Optimalisatie: E-mail automation met templates en workflows
Een optimalisatie traject is een mix van training en gelijk resultaat zien. Samen met een consultant pak je een of meerdere onderwerpen aan, bijvoorbeeld workflow automatisering. Je leert meer over de mogelijkheden binnen OTYS en werkt samen aan een nieuwe inrichting.
E-mail automation met templates en workflows
In de Workflow Module kun je handelingen in OTYS automatiseren. Aan de hand van Procedurestappen, kunnen we Workflows gaan inrichten zodat het systeem voor je gaat werken. Je kunt het proces aanzienlijk versnellen door geautomatiseerde mails te versturen aan de hand van deze statussen.
Het systeem kent veel gegevens. Een procedure bestaat uit een Kandidaat, Vacature en Relatie/ Contactpersoon. Indien er geautomatiseerd e-mails worden gekoppeld, kunnen we data inladen in deze e-mails zoals de naam van de kandidaat, de functietitel en bijvoorbeeld de naam van het bedrijf. Dit scheelt weer handmatig invoerwerk.
Wat levert dit jullie op?
- Meerdere workflows die automatisch een e-mail genereren. Bijvoorbeeld om een kandidaat uit te nodigen op intake, voorstellen bij de opdrachtgever of om een kandidaat af te wijzen na sollicitatie.
- Een voorwaarde voor het inrichten van rapportages, is dat de procedure statussen actueel en in gebruik zijn.
Hoe pakken we dit aan?
Stap 1: We plannen een gezamenlijke call om te inventariseren wat de huidige stand van zaken is. Waar lopen jullie tegenaan? Hoe zijn de workflows op dit moment ingericht? Wat zijn jullie wensen?
Stap 2: Vervolgens zal er ‘huiswerk’ meegegeven worden aan de deelnemers en stof tot nadenken. Het ‘huiswerk’ zal aangeleverd worden aan de Consultant. De Consultant zal de workflows voor de 2e sessie klaarzetten.
Stap 3: In de tweede sessie komen we samen om de nieuwe inrichting door te lopen en de laatste puntjes op de i te zetten.
Stap 4: Ten slotte zal de Consultant de sessie uitwerken en een samenvatting en relevante documentatie opsturen
