3 onmisbare features voor elke corporate recruiter
Als corporate recruiter wil je eigenlijk maar één ding: zo snel mogelijk de beste kandidaat vinden voor de job. Makkelijk gezegd, maar niet altijd makkelijk gedaan. Er zijn echter wel wat features die dit proces een stuk eenvoudiger kunnen maken.
Stel je voor dat je zonder enig heen-en-weer bellen of mailen direct een afspraak kunt inplannen. Of dat je een helder en uniform overzicht hebt van alle CV's, waardoor elke beslisser snel en effectief kan oordelen. En wat als je exact kunt volgen in welke fase van de sollicitatieprocedure elke kandidaat zich bevindt voor verschillende vacatures?
In deze blog bespreken we drie onmisbare features die elke corporate recruiter zou moeten kennen om efficiënter te werken en de beste kandidaten te vinden. Ontdek hoe deze features functioneren en waarom ze onmisbaar zijn voor jouw succes als recruiter.
De Afspraakplanner
Hoe vaak ben je niet tijd kwijt met het heen-en-weer mailen om een geschikte tijd voor een afspraak te vinden? Dit proces kan frustrerend lang duren en is vaak een inefficiënte tijdsbesteding. Een afspraakplanner is hierbij je beste vriend. Deze tool integreert met je digitale agenda's en maakt het mogelijk om snel en efficiënt afspraken te plannen zonder heel de tijd te hoeven schakelen tussen verschillende platforms.
Stel je voor dat je een gesprek wil plannen tussen jouw manager ‘Samir’ en kandidaat ‘Fenna’. De afspraakplanner integreert eenvoudig met Microsoft 365 agenda's waarmee je als recruiter toegang hebt tot de agenda’s van al je collega’s. Zo kun jij binnen een paar klikken de afspraak tussen Samir en Fenna plannen.
Elke keer wanneer jij een afspraak plant, scheelt dit jou maar liefst 10 minuten van je tijd! Reken maar uit hoeveel tijd je dat bespaart in een week.
De Calender Options Wizard
We horen je vraag al. Kan de kandidaat zelf ook een afspraak inplannen? Want fijn dat dit voor Samir past, maar Fenna heeft natuurlijk ook een agenda ;). Om antwoord te geven op die vraag: dat kan zeker! Hiervoor bestaat de optie ‘Calender Options Wizard’.
Dit is een bestaande feature die is geïntegreerd in het OTYS-systeem. Fenna kan nu zelf haar gesprek inplannen en ziet alleen de beschikbare tijden van Samir. Dit verbetert niet alleen haar ervaring als kandidaat door haar meer controle te geven, maar versterkt ook het imago van je organisatie.
De Online CV-presentatie
Het consistent presenteren van kandidaatprofielen aan interne managers is zoals je - waarschijnlijk - al weet enorm van belang. Een inconsistente CV-presentatie kan leiden tot verwarring en het besluitvormingsproces lastig maken voor de besluitvormers binnen je organisatie. Hoe zorg je ervoor dat elk CV er strak en overtuigend uitziet?
Met een online CV-presentatietool zoals deze zorg je voor een uniforme en overtuigende weergave van kandidaten. Dit maakt de vergelijking tussen kandidaten een stuk eenvoudiger en zorgt er ook nog eens voor dat je geen gevoelige informatie opslaat: gdpr-proof dus.
De feature haalt voor jou de belangrijkste informatie uit de CV’s, waarbij je ook zelf de mogelijkheid hebt om aanpassingen te doen waar nodig. Je kunt de instellingen van de CV-presentatie helemaal instellen naar de huisstijl van jouw bedrijf. Ideaal dus voor een professionele vertoning van al jouw CV-presentaties.
Ook deze feature bespaart jou, net als de afspraakplanner, veel tijd. Door deze uniforme weergave kun je als beoordelaar razendsnel scannen, CV’s naast elkaar houden en beoordelen. Je hebt hierbij ook nog eens de mogelijkheid om als recruiter extra informatie toe te voegen aan elk CV. Bovendien kun je direct een vervolg geven aan het proces, dit maakt dat het gehele proces vloeiend verloopt.
De Kanban
Het overzicht bewaren in het wervingsproces kan overweldigend zijn, vooral als je meerdere kandidaten in verschillende fasen van het proces moet managen. Gelukkig is hier een oplossing voor, genaamd “de Kanban tool". Deze tool geeft je een visueel overzicht van alle lopende processen, waardoor je efficiënt kunt managen en snel kunt schakelen. Het biedt daarnaast ook een automation tool, waarmee je een workflow kunt opzetten. Hiermee krijgt de kandidaat bijvoorbeeld een geautomatiseerde vervolgmail, kan er informatie worden aangepast of meer gegevens worden gevraagd.
De Kanban tool kun je op twee manieren gebruiken. Enerzijds kun je het overzicht over alle vacatures en kandidaten beheren, anderzijds visualiseer je het proces per vacature.
Kanban op procedureniveau | Een overzicht van al jouw aangewezen vacatures
Dit Kanban bord maakt in één klap overzichtelijk hoe het ervoor staat met al jouw vacatures en welke kandidaat waar in het proces zit. Zo weet jij wat de volgende stap is bij elke kandidaat die gesolliciteerd heeft op een vacature bij jouw bedrijf.
Je hebt hier de mogelijkheid om te filteren op vacatures en je kunt het proces per kandidaat bekijken. Ook heb je de mogelijkheid om zelf notities toe te voegen. Deze feature voorkomt menselijke foutjes. Je ziet minder snel dingen over het hoofd, hebt alles op één plek staan en krijgt rust in je hoofd. Weg met die Excelbestanden dus!
Overzicht op het Kanban vacatureniveau
Om nog meer overzicht te krijgen, kun je ook de status per vacature bekijken. Je hebt hierbij verschillende stappen, van nieuwe sollicitatie, eerste/tweede gesprekken tot het moment dat je de kandidaat een aanbod mag doen of juist afwijst.
Stel we pakken Fenna van eerder uit ons verhaal er weer even bij. Fenna is op tweede gesprek geweest en staat in dat vakje. Jullie zijn tot het besluit gekomen als bedrijf dat je haar aan wilt nemen. Je kunt Fenna dan eenvoudig doorzetten naar de volgende fase middels de “drag en drop" functie met ook hierachter een eventueel geautomatiseerde workflow. Dit biedt enorm veel handigheid wanneer je als recruiter inzicht wilt verkrijgen per status van de vacature. Zo zie je veel beter waar in het proces actie moet worden ondernomen en wat de volgende stap zou moeten zijn per vacature.
Dit voorkomt dat er bepaalde stappen over het hoofd worden gezien. Daarnaast biedt dit de kandidaat ook een prettige ervaring, wat daadwerkelijk het verschil kan maken ten aanzien van concurrerende organisaties. Een win-win dus!
Tijd voor de leuke zaken van het recruitmentvak
Laten we eerlijk zijn, administratieve taken zijn niet het leukste onderdeel van jouw werk als recruiter of HR-manager. Het liefst besteed je hier zo min mogelijk tijd aan, want dit zijn nu eenmaal niet de redenen dat jij voor deze baan hebt gekozen. Features zoals genoemd in deze blog, helpen jouw baan weer een stukje leuker en eenvoudiger te maken.
Enthousiast geworden van de bovengenoemde features? Wij vertellen je er graag meer over. Neem vandaag nog contact met ons op voor een demo of kijk verder op onze website voor meer informatie.
