We werken nauw samen met onze klanten bij het ontwikkelen van nieuwe features. Tijdens brainstorms hebben we de mogelijkheid geïntroduceerd om OTYS op een nieuwe en innovatieve manier te verbinden met Teams. Deze Microsoft-OTYS-integratie maakt het mogelijk om kandidaatgegevens uit je OTYS-database direct weer te geven in een nieuw OTYS-venster in je Teams-scherm.

Dit idee was een van de meest goed ontvangen ideeën tijdens gesprekken met klanten, dus ik ben blij te kunnen aankondigen dat deze integratie binnenkort beschikbaar zal zijn.
Deze nieuwe integratie maakt het mogelijk om tijdens het video-interview het CV van de kandidaat te bekijken, een notitie te schrijven, de volgende workflow-stap te plannen of OTYS-interactieformulieren te gebruiken voor het volgen van een gestructureerde interviewmethode zoals DIGS, STAR of een van de vele afgeleiden.

Je kunt dit allemaal doen zonder het MS Teams scherm te verlaten, zodat je oogcontact kunt houden met je kandidaat zonder dat je naar een papier of een tweede scherm hoeft te kijken.

Deze functie zal gratis beschikbaar zijn in alle edities van OTYS Go! 

Als je nog een oudere versie van OTYS gebruikt, neem dan contact op met OTYS Customer Success om de mogelijkheden van de nieuwe versie te bekijken.

*'We zullen de Zoom-integratie later dit jaar updaten met deze opties. Google Meet staat dit soort integraties helaas niet toe. Als Google zijn beleid in een later stadium verandert, zullen we deze functie ook toevoegen voor onze Google-gebruikers. OTYS klanten zouden de Indeed Interview Integratie kunnen gebruiken als Teams of Zoom geen optie zijn'.

OTYS introduceerde Kanban-schermen in 2013. Het huidige Kanban-scherm is prettig in gebruik maar was vrij lastig te configureren en alleen beschikbaar in de vacature module in OTYS.

Het nieuwe Kanban-scherm is vanaf het begin beschikbaar in vacatures en ook in de kandidaten module. Het scherm kan worden weergegeven als een tabblad. Het is ook mogelijk om gerelateerde info te tonen in de Kanban. Voor kandidaten in de procedurestap Telefonisch interview is het bijvoorbeeld mogelijk om een gerelateerd agenda-item te tonen en als je van een eenvoudiger scherm zonder veel informatie houdt, kan het Kanban-scherm er meer uitzien als het huidige.

De nieuwe Kanban-schermen worden automatisch geconfigureerd en zullen in de loop van de tijd in veel meer schermen in OTYS Go! worden geïntroduceerd, zoals OTYS taken en OTYS Sales tracker voor het snel opvolgen van deals & leads door onze sales en business development georiënteerde gebruikers.

Gebruik je nog een oudere versie van OTYS, neem dan contact op met OTYS Customer Success om de mogelijkheden voor een nieuwe versie te bekijken.

Tijdens gesprekken met onze gebruikers hebben we gemerkt dat de meeste sollicitatiegesprekken met kandidaten plaatsvinden met behulp van tools zoals Teams, Zoom, Google Meet of Indeed Interview. Veel van de prachtig ingerichte vergaderruimten van onze klanten zijn nu ongebruikt of worden hergebruikt als grote Video Interview-ruimten.

Bij OTYS pakken we dit aan door nieuwe en verbeterde tools te introduceren voor het plannen en afnemen van video-interviews.

In de komende maanden zullen we verschillende nieuwe tools introduceren om dit gemakkelijker en sneller te maken. Het plannen van interviews wordt eenvoudiger en zal naadloos worden geïntegreerd met je Outlook of Google agenda, een aanzienlijke verbetering ten opzichte van de huidige beschikbare integraties.

Als je nog een oudere versie van OTYS gebruikt, neem dan contact op met OTYS Customer Success om de mogelijkheden van een nieuwe versie te bekijken.

