Bert Koning (OTYS): ‘Goede candidate journey alleen bij goede recruiter journey’
OTYS is al heel lang een begrip in de recruitmentmarkt en na de overname door Mysolution Groep stelt het merk sterker dan ooit te zijn. Het bedrijf zegt nog meer servicegericht te zijn en laat met de nieuwste versie OTYS Go! zien dat gebruikerservaring voorop staat. “Hoe complexer het werk voor de recruiter wordt, hoe simpeler de software moet zijn,” zegt CEO Bert Koning in dit interview.
Cloudgebaseerd ATS-systeem
OTYS Go! is een cloudgebaseerd ATS-systeem voor werving- en selectiebureaus, detacheerders, uitzenders en corporate recruiters. “In de nieuwste release ligt de focus op visuele identiteit en gebruikerservaring. Er kan nog steeds heel veel (als je wilt zijn alle menu’s weer aan te zetten), maar voor de gemiddelde gebruiker is het veel simpeler. We hebben juist daar heel veel tijd en energie in geïnvesteerd en de software uitgebreid laten testen op user-platformen.” stelt Koning. En met succes. “Klanten vinden het veel mooier en willen er direct mee werken.”
Gebruikersgemak voorop
OTYS Go! heeft enkele interface-technische slimmigheden ingebouwd in de nieuwe versie om de gebruikerservaring van de recruiter nog verder te verbeteren. Denk hierbij aan Quick search, Quick Actions (vanuit bijvoorbeeld het vacaturescherm snel een notitie maken bij een kandidaat) en Geschiedenis. Hierbij is goed nagedacht over hoe het dagelijks werk van een recruiter eruit ziet, legt Koning uit. “Een recruiter wordt de hele dag door gestoord; de kandidaat belt af, een opdrachtgever heeft opeens vijf man extra nodig of een uitzendkracht is ziek – daarom zie je bij recruiters vaak allerlei papiertjes op hun bureau liggen met dingen die ze nog moeten doen. Wij maken het werk voor hen gemakkelijker. Met OTYS Go! dus geen papieren notities meer op je bureau.”
Een goede candidate journey is alleen mogelijk bij een goede recruiter journey.
OTYS GPT
Ook OTYS gebruikt AI met haar eigen OTYS GPT. De eerste AI-features die zijn gelanceerd is een assistent die teksten voor je leest, samenvat, (her)schrijft en/of vertaalt. Koning: “Deze communicatie-assistent kan je mails beantwoorden, maar ook vacatureteksten schrijven, een aanbeveling van een sollicitant noteren, of de OTYS Careerpage editor voor je website gebruiken. Een tweede AI-tool is JobTargeting, een tool die verschillende varianten van een vacature kan schrijven voor elke subdoelgroep van een vacature. Voorheen was het veel werk om die verschillende vacatureteksten te maken. OTYS GTP kan dit in een handomdraai en deze ook nog vertalen en direct publiceren. De derde tool is sentiment-analyse. Een e-mail of app die getypeerd wordt door OTYS GPT als ‘gefrustreerd’ van bijvoorbeeld een kandidaat in de laatste fase van een sollicitatieproces of een ‘boze’ e-mail van een topklant die direct aandacht vereist. OTYS GPT doet dit voor de recruiter; het bericht wordt gelezen en op basis van de status van de kandidaat of de klant wordt een bericht automatisch meer of minder onder de aandacht gebracht bij de recruiter.”
