorselectie van kandidaten 

Zodra de kandidaten zijn toegevoegd aan de database, helpt OTYS jou als recruiter verder met een grondige controle van alle verzamelde informatie om zeker te maken dat ze voldoen aan de gestelde eisen. Het systeem voert automatisch een filtering uit op basis van vaardigheden, ervaring, opleiding en certificaten, waardoor je direct ziet welke kandidaten mogelijk geschikt zijn. Jij neemt de voorselectie vervolgens onder de loep, met extra aandacht voor aspecten zoals persoonlijkheid en culturele fit. Kandidaten die op dat moment niet passen bij de vacature, maar wel waardevol kunnen zijn voor toekomstige kansen, plaats je in de talentpool. Zo behoud je waardevol potentieel voor jouw organisatie.  

Stap 4: Afronding Selectieproces 

Zodra de gewenste kandidaat voor een specifieke vacature is gekozen, zet OTYS de vervolgstappen in gang. Het systeem stelt automatisch contractvoorstelsjablonen beschikbaar, waarbij jij als recruiter enkel de overeengekomen arbeidsvoorwaarden hoeft in te vullen. Met een eenvoudige druk op de verzendknop wordt het contractvoorstel naar de kandidaat gestuurd. Wanneer de kandidaat het voorstel accepteert, wordt ook dit automatisch verwerkt in het dossier van de kandidaat. 

We streven naar kwaliteit, betrokkenheid en flexibiliteit. De OTYS-toepassingen helpen ons omdat ze ons werk optimaliseren, onze toegankelijkheid verbeteren en nieuwe leads genereren.

Kyla Lowe
Manager Projecten & Kwaliteit

Stap 5: Onboarding 

De onboarding-fase is enorm belangrijk voor het langdurig behouden van talent. Uit onderzoek van Zavvy blijkt dat een goed onboardingproces de kans met 69% verhoogt dat medewerkers langer dan drie jaar bij een organisatie blijven. OTYS speelt hierop in door het onboardingproces te stroomlijnen. Nadat een kandidaat is aangenomen, kun je eenvoudig via OTYS onboarding-taken toewijzen en volgen. OTYS zorgt ervoor dat alle nodige gegevens worden geïntegreerd met systemen voor onboarding en verloning, zoals AFAS. Door specifieke taken en deadlines binnen het ATS te beheren, helpt OTYS je ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers goed uitgerust zijn om succesvol te beginnen en op schema te blijven. Dit zorgt voor een vloeiende start voor nieuwe medewerkers.  

Stap 6: Procesoptimalisatie 

Efficiëntie in het wervingsproces vereist inzicht in prestatiegegevens. OTYS, in samenwerking met partners, biedt uitgebreide rapportage- en analysefuncties om je als recruiter te helpen je processen te monitoren en datagestuurde beslissingen te nemen. Dit partnership verrijkt OTYS met de mogelijkheid om niet alleen interne processen te optimaliseren, maar ook de samenwerking met externe leveranciers via het leveranciersportaal. Hier kunnen leveranciers kandidaten toevoegen en hun inzendingen volgen, terwijl recruiters zien welke leverancier elke kandidaat heeft aangedragen, wat de efficiëntie en externe samenwerkingen versterkt. 

Conclusie  

OTYS is het ultieme hulpmiddel voor recruiters als het gaat om het automatiseren, versnellen en optimaliseren van het wervingsproces. Het stelt je in staat je te concentreren op wat echt telt: het vinden van de beste kandidaten voor de organisatie.  
 
Met OTYS, jouw onmisbare partner in recruitment, til je het wervingsproces naar een hoger niveau. Ontdek hoe OTYS jouw wervingsinspanningen kan revolutioneren. Neem vandaag nog contact met ons op voor een demo of bezoek onze website voor meer informatie.

Volgens NOS blijft de arbeidsmarkt onder hoogspanning staan, met een groei van 45.000 banen en een daling van de werkloosheid naar 360.000 in het laatste kwartaal van 2023. Met een arbeidsparticipatie die inmiddels 73,2% van de mensen tussen 15 en 75 jaar omvat, wordt het voor bedrijven steeds belangrijker om snel en slim te handelen bij het werven van nieuwe medewerkers.