* De nieuwe planner werkt alleen met de planningsfuncties van M365 of Google kalenders en helaas niet met de OTYS native kalender. Het koppelen van de native OTYS agenda met je Outlook of Google agenda is eenvoudig en de connectors zijn gratis te gebruiken. Bekijk de FAQ in je OTYS account over hoe je de verbinding kunt instellen.

Het gebruik van ChatGPT binnen recruitment is wijdverbreid. Veel concurrenten van OTYS hebben integraties met ChatGPT toegevoegd en bieden een AI-ondersteunde vacature-editor. Bij OTYS is deze functie al een paar maanden beschikbaar via partners als Cortexter en Textmetrics.

Natuurlijk zijn we zelf ook druk bezig geweest met het integreren van AI-tools, maar we hebben besloten om dit in volledige overeenstemming met GDPR te doen.

We hebben ChatGPT dus niet geïntegreerd, maar OTYS is wel met GPT geïntegreerd. We hebben onze eigen GPT-server in Amsterdam. Dit betekent ook dat al je gegevens bij ons blijven en dat ze ook binnen de EU blijven. Er is geen mogelijkheid dat gegevens die worden gedeeld via OTYS-GPT openlijk worden gedeeld, zoals het geval zou kunnen zijn wanneer je ChatGPT gebruikt.

We hebben er ook voor gekozen om niet alleen de 'volgende' vacature-schrijver functie te bouwen, maar we hebben OTYS-GPT geïntegreerd in elk scherm van de nieuwe versie van OTYS Gp!

Je vindt de assistent zowel in je vacaturemodules als in de e-mail, in de kandidaatschermen, CRM, plaatsingen etc. Als je bijvoorbeeld een CV wilt voorstellen aan je klant kan OTYS-GPT helpen bij het schrijven van een introductie voor je kandidaat vanuit het scherm dat je nu gebruikt.

In elke teksteditor widget of scherm in de nieuwe OTYS Go! zie je het OpenAI logo, wat aangeeft dat OTYS-GPT voor je beschikbaar is. We hebben opties beschikbaar gemaakt voor het samenvatten, vertalen en verfraaien van teksten. En naast de prompts die OTYS-technici hebben gemaakt, kun je ook je eigen prompts gebruiken als je dat wilt.

Het OTYS-GPT-scherm zal in de komende maanden worden uitgerold en beschikbaar zijn in alle edities van OTYS Go! Als je nog een oudere versie van OTYS gebruikt, neem dan contact op met OTYS Customer Success om de mogelijkheden voor de aanschaf van de nieuwe versie te onderzoeken.

Een typische dag voor een recruiter verloopt niet altijd zoals gepland. Mensen kunnen onvoorspelbaar zijn en sollicitanten zijn daarop geen uitzondering. Dit betekent dat recruiters die werken in een ATS zoals OTYS Go! vaak moeten schakelen tussen verschillende schermen. OTYS Go! heeft al jaren een Globaal Zoeken-functie. Maar zoals dat gaat werd de oude Globaal Zoeken echt 'oud' of misschien een beetje 'verouderd', afhankelijk van welke klant we het vroegen.

Het verbeteren van de Globaal Zoeken-functie in OTYS stond erg hoog op het verlanglijstje van veel recruiters die OTYS Go! gebruiken. Daarom ben ik verheugd te kunnen aankondigen dat een volledig vernieuwde Globaal Zoeken sinds vorige week live is in de nieuwe versie van OTYS Go!

Met de nieuwe Globaal Zoeken functie kun je vanuit elk scherm een zoekopdracht starten en de juiste kandidaat, contactpersoon of vacature vinden door slechts een paar tekens in de zoekbalk te typen. 

Zodra je de juiste kandidaat, contactpersoon, vacature of klantdossier hebt geselecteerd, kun je het nieuwe menu Snelle Acties gebruiken om een notitie, herinnering, taak, enz. te maken zonder het scherm te verlaten waar je aan het werk was toen je de zoekopdracht startte.