Voor recruiters, door recruiters
Bij de ontwikkeling van de software gaat OTYS uit van de gedachte ‘voor recruiters, door recruiters’, Alles is erop gericht het werk voor de recruiter zo gemakkelijk mogelijk te maken, licht Koning toe. “Je kunt nog zo’n mooie bevestigingsmail naar een sollicitant sturen, als hij daarna twee weken niets meer hoort, verloopt de candidate journey niet goed. En dat risico is groot als de recruiter in het ene systeem A moet doen, in het andere B en in weer een andere tool op knop X of Y moet drukken… dan vergeet je snel iets, legt Koning uit. “Een recruiter moet in de praktijk soms wel tien verschillende applicaties bedienen. Wij willen het werk voor hem gemakkelijker maken. Dus connecten wij verschillende systemen én kan de gebruiker vanuit OTYS al het werk doen, schermen overnemen, et cetera. De software moet de recruiter helpen zijn werk goed te doen en overzicht te houden. Want een goede candidate journey is alleen mogelijk bij een goede recruiter journey.”
Gebruiksgemak
Met de nieuwe features en AI-technologie speelt OTYS in op de trend naar optimaal gebruikersgemak. Koning: “De behoefte bij gebruikers is in de loop van de jaren sterk veranderd. Vroeger wilden klanten dat een pakket alles kon. Dat daar heel veel knopjes en menuutjes voor nodig waren, nam men voor lief. Nu willen gebruikers vooral dat de software snel en gemakkelijk te gebruiken is. De moderne recruiter wil daar niet te veel tijd aan kwijt zijn, die wil vooral met kandidaten en opdrachtgevers aan de slag. Software moet simpel zijn.”
Ontwikkelingen in recruitment
Dat sluit volgens Koning aan bij de snelle ontwikkeling in recruitment. “Het vak recruitment is steeds complexer. De recruiter heeft steeds meer tooling nodig om die kandidaat te bereiken, heeft veel meer taken, er zijn meer (niche) jobboards, en kandidaten zitten versnipperd in communities. De recruiter moet weten waar zijn doelgroep zit en meer thuis zijn in de verschillende online omgevingen om die kandidaten te bereiken. En omdat sollicitanten schaarser zijn, is er ook meer concurrentie.”
Eenvoudige, effectieve en efficiënte software is onmisbaar tegenwoordig, stelt Koning. “Ook bedrijven zelf worden professioneler. Onze corporate recruitmenttak groeit hard. Steeds kleinere bedrijven gebruiken gespecialiseerde recruitmentsoftware, vanwege concurrentie op de arbeidsmarkt.” OTYS gaat mee in deze marktontwikkelingen geeft Koning aan. “Wij connecten als OTYS met heel veel HR-, CRM- en ATS-systemen en zorgen voor veilige connecties met API’s, waarbij alles voldoet aan wet- en regelgeving (denk aan GDPR).” Maar zeker ook qua gebruikerservaring: “Niet voor niets is de nieuwste versie van OTYS Go! veel intuïtiever in gebruik en sluit het helemaal aan bij de wensen en manier van werken van moderne recruiters.”
Koning ziet een paradox: “Het vak van recruiter wordt steeds veelzijdiger en veeleisender. En hoe complexer het werk van de recruiter wordt, hoe simpeler de software moet zijn waar een recruiter mee werkt.”
Versnelde transitie
De sterke focus op gebruikerservaring bij de ontwikkeling en marktbenadering van OTYS is mede mogelijk door de ‘versnelde transitie’ die het bedrijf heeft doorgemaakt, legt Koning uit. “Wij zijn technisch gezien altijd een Software-as-a-Service (SaaS)-bedrijf geweest, maar waren dat niet voldoende in onze marktbenadering. Daarom hebben we meer geïnvesteerd, en zullen we blijven investeren in customer service, customer support en customer success. We zijn nu veel meer gericht op het ondersteunen van (bestaande) klanten. Een filosofie die beter pas bij een echt SaaS-bedrijf.”
Dit is volgens Koning alleen mogelijk geweest doordat er nu een grote moederorganisatie achter staat. “Ik weet niet of wij die versnelde transitie van softwareleverancier naar dienstverlener zonder de steun van Mysolution Groep (dat OTYS overnam in 2020, red.) hadden kunnen maken. Wij kunnen nu veel scherper aan de wind zeilen en onze eigen koers varen die past bij de nieuwe strategie.”