Het belang van snelheid in het recruitmentproces

In een markt waar de concurrentie om talent duidelijk voelbaar is, betekent een snel en efficiënt proces dat organisaties de beste kandidaten kunnen aantrekken en behouden. Juul Willemsen, Customer Succes Manager bij OTYS, benadrukt: “Een traag recruitmentproces zorgt voor frustratie bij kandidaten die op feedback wachten en brengt intern onrust en ongeduld, wat de werksfeer beïnvloedt. Dit schaadt niet alleen de reputatie van het bedrijf en verhoogt de wervingskosten, maar vergroot ook het risico waardevolle talenten mis te lopen.”

Sneller werven met technologie

Het versnellen van je wervingsproces met technologie, zoals aangeboden door OTYS, brengt grote voordelen met zich mee. Functies voor automatische kandidaat-ranking en efficiënte planning, helpen je om sneller geschikte kandidaten te identificeren en gesprekken in te plannen. Dit verkort de tijd tussen het eerste contact en het interview, wat belangrijk is om goede kandidaten succesvol aan te trekken. Deze aanpak verbetert naast de snelheid ook de kwaliteit van je recruitmentproces, waardoor je als organisatie sterker staat in de competitieve arbeidsmarkt.

Het belang van efficiëntie voor succesvol recruitment

Kostenbesparing en het verminderen van personeelsverloop

Snelheid in recruitment is dus van onschatbare waarde voor het succes van een bedrijf. Door slimmer, niet harder, te werken, kun je als organisatie heel wat kostenbesparingen realiseren. Het gaat hier niet alleen om het sneller vullen van posities, maar ook om het kiezen van de juiste kandidaat vanaf het begin, wat het personeelsverloop verlaagt en daarmee bijdraagt aan een belangrijke kostenbesparing: onderzoek laat namelijk zien dat het vervangen van een werknemer kan oplopen tot 50-60% van het jaarsalaris.  

Data-driven recruitment

Een goed en efficiënt ingericht recruitmentproces, stelt recruiters in staat om waardevolle data te verzamelen,” zegt Juul. Ze vervolgt: “Deze gegevens bieden inzicht in zeer belangrijke aspecten van het wervingsproces, zoals de redenen voor afwijzingen, het aantal sollicitanten, hun herkomst, en de effectiviteit van verschillende wervingskanalen. Met deze data-driven benadering kun je interne communicatie versterken, onderbouwende beslissingen nemen over investeringen in recruitmenttools en met concrete gegevens onderbouwen waarom bepaalde acties nodig zijn. Dit maakt je positie richting het management sterker.”

Enkele voorbeelden van efficiëntieverbeteringen


Het centraliseren van kandidaatgegevens

“Vanuit mijn ervaring als recruiter begrijp ik hoe belangrijk het is om overzicht te behouden,” vertelt Juul. “Door het centraliseren van alle kandidaatgegevens en feedback, versnellen we het beslissingsproces en verbeteren we tegelijkertijd de samenwerking binnen ons team.” Als voorbeeld noemt Juul de feature van het Lijnmanagers Portaal. “Dit soort tools stelt ons in staat om efficiënter te werken." 

Het versterken van directe communicatie en selectiekwaliteit

"Een goed ingericht eigen wervingsproces bespaart niet alleen kosten en tijd, maar zorgt ook voor een meer directe communicatie met kandidaten, iets wat vaak verloren gaat bij samenwerking met externe bureaus”, vervolgt Juul. “Dit directe contact verhoogt de kwaliteit en effectiviteit van het selectieproces.”

De software is gebruiksvriendelijk en overzichtelijk en kan gemakkelijk modulair worden uitgebreid. Als je als bedrijf groeit, kun je ook groeien in het gebruik van bepaalde modules van OTYS. Op die manier word je niet 'lastiggevallen' door allerlei functionaliteiten die je niet nodig hebt.