Als je nog een oudere versie van OTYS gebruikt, neem dan contact op met OTYS Customer Success om de mogelijkheden van een nieuwe versie te bekijken.

* Het Snel Acties menu geïntroduceerd in de Globaal Zoeken functie zal worden toegevoegd aan vele nieuwe of verbeterde functies in de nieuwe OTYS Go!

Velen van jullie zullen waarschijnlijk herkennen dat werken als recruiter betekent dat je continu 'gestoord' wordt tijdens je werk. Tenminste, dat is vaak de aard van het spel. Recruiters hebben te maken met mensen en mensen zijn wispelturig. Dit betekent dat Recruiters moeten schakelen tussen bestanden terwijl onafgemaakte taken in hun geheugen blijven hangen.

OTYS introduceert de nieuwe functionaliteit OTYS geschiedenis. Deze functie houdt automatisch bij welke schermen en functies je gedurende de dag hebt gebruikt, zodat je eenvoudig terug kunt navigeren naar de relevante vacatures, kandidaten, klanten en meer.

Deze gloednieuwe functie voor dagelijkse geschiedenis gaat nog verder en houdt ook bij waar je aan hebt gewerkt. Misschien was je bezig met het maken van een notitie of een CV voor een kandidaat. Of misschien neem je een telefoontje aan van een klant en moet je het dossier van die klant inzien. Al deze acties worden geregistreerd door je persoonlijke OTYS-geheugen. Wanneer je een verzoek van een klant behandelt, kun je snel teruggaan van het dossier van de klant naar die specifieke notitie in het dossier van de kandidaat. Aan het einde van de dag wordt je persoonlijke OTYS-geheugen gewist, zodat je de volgende ochtend met een schone lei kunt beginnen.

Toen we de dagelijkse geschiedenis aan een kleine groep klanten voorstelden om te testen, kwamen we er al snel achter dat recruiters erg veel bestanden per dag bekijken. Het toevoegen van een zoekoptie was de belangrijkste feedback van de recruiters die het hebben gebruikt. En dat hebben we gedaan, de dagelijkse geschiedenisfunctie is te vinden in elk scherm in de nieuwe versie van OTYS Go!

Deze functie is gratis beschikbaar in alle edities van de nieuwe OTYS Go!

Als je nog een oudere versie van OTYS gebruikt, neem dan contact op met OTYS Customer Success om de mogelijkheden voor een nieuwe versie te bekijken.

Nog een tip. In OTYS Go! is het mogelijk om meerdere schermen te openen en zo bij te houden waar je mee bezig bent. Hoewel dit een geweldige functie van OTYS Go! is, kan het je laptop wel trager maken als je de hele dag heel veel schermen actief houdt. De geschiedenisfunctie vermindert de noodzaak om meerdere schermen open te houden, gemiddeld 3 tot 4 schermen lijkt genoeg te zijn op basis van feedback van gebruikers. Door de dagelijkse geschiedenis te gebruiken kun je dus niet alleen makkelijker en sneller navigeren, maar het zorgt er ook voor dat je PC zelf snel blijft tijdens je werkdag!

Met trots kondigen we aan dat we een nieuwe versie van OTYS Go! gaan uitrollen, met een nieuw UX-design, kleurenschema en een verbeterd snelle toegang menu.

De nieuwe versie van OTYS Go! is moderner en bovendien voorbereid op een donkere modus die in een later stadium ook zal worden geïntroduceerd.

Er zijn veel kleine en grote verbeteringen. Deze nieuwe versie stelt ons in staat om nieuwe functionaliteiten te introduceren, zoals de functies Snel Zoeken, Instant Match en Dagelijkse Geschiedenis. Maar het maakt de applicatie ook eenvoudiger te navigeren door het gebruik van een consistent kleurenschema.

