AI-chatbot Stokstaartjes.nl is de ideale ondersteuning voor recruiters IQ Select
IQ Select is de eerste OTYS-klant die de slimme WhatsApp robot van Stokstaartjes.nl inzet voor het sneller werven van nog meer kandidaten. De chatbot Scott legt niet alleen het eerste contact, maar doet ook de eerste selectie en plant direct afspraken in met de recruiter. Onpersoonlijk? Integendeel, zegt Jan Kievit, directeur/eigenaar van IQ Select. “Het komt regelmatig voor dat kandidaten aan de chatbot vragen ‘heb ik dan volgende week een gesprek met jou?"
“Wij zijn de supermarkt voor banen in transport”, zegt Jan Kievit. Dagelijks detacheert het bedrijf circa 2.000 chauffeurs. En IQ Select is continu op zoek naar nieuwe instroom van kandidaten. “Wij hebben gemiddeld zo’n 3.500 vacatures online staan, op circa 30 verschillende sites. Weet iemand al waar hij wil werken, dan gaat hij daar solliciteren. Weet hij dat nog niet precies, dan kijk hij bij ons in de schappen.” De kandidaat bepaalt. “Bij ons gaat alle tijd en aandacht uit naar de kandidaat.”
De concurrentie een stap voor zijn
Waar het om draait is kandidaten binnenkrijgen. Want de concurrentie is groot. Op de krappe arbeidsmarkt wil iedereen die schaarse kandidaat in huis halen. Sinds begin 2024 zet IQ Select daarom de chatbot van AI-specialist Stokstaartjes.nl in. In combinatie met de cloudgebaseerde wervingssoftware OTYS Go! verwerkt de detacheerder zo zeer efficiënt en effectief de stroom binnenkomende kandidaten. Dat gaat een flinke stap verder dan andere chatbots doen. Via een geautomatiseerde dialoog doet robot Scott een screening en korte intake; beschikt de kandidaat over de basiskwalificaties (bijvoorbeeld Code 95 binnen de transport), welk type rijbewijs heeft hij? Wat voor soort werk (nationaal / internationaal) zoekt hij? et cetera. “Door deze eerste schifting wordt het kaf van het koren gescheiden”, licht Kievit toe.
Voldoet de kandidaat aan de eerste criteria (voorselectie), dan vraagt Scott de kandidaat of hij direct een afspraak wil inplannen met een recruiter op de dichtstbijzijnde vestiging van IQ Select. Heeft chatbot bijvoorbeeld op zaterdagavond contact met een kandidaat, dan kan voor maandagochtend al een gesprek worden ingepland in de agenda van een recruiter. Dat is belangrijk, zegt Kievit. “Op het moment dat de kandidaat zoekt, moet je erbij zijn. Wij kunnen de chat ook real time volgen en besluiten direct zelf te bellen of de kandidaat te vragen waarom hij is gestopt tijdens de chat.” Dan is de candidate journey al begonnen en weet IQ Select dat ze de concurrentie een stap voor zijn. Kievit: “We behalen nu een veel hoger percentage afspraken (intakes) dan voorheen.”
“Op het moment dat de kandidaat zoekt, moet je erbij zijn. Wij kunnen de chat ook real time volgen en besluiten direct zelf te bellen of de kandidaat te vragen waarom hij is gestopt tijdens de chat.”
Chatbot ondersteunt recruiter
“Snelheid is alles voor IQ Select”, zegt Jeffrey Looman van OTYS. ‘We zijn in 2023 al gestart om samen de candidate engagement te verhogen door de software zo in te richten dat de processen nog sneller verlopen. Met minder klikken, sneller afspraken met kandidaten maken op kantoor en zo meer kandidaten kunnen voorstellen bij hun opdrachtgevers.” De samenwerking tussen OTYS en Stokstaartjes.nl biedt kansen om dit nog verder te automatiseren. Dankzij een API-verbinding is er een koppeling tussen de AI van Stokstaartjes.nl en de OTYS Go!-omgeving van IQ Select.