Karlijn van der Noll
Recruiment marketeer & senior consultant

Conclusie

De sleutel tot succes in deze huidige arbeidsmarkt ligt in het blijven innoveren en optimaliseren van je recruitmentstrategieën. Nu is het moment om je recruitmentstrategie onder de loep te nemen. Door slim in te zetten op de juiste middelen en strategieën, pak je niet alleen de huidige uitdagingen aan, maar bouw je ook aan een duurzame ontwikkeling voor de toekomst.

Ontdek hoe OTYS je kan helpen efficiënter te werken en de beste talenten aan te trekken. Start vandaag nog.

Meer lezen over de laatste ontwikkelingen binnen de Corporate Recruitment markt? Lees hier onze blog over: 'De arbeidsmarkt van 2024: kansen en uitdagingen voor corporate recruiters' of neem contact met ons op voor een persoonlijk gesprek.

In 2024 ervaar je als corporate recruiter een arbeidsmarkt die dynamischer en uitdagender is dan nooit tevoren. De combinatie van afnemende nieuwe banen en aanhoudende krapte, creëert een boeiende mix van kansen en uitdagingen. Dit tijdperk wordt gekenmerkt door proactieve werving, talentpoolbeheer en de noodzaak om wendbaar te zijn om de concurrentie voor te blijven. Deze huidige trends hebben een aanzienlijke invloed op de strategieën van corporate recruiters.

Minder banen, nieuwe wervingsrealiteit  

In 2023 werden nog 165.000 nieuwe banen gecreëerd volgens het UWV, maar voor 2024 wordt verwacht dat dit aantal zal dalen tot ongeveer 61.000. Deze verschuiving heeft een diepgaande invloed op hoe werkgevers naar nieuwe medewerkers kijken. In dit veranderende landschap wordt de definitie van de "perfecte kandidaat" meer flexibel, waardoor bedrijven moeten investeren in talentgroei en open moeten staan voor potentiële kandidaten met groeipotentieel.

Sectorale verschuivingen

De onderstaande grafiek laat de verandering van het totaal aantal banen per sector zien, en toont daarmee interessante inzichten voor strategische en effectieve recruitmentacties. We zien dat sommige sectoren opvallende veranderingen doormaken. In 2023 groeide de sector van specialistische zakelijke diensten met 41.000 banen, en deze groei zet zich voort in 2024 met 16.000 extra banen, voornamelijk door de groei van het aantal zelfstandigen. Maar dat is niet alles. De ICT-sector, die profiteert van digitalisering en thuiswerken, zag in 2023 een groei van 4.000 banen, met een verwachte groei van 12.000 banen in 2024. Dit is een verschuiving van ruim 30%, waardoor de ICT-sector naar verwachting de sterkst groeiende sector in werkgelegenheid van dit jaar wordt.

Situatieschets van de huidige arbeidsmarkt  

De arbeidsmarkt heeft in de afgelopen jaren aanzienlijke veranderingen doorgemaakt. Hier volgen enkele belangrijke trends en uitdagingen waar corporate recruiters in 2024 mee te maken hebben:  

  • Toenemende concurrentie: De concurrentie om talent blijft hoog, vooral in sectoren als technologie, gezondheidszorg en financiën. Meer dan 55% van de vacatures is moeilijk vervulbaar, wat de druk op de arbeidsmarkt enorm verhoogt. Dit heeft geresulteerd in een arbeidsmarkt waarin sollicitanten de overhand hebben en daardoor hogere eisen kunnen stellen.
  • Schaarste aan specifieke vaardigheden: Er is nog steeds een tekort aan specifieke vaardigheden, zoals softwareontwikkeling en data-analyse.
  • Veranderingen in wervingsstrategieën: Traditionele wervingsmethoden zijn niet langer voldoende.

Innovatieve wervingsstrategieën

Innovatie speelt een cruciale rol in de wervingsstrategieën van 2024. Traditionele wervingsmethoden maken plaats voor innovatieve aanpakken zoals employer branding, social media-recruitment en het creëren van talentpools. Corporate recruiters wordt geadviseerd te investeren in een sterke online aanwezigheid en merkidentiteit om potentiële kandidaten aan te trekken en een netwerk van potentiële kandidaten voor toekomstige vacatures op te bouwen. Uit het Job Seeker Nation Report blijkt dat 30% van de werknemers hun werkgever al binnen drie maanden verlaat, voornamelijk vanwege tegenvallende werkzaamheden en negatieve ervaringen op de werkvloer. Dit benadrukt het belang van investeren in de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers. 