Hoewel de huidige OTYS Go! veel kleur heeft, zijn er geen specifieke kleuren voor elke module afzonderlijk. Dit kan verwarring veroorzaken, vooral voor nieuwe gebruikers. In de nieuwe versie zal elke module een specifieke kleur hebben die wordt gebruikt in het menu, dashboard, lijstscherm en detailschermen. Zo kun je op elk moment zien waar je bent.

De nieuwe versie van OTYS Go! is de afgelopen 6 maanden grondig getest door meer dan 1500 gebruikers. Vanaf 1 september is hij beschikbaar voor elke gebruiker. Als je het eerder wilt gebruiken, laat het ons dan weten. Om de overgang soepel te laten verlopen kunnen gebruikers heen en weer schakelen tussen de huidige 'oude' versie en de nieuwe versie van OTYS Go! Als iedereen gewend is aan deze nieuwe versie zal de oude versie voorgoed worden uitgeschakeld.

De nieuwe versie is gratis beschikbaar voor alle edities van OTYS Go! 

Als je nog een oudere versie van OTYS gebruikt, neem dan contact op met OTYS Customer Success om de mogelijkheden van de nieuwste versie te bekijken.

Het werven van geschikt personeel was zelden eerder zo’n grote uitdaging. En in zo’n krappe arbeidsmarkt, is het zaak op te vallen met je vacature. Tegenwoordig zijn er namelijk maar liefst vier keer meer openstaande vacatures dan werkzoekenden. Hoe bereik je meer succes in recruitment? Door te weten waar jouw kandidaten zich bevinden en op welke kanalen je de hoogste kans van slagen hebt. Om jou te helpen jouw doelstellingen te behalen, een correcte mix samen te stellen, om je te ondersteunen in het maken van de juiste keuzes, analyseert OTYS elk jaar de prestaties van de belangrijkste wervingsbronnen van haar klanten.

Wat zijn de meest waardevolle kanalen om nieuwe medewerkers te werven?

Hieronder vind je een samenvatting van de belangrijkste resultaten. Download vooral het volledige Source of Hire rapport voor een compleet inzicht in de ruime data rondom de effectiviteit van recruitment van onze klanten.

Met het Source of Hire onderzoek worden kanalen onderzocht die ingezet worden om nieuwe medewerkers te werven. Hiervoor wordt er gekeken naar de volgende drie key metrics:

  1. Het aantrekken van talent door maximale zichtbaarheid van de vacature
  2. Het overtuigen van talent door optimale allure van de vacature
  3. Het aannemen van talent door juist geplaatste vacatures onder jouw doelgroep

En, wat blijkt? Voor elke fase en dus voor het behalen van elke key metric kan een ander kanaal je verder helpen. Een zoekmachine als Google is de beste aanjager van websiteverkeer. Social media kanalen zijn juist goed in te zetten om kandidaten te werven. Maar, Indeed blijft de belangrijkste Source of Hire voor OTYS-klanten.

Trend door de jaren heen

Het aannemen van nieuwe medewerkers is het einddoel. Indeed levert sinds 2018 al het grootste gedeelte van alle hires aan OTYS klanten. Drie jaar op rij is de vacaturebank al goed voor minstens 50% van alle aangenomen kandidaten. Als zoekmachine steekt Google er nog altijd met kop en schouders bovenuit. Alhoewel deze in de afgelopen jaren in aandeel heeft ingeleverd, is deze nog steeds goed voor 14% van alle hires. Linkedin en Facebook zijn de beste social media kanalen en de Nationale Vacaturebank is hekkensluiter van de top 5 dit jaar.

Investeren in goede koppelingen blijkt vruchtvol

De intensieve samenwerking die OTYS en Indeed kennen, werpt zijn vruchten af. In de afgelopen jaren hebben we de connectie tussen OTYS en de vacaturebank enkel verbeterd. Als eerste Nederlandse leverancier van recruitment software, waren we Star Partner van Indeed (inmiddels veranderd naar Official Silver Partner). OTYS Remote Apply maakt het mogelijk om direct op Indeed te solliciteren. Dit leidt er volgens Indeed toe dat deze vacatures vervolgens met 30% meer geopend worden door kandidaten. De vacatures en kandidaten worden automatisch gesynchroniseerd tussen OTYS en Indeed, waardoor je altijd voorzien bent van de meest actuele informatie en de meest recente kandidaten.