Doordat Stokstaartjes.nl onderdeel uitmaakt van het OTYS partner framework is de robot geïntegreerd met de recruitmentsoftware, legt Looman uit. “De robot van Stokstaartjes.nl kan in bepaalde velden data inschieten in OTYS. Niet alleen vindt de recruiter automatisch gemaakte afspraken in zijn agenda, als hij het profiel van de kandidaat aanklikt is een groot deel van de benodigde gegevens door de bot al voor ingevuld. “Dat is de magie van de chatbot. De robot voert een gesprek met een kandidaat, selecteert op basis van de door IQ Select bepaalde eisen, en werkt de status van de kandidaten in het systeem bij. De chatbot is echt ondersteunend aan de recruiter. Die heeft nu veel meer tijd voor gesprekken met serieuze kandidaten.”
Wervingsproces stroomlijnen
“Onze chatbot zit diep in de recruitmentsoftware van OTYS bij IQ Select. De primaire online communicatie met de potentiële kandidaten gaat nu via de robot. Hierdoor halen zij nu meer geschikte kandidaten in minder tijd binnen”, zegt Ron Stoorvogel van Stokstaartjes.nl. “IQ Select is niet alleen de eerste OTYS klant in de recruitmentbranche die onze chatbot, het is meteen ook het neusje van de zalm.”
Voor alle OTYS-klanten is de AI-bot van Stokstaartjes.nl generiek ingebouwd in de software. En implementeren is eenvoudig, licht Stoorvogel toe. “De engine plaatsen doen wij zelf. Wij weten waar we als IT’ers op moeten letten en zorgen dat de chatbot aansluit op de bestaande business processen. Bij een eenvoudige implementatie is dat slechts een dag werk.” Het business model is transparant; naast een fee van €250, koopt de gebruiker bundels van succesvolle gesprekken (€0,75 per gesprek, €0,50 per gesprek boven de 1.000 gesprekken per maand.)
Over de samenwerking met Stokstaartjes.nl is Kievit meer dan tevreden. “Hun manier van werken past bij ons. Wij zijn snel en flexibel en dat zijn zij ook. Niks tickets inschieten en dergelijke, ze pakken het gewoon snel op. Binnen een paar uur passen ze het aan om het proces te stroomlijnen.” Over de implementatie van de chatbot bij IQ Select kan Kievit dan ook kort zijn. ”Wij hebben onze eigen werkwijze en het proces daarop ingericht. Voor het toevoegen van de AI-tool van Stokstaartjes.nl aan de OTYS Go!-software hebben we geen enkele verandering hierin hoeven doorvoeren. Het heeft ons wervingsproces dus niet verstoord, maar juist aangevuld.”
"De robot van Stokstaartjes.nl kan in bepaalde velden data inschieten in OTYS. Niet alleen vindt de recruiter automatisch gemaakte afspraken in zijn agenda, als hij het profiel van de kandidaat aanklikt is een groot deel van de benodigde gegevens door de bot al voor ingevuld."
Binnen een maand live
De beslissing om voortaan een chatbot de eerste communicatie met jouw (potentiële) kandidaten te laten doen, is niet voor elke intermediair even gemakkelijk. “Het live gaan is ook spannend, dat moet wel goed gaan”, zegt Kievit. Maar ondanks dat hij in het begin heel kritisch was over AI-toepassingen binnen recruitment, was hij snel enthousiast. “Jan Kievit is een innovatieve ondernemer, iemand die snel, zelf beslist en niet bang is om als eerste iets nieuws te proberen”, zegt Looman. “Toen wij op gesprek kwamen met het voorstel om de AI-tool van Stokstaartjes.nl bij hen in te zetten, was het binnen een kwartiertje beklonken.” Na een eerste test, een pilot begin 2024 op de vestiging in Apeldoorn, is het snel gegaan, vertelt Stoorvogel.
“Jan Kievit zei na een week al ‘rol maar uit naar de andere vestigingen en binnen een maand zijn we live gegaan.” En dit wordt uitgebreid, zegt Kievit. “We laten Stokstaartjes.nl ook de andere bots die we hebben draaien vervangen. De kwaliteit van hun chatbot is beter, de gesprekken professioneler. Deze chatbot kan veel meer, weet via vacaturesites en bijvoorbeeld LinkedIn al veel meer en vult de gegevens over de kandidaat alvast in. Dat kunnen nog niet veel chatbots.”