Meer dan 55% van de vacatures is moeilijk vervulbaar, wat de druk op de arbeidsmarkt enorm verhoogt.

Technologie in werving

Technologie, zoals kunstmatige intelligentie en automatisering, is onmisbaar geworden in het wervingsproces. Corporate recruiters moeten deze tools omarmen om efficiënter en effectiever te zijn in het vinden van de juiste kandidaten. Het gebruik van AI-gedreven screeningtools, geautomatiseerde taken en data-analyse verbeteren de wervingsbeslissingen, terwijl persoonlijk contact behouden blijft. Deze balans tussen technologie en menselijke interactie vormt de kern van een moderne recruitmentstrategie.

Demografische veranderingen

Ook hebben we te maken met demografische veranderingen. De vergrijzing zorgt voor een toename van de arbeidsparticipatie van oudere leeftijdsgroepen. Dit biedt zowel uitdagingen als kansen voor recruiters om strategieën te ontwikkelen die inspelen op het werven en behouden van ervaren arbeidskrachten.

Oplossingen voor Corporate Recruitment

Om succesvol te blijven in deze uitdagende arbeidsmarkt, moeten organisaties innovatieve oplossingen bieden aan corporate recruiters, zoals het gebruik van een schaalbaar en flexibel Applicant Tracking System (ATS) zoals OTYS. Dit stelt recruiters in staat zich te richten op strategische taken, verbetert de kandidatenervaring en maakt datagestuurde beslissingen mogelijk, wat essentieel is in de moderne arbeidsmarkt. 

Conclusie: voorbereiden op de toekomst

De toekomst van het werven van personeel draait om flexibel zijn en technologie slim gebruiken. Als je mee kunt veranderen met de nieuwste digitale middelen, ben je beter in staat om de juiste mensen aan te trekken en bedrijven vooruit te helpen. Zo blijf je als recruiter in 2024 succesvol.

Meer lezen over de laatste ontwikkelingen binnen de Corporate Recruitment markt? Lees hier onze blog over: 'Het belang van snelheid en efficiëntie in recruitment tijdens arbeidsmarktschommelingen' of neem contact met ons op voor een persoonlijk gesprek.

Afspraakplanner

Optimaliseer jouw afspraakprocessen met OTYS Afspraakplanner en verhoog de productiviteit.

Thursday 14, April 08 09 10 11 12 13 14 15 16 08 09 10 11 12 13 14 15 16

Met de OTYS Afspraakplanner wordt het plannen van afspraken een stuk eenvoudiger en efficiënter. Deze tool is speciaal ontwikkeld om recruiters te helpen sneller en overzichtelijker afspraken te maken, rechtstreeks vanuit OTYS.

Moeiteloos afspraken maken met OTYS Afspraakplanner

De Afspraakplanner werkt direct samen met Microsoft 365 en biedt geïntegreerde mogelijkheden voor videoafspraken via MS Teams of Google Meet. Zo plan je vanuit één systeem gesprekken in, zonder extra schakelen tussen tools.

Handig in gebruik

Met de Afspraakplanner kun je:

  • Snel afspraken plannen tussen kandidaten, werkgevers en collega’s.

  • Toegang krijgen tot agenda’s van collega’s (met de juiste autorisaties).

  • De OTYS Calendar Wizard gebruiken om kandidaten en contactpersonen afspraken te laten inplannen via je website.

Efficiëntie in cijfers

Gemiddeld kost het plannen van een afspraak zo’n 13 minuten. Met de Afspraakplanner is dat teruggebracht naar slechts 3 minuten. Afspraken worden automatisch gekoppeld aan het juiste CRM-record, inclusief het doel van het gesprek — of het nu gaat om een sollicitatiegesprek, intake of andere belangrijke meeting.

Relevant links

Features

Blogs

Partners & Integraties

Benieuwd hoe OTYS Go! jouw recruitment makkelijker maakt?

Plan een demo  Ik heb een vraag