Deze 6 tips heb je nodig voor optimaal recruitment met een ATS
Recruitment is in de praktijk veel meer dan alleen een match zoeken voor een vacature. Je bent bezig met veel verschillende taken: vacatures beheren, kandidaten opvolgen, gesprekken plannen en relaties onderhouden. Al die dingen moeten goed lopen, anders verlies je snel het overzicht.
Veel recruiters lopen tegen dezelfde problemen aan: systemen die niet lekker werken, te veel handmatig werk en te weinig automatisering. Hierdoor gaat er veel tijd verloren, en je mist soms zelfs kansen. Gelukkig kun je dit oplossen door je OTYS-systeem slim in te richten. Met deze 6 tips kun je makkelijker werken en meer grip krijgen op je processen.
Tip 1: Zorg dat je statussen en matchcriteria up-to-date zijn
Als de statussen en matchcriteria in je systeem verouderd zijn, raakt iedereen in de war. Je team weet niet precies wat er speelt, en je mist soms belangrijke informatie. Zorg dat alles up-to-date is, zodat je duidelijk overzicht hebt en iedereen weet waar ze aan toe zijn. En nog een extra tip binnen de tip: OTYS ontwikkelt nu een AI Data enrichment tool welke je hierbij kan helpen!
Tip 2: Gebruik dashboards en filters voor snel overzicht
Je wilt direct kunnen zien hoe het ervoor staat met je vacatures, kandidaten en sollicitaties. Met goed ingerichte dashboards en filters heb je in één oogopslag dat overzicht. Je hoeft niet langer alles handmatig op te zoeken en kunt sneller actie ondernemen. Niet alleen handig voor jou als recruiter, maar ook fijn voor management om snel overzicht te krijgen.
Tip 3: Automatiseer je e-mails met templates en workflows
Het handmatig versturen van e-mails kost veel tijd en kan snel fout gaan. Automatiseer dit proces door gebruik te maken van templates en workflows, zodat e-mails automatisch verstuurd worden bij bepaalde acties. Denk aan uitnodigingen voor gesprekken of afwijzingen. Dit bespaart je veel tijd en gedoe.
Tip 4: Beheer gebruikersrollen slim met Attribute-Based Access Control (ABAC)
ABAC is een methode voor het beheren van toegangsrechten binnen een systeem, waarbij beslissingen worden genomen op basis van verschillende attributen of kenmerken. Deze kenmerken kunnen variëren van eigenschappen van de gebruiker tot kenmerken van de omgeving of het object waar toegang toe wordt gevraagd. Het handmatig toewijzen van gebruikersrechten is tijdrovend, vooral als je met meerdere teams werkt. Met ABAC kun je automatisch de juiste rechten toewijzen op basis van iemands functie, afdeling of locatie. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat iedereen precies de toegang krijgt die ze nodig hebben.
Tip 5: Maak beslissingen op basis van data met rapportages
Om te weten of je op de goede weg zit, heb je cijfers nodig. Hoeveel kandidaten worden gebeld? Hoeveel sollicitaties komen er binnen? Met goed ingerichte rapportages krijg je direct inzicht in deze gegevens, zodat je betere beslissingen kunt nemen en je processen kunt verbeteren.
Tip 6: Personaliseer je weergaves en formulieren voor optimaal gebruik
Standaardweergaves zijn vaak niet afgestemd op jouw manier van werken. Door je weergaves en formulieren aan te passen, zorg je ervoor dat alleen de relevante informatie zichtbaar is. Dit maakt het werken sneller en voorkomt onnodig zoekwerk. Bovendien heeft OTYS ook mogelijkheden voor time to hire en source of hire rapportages.
Samenvattend
Met deze 6 tips kun je jouw recruitmentproces flink verbeteren. Of het nu gaat om meer overzicht, het automatiseren van taken of betere beslissingen nemen op basis van data: elke tip helpt je om slimmer en efficiënter te werken.