Zo wil IQ Select de AI van Stokstaartjes.nl ook het bestand van 60.000 contacten laten updaten en verrijken. De chatbot is volgens Stoorvogel inderdaad uitstekend in staat latent zoekende kandidaten en ‘oude bekenden’ te re-activeren. “De bot kan een gesprekje aangaan, vragen ‘hoe gaat het? Zoek je nog ander werk?’ en indien de reactie positief is gelijk een afspraak inplannen met een recruiter en het sollicitatieproces starten.”
"Wij lopen voor op de markt. We horen regelmatig dat onze chatbot zo goed is dat mensen niet eens merken dat ze met een robot communiceren.”
Chatbot onpersoonlijk? Integendeel
Het is een trend: de inzet van een AI chatbot bij de werving en selectie van kandidaten. Maar niet iedereen is even enthousiast hierover, weet ook Stoorvogel “De gemiddelde kwaliteit van chatbots is niet hoog. Er zijn veel slechte voorbeelden van AI-toepassingen, vooral bij grote bedrijven. Kleinere bedrijven zoals IQ Select zijn innovatiever, flexibeler.” Hoe goed een chatbot is, is ook afhankelijk van hoe deze is ingericht en wordt gevoed, legt Stoorvogel uit. “AI is een pleaser, die moet je afremmen. Doe je dat niet goed, dan gaat hij hallucineren, zelf dingen bedenken. Dat zag je ook bij de eerste versie van Chat GPT. Maar dat hebben wij met onze chatbot nog niet meegemaakt. “Wij lopen voor op de markt. we horen regelmatig dat onze chatbot zo goed is dat mensen niet eens merken dat ze met een robot communiceren.” Kievit beaamt dat. “Het kom inderdaad voor dat kandidaten aan de chatbot vragen ‘heb ik dan volgende week een gesprek met jou?’ Dan antwoord de robot: ‘Nee, meet één van mijn collega’s.’”
Hij spreekt dan ook tegen dat de chatbot leidt tot minder persoonlijk contact. “Integendeel, het biedt meer mogelijkheden om te communiceren. Je kunt de chatbot ook geautomatiseerd berichten laten sturen die wel degelijk persoonlijk, zoals: ‘leuk dat je morgen bij ons langskomt…’ ”Het is absoluut niet zo dat je het persoonlijke contact ‘dood automatiseert’. De recruiters houden juist veel meer tijd over voor goede gesprekken met kandidaten en het doen van goede voorstellen aan opdrachtgevers.”
Kievit is zeer content met de komst van de WhatsApp robot als nieuwe digitale collega van de recruiters. “In het begin vonden de mensen op de vestigingen het wel spannend. Er leeft dan toch het idee dat hen werk wordt afgenomen, maar uiteindelijk zien zij ook de voordelen. Zo’n 60 tot 70% van de eerste contacten worden nu automatisch afgehandeld. We krijgen veel meer intakes, terwijl de recruiters meer tijd en aandacht kunnen besteden aan de serieuze kandidaten en we veel meer mensen kunnen plaatsen bij klanten.” Dat is precies waar Scott voor bedoeld is, zegt Stoorvogel: “De robot maakt het werk voor de recruiter juist leuker, de sollicitant weet meteen waar hij aan toe is en het bedrijf heeft een concurrentie voordeel door de snelle reactie op de sollicitaties”
De 5 voordelen van de combinatie recruitmentsoftware OTYS en AI-tool Sokstaartjes voor IQ Select:
1. Bereik veel meer sollicitanten die je normaal niet of alleen met heel veel moeite kunt bereiken; de robot werkt 7 dagen per week, 24 uur per dag, is nooit ziek en altijd vriendelijk – welke recruiter kan 200 gesprekken per dag voeren en tien tegelijk?
2. De sollicitant kan direct digitaal een afspraak laten inplannen met een recruiter; zeer laagdrempelig, wat leidt tot meer kennismakings-/intakegesprekken.
3. Automatische screening (voorselectie): alle sollicitanten voldoen aan de basiseisen van de vacature.
4. Veel tijdwinst voor recruiters; de gegevens van sollicitanten zijn gedeeltelijk vooraf ingevuld en meteen beschikbaar in OTYS.
5. Geen IT- of marketing kennis nodig; Stokstaartjes.nl.nl beheert het volledige proces en koppelt automatisch de WhatsApp robot met de OTYS-omgeving van de klant.