Het uiteindelijke resultaat?

Een toename in het aantal kwalitatieve kandidaten binnen OTYS! Zonder dat OTYS Remote Apply ingeschakeld is, is het aandeel kandidaten via Indeed 28%. Wanneer we echter de sollicitaties direct op de externe vacaturebank meetellen, stijgt het aandeel tot een overweldigende 47%.

Door het volledige rapport te downloaden krijg je optimaal inzicht in alle hires, sollicitaties en websitebezoekers. 

Maak van conversieratio je top prioriteit

Het bepalen van de effectiviteit van een wervingsbron is essentieel voor het succesvol werven van kandidaten. Een van de key metrics hiervoor is het conversiepercentage.

Van sollicitatie naar plaatsing

Wanneer we kijken naar conversiepercentages, zien we juist dat de bronnen die voor relatief weinig verkeer zorgen, ook de hoogste conversiepercentages laten zien. En, ze zijn vaak ook nog voordeliger om in te zetten. Reden te meer om juist te focussen op de wat meer gespecialiseerde wervingssites, zoals technische vacatures of tijdelijke opdrachten.

Wanneer we kijken naar het conversiepercentage van sollicitatie naar plaatsing, zien we dat vooral joof.nl in 2022 uiterst succesvol is geweest. Andere bronnen met een hoog percentage kwalitatief goede kandidaten: freelance.nl, adzuna.nl, marktplaats.nl en roc.nl.

Blijf experimenteren met je optimale mix

Uiteindelijk hangt jouw optimale mix volledig af van jouw branche, jouw doelstellingen en jouw vacatures. Hopelijk is ons rapport hierbij een steuntje in de rug. Download het volledige rapport voor een compleet inzicht in alle bronnen.

Wees vrij om contact met ons op te nemen om te sparren met één van Customer Success Managers om het maximale uit onze software te halen. Wanneer je OTYS Remote Apply nog niet aan hebt staan, bijvoorbeeld. Of wanneer je meer wilt weten over ons multipost netwerk.

We wensen je heel veel succes!

ChatGPT en Textmetrics: mix de twee voor het beste resultaat!

Het is spiksplinternieuw en helemaal klaar voor gebruik; Textmetrics heeft een totale make-over ondergaan. En dat niet alleen, ben jij klaar voor dé toekomst van recruitment? Get ready!

Je hebt vast en zeker al van ChatGPT gehoord. Een tool die gebruikt wordt voor gemakkelijke, snelle content die je mail net een tikkeltje grappiger maakt, of je geheel ontzorgt bij het maken van je boodschappenlijstje voor het etentje met je vrienden. Super handig natuurlijk!

Maar hoe helpt AI je met het schrijven van je vacatures?

Heel simpel: door ChatGPT te mixen met Textmetrics’ haar slimme algoritmes!

Stap 1. Vraag ChatGPT vriendelijk om een ijzersterke functieomschrijving voor je te schrijven.

-> Het voelt een beetje generiek aan, vind je niet? Sterker nog, dat IS het ook! Iets belangrijks ontbreekt namelijk: De employer branding en tone of voice van je organisatie!

Stap 2. Dus je kopieert de tekst in Textmetrics en het geeft je direct feedback en suggesties om te verbeteren. Ja, wow! Alles on-brand, genderinclusief en leesbaar voor je doelgroep.

Stap 3. Het is bijna niet voor te stellen, maar we gaan het je nóg makkelijker maken. Momenteel wordt er met bloed, zweet en tranen gewerkt aan de integratie van ChatGPT in Textmetrics, zodat je al je schrijfwerk op één plek kunt doen!

AI van de toekomst doet het denkwerk voor je.

Wat begon er als eerst? Het tekort aan personeel of het tekort aan recruiters? Met de krapte op de arbeidsmarkt, die sinds de corona pandemie enkel is verergerd, is ook de vraag naar recruiters consequent toegenomen.  

Meer werk, minder recruiters

In 2021 meldde Indeed al dat de vraag naar personeel-zoekers met 90% was gestegen ten opzichte van het vorige jaar. Sterker nog, de vraag naar recruiters was maar liefst 42% hoger dan voor de pandemie. Een trend die LinkedIn verder bevestigde in hun rapport. In 2021 werden er 6,8 keer meer recruiterbanen gepost op het zakelijke social media platform. En, alhoewel deze trendlijn ietwat lijkt af te zwakken in 2023, lijkt de vraag naar recruiters nog altijd hoger dan in andere sectoren. Dit is mede te verklaren doordat de vraag naar voldoende en het allerliefst goed personeel nog altijd (te) groot is.  

De flexibele arbeidsbemiddelaar

Gelukkig zijn de technologische ontwikkelingen dusdanig, dat we massaal aan het automatiseren en robotiseren zijn geslagen om deze tekorten op te kunnen vangen. Het tekort aan arbeidsmigranten zorgt er bijvoorbeeld voor dat er op steeds meer plekken in de tuinbouw robots de tomaten plukken. In de transportsector zie je dat het handmatig orderpicken versneld verdwijnen, aldus Han Mesters van de ABN AMRO.

Ook de arbeidsbemiddelaar zal zich flexibel op moeten stellen en zich aanpassen aan de (inmiddels niet zo) nieuwe situatie. Dit betekent niet alleen het aanbieden van andere contractvormen, maar ook het slim benutten van de eigen resources. Zo kan het inzetten van slimme tools om de gaten te dichten, je al helpen om geen enkele potentiële nieuwe werknemer te verliezen en alle kansen ten volste te benutten. 

Vanaf het begin alles geautomatiseerd

Door te kijken op welke punten van het recruitmentproces er automatisering mogelijk is, kan een bedrijf al snel veel tijd besparen. Onderzoek dan niet alleen de achterkant van je proces, zoals het doorzetten van kandidaten naar je eventuele verloningspakket, maar start het optimalisatieproces aan het begin. Als recruiter kun je veel tijd kwijt zijn met het afstruinen van verschillende kanalen, terwijl je juist bezig wil zijn met hetgeen waar je echt goed in bent: contact met de kandidaten.

Partijen zoals TheRecruitBoosters, NIXZ en Dora kunnen hierbij helpen. Zij specialiseren zich in het eerste contact met (latent) werkzoekenden. Online gaan ze opzoek naar kandidaten en kunnen ze zelfs al het eerste contact opstarten met een kandidaat. Het enige wat je zelf hoeft te doen, zijn de campagnes. 

Betere kans van plaatsen 

Met een geïntegreerde hunt & select functionaliteit, maak je vervolgens het meeste van je kandidaten tegen de minste effort. OTYS heeft bijvoorbeeld speciale matchfunctionaliteiten ingebouwd, waardoor je binnen een paar klikken shortlists maakt en gemakkelijk kandidaten koppelt aan vacatures. Ontbrekende contactgegevens? Geen probleem met een tool zoals precontacttool, die gemakkelijk online telefoonnummers en e-mailadressen ophaalt.

Partners zoals TheMatchBox kunnen nog eens helpen om je net nog breder uit te zetten. Hun search engine zorgt ervoor dat je nog minder tijd kwijt bent met zoeken. Voorbeeld van een écht tijdbesparende oplossing: in de plugin van NIXZ (SimpleRecruiter) kan theMatchBox meteen laten zien hoe deze kandidaat matcht met vacatures in het ATS-systeem. Alvorens deze met de druk op de knop toe te voegen aan het OTYS systeem.
 

Van kruipen naar staan met een goed ATS

Het hele recruitmentproces valt en staat met een goed ATS. Wanneer je nog met een Excel of verouderde software werkt, kan je nog zoveel tools voor handen hebben: het zal niet voor je werken. 

Een ATS zoals OTYS bevat al heel veel functionaliteiten om een groot deel van je proces makkelijk te laten verlopen. OTYS koppelt ook nog eens met alle hierboven genoemde partijen en meer, zodat je altijd efficiënt en effectief kan blijven doorwerken. Bedien alle verschillende activiteiten vanuit één centrale plek. Een zoekopdracht op LinkedIn start je vanuit OTYS, een kandidaat stel je voor binnen de procedure-module, vacatures worden via een widget binnen OTYS ingeladen en de contactgegevens vul je met een druk op de knop aan.

Weten wat OTYS voor jou kan betekenen? Neem gerust contact met ons op. We gaan graag een vrijblijvend gesprek aan om de mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken. 

De beste ideeën bestaan vaak out-of-the-blue. Het bewijs: de nieuwe OTYS on the Go! app. “Het is allemaal begonnen toen we een keer bij elkaar zaten,” begint Mart Borghuis, Developer bij OTYS Recruiting Technology en hoofdontwikkelaar van de applicatie. “We zeiden tegen elkaar: we kunnen proberen een app te bouwen, die wel alle taken in één doet en die ‘gewoon’ simpel werkt”. Dezelfde dag is hij nog  begonnen met het bouwen van de app. Eén jaar, twee designs en meerdere feedback rondes later, staat de nieuwe applicatie van OTYS in alle appstores. Maar, als het aan Mart Borghuis en Jonas Stolk, UI/UX Designer bij OTYS, ligt zijn ze nog lang niet klaar met doorontwikkelen. 

Van brainstormsessie naar concept 

Jarenlang bood OTYS losse apps aan. Minder praktisch voor OTYS-gebruikers en ook voor OTYS zelf waren de apps een doorn in het oog. “Voor mensen die gebruik maakten van de vorige apps, moet dit een grote shock zijn geweest,” vertelt Jonas lachend. “Je gaat naar een look and feel dat in deze tijd thuis hoort.” 

Binnen een week stond er al een eerste concept waarmee men mailtjes en andere simpele zaken in kon zien. “Het was nog niet eens een officieel project dat we gingen doen. Er was slechts een idee,” zegt Mart, die een opleiding in applicatie ontwikkeling heeft gevolgd. “Ik ben gewoon zelf begonnen met een opzetje. Al snel ontdekte ik dat dit best makkelijk ging en dat we dit gewoon kunnen maken. Op deze manier is het een begonnen en is het nu de applicatie geworden die het is.” 

“Mart ging eerst kijken: wat kan het?” voegt Jonas hieraan toe, die later bij de ontwikkeling van OTYS on the Go! is aangehaakt als designer. Dat Mart veel kan, blijkt wel uit het feit dat hij de huidige app in zijn eentje in een krap halfjaar heeft gebouwd. “Dat is het mooie van OTYS. We hebben de vrijheid gekregen wat blijkt uit dat hij ons niet vastbindt aan dingen. Hij zegt, “bouw het prototype maar op jouw manier,” aldus Mart. 

Een knap staaltje technisch werk

Dat een applicatie moet ondersteunen bij het werkproces, is een gegeven. Dit was echter niet altijd het geval bij de vorige applicaties. “De oude apps werden wel redelijk gebruikt, maar er ging vaak een onderdeel kapot of er werkte weer iets niet,” zegt Mart. “Dan kostte het ook veel tijd en geld om deze punten op te lossen. We hadden developers met aparte competenties nodig om voor zowel IOS als Android te ontwikkelen, hierdoor kon er veel tijd gaan zitten in het oplossen van kleine onderdelen.”

De nieuwe applicatie is op de achtergrond een PWA (Progressive web application), dit betekent dat er wordt ontwikkeld op de taal die alle besturingsystemen kennen, namelijk web. Op deze manier wordt er voor één platform gebouwd en dit tegelijkertijd op meerdere besturingsystemen uitgerold. “Op deze manier hoef je geen aparte Android en IOS code te schrijven, maar één applicatie die op allebei de apparaten werkt. Een bijkomend voordeel,” zo vertelt Mart, “is dat je met deze variant ook maar op één plaats iets hoeft te veranderen om een probleem voor alle platformen op te lossen. Je haalt een hoop tijd weg en je kan veel sneller ontwikkelen.” Omdat de app speciaal voor IOS of Android worden verpakt, kun je de nieuwe OTYS on the Go! app downloaden uit zowel de App Store als de Google Play Store.

Iets wat beide mannen aanwijzen als een mooi staaltje bouwwerk, zijn de dossierweergaves. “Visueel niet heel cool, maar technisch zit het heel tof in elkaar,” zegt Jonas. “Dat je er makkelijk doorheen kan zoeken, is ontzettend vet,” beaamt Mart. “Je hebt namelijk een dossier in kandidaat detail, maar ook in een vacature. Je hebt dossieropbouw in een relatie contactpersoon, maar ook in een relatie. Dat het dossier generiek werkt voor alle entiteiten in OTYS is wel echt fantastisch.”

Ontworpen met de Best Practices in mind

Met een opleiding in Communicatie en Multi Media Design, was Jonas de aangewezen persoon om zich te ontfermen over het design van OTYS on the Go! “Sinds ik bij OTYS ben begonnen in 2019, heb ik voornamelijk recruitmentwebsites ontworpen. Daar maak je wel een mobile design bij, maar dit is wel echt andere koek. Er zitten heel veel functionaliteiten in OTYS Go! 

De app is in feite een light versie van de hoofdapplicatie. OTYS Go! is natuurlijk een desktopapplicatie met een breed aspect. Dit moet je zien te comprimeren naar een mobiel ontwerp. Daarbij zal informatie wegvallen.” Mede om deze reden hebben ze met het product management team van OTYS elk aspect besproken. 

Voor het ontwerp inspiratie van de app, is Jonas opzoek gegaan naar best practices binnen de praktijk. “Een app bestaat uit allemaal verschillende kleine onderdelen. Een zoekhook, een lijstweergave, kaarten met informatie. Je hebt floating action buttons, de meest prominente toevoegknop van een applicatie, menu’s, etc. "Ik heb inspiratie van alle grote bekende app's gebruikt om een sterk modern design te maken". Waar Jonas het meest trots op is? De agenda in de app. “Hoe de agenda er in de volgende update uit gaat zien, dat is echt heel strak. Dat is gewoon een goede tegenhanger van de Google Agenda.” 

Het oog ligt op de toekomst

De ambities zijn nog niet vervuld. “We hebben nu een live prototype gebouwd op basis van de technieken en codetalen die ik ken. Nu zijn we deze ook weer aan het verbeteren.” 

Mart heeft vorig jaar de laatste variant van het Angular Framework geleerd, de volgende update die in het begin van dit jaar nog zal uitkomen is gebouwd binnen dit framework. Visueel verandert er niet veel voor de gebruiker, maar de app is wel veel schaalbaarder en een stuk sneller.” Jonas valt Mart in de rede om te zeggen dat er toch écht wel designverbeteringen in die nieuwe versie zitten.

Wat schaalbaar betekent volgens Mart? Door de app binnen een framework te bouwen, is alles een stuk schaalbaarder. Alle elementen zijn herbruikbaar, en daardoor kost het minder tijd om nieuwe onderdelen te bouwen. We kunnen met meerdere developers aan dezelfde applicatie bouwen zonder elkaar in de weg te zitten. Als er een nieuwe ontwikkeling binnen recruitment is, is daar nu nog sneller op te handelen.

Ook voor de hoofdapplicatie OTYS Go! is de app een waardevolle toevoeging. “De nieuwe versie van OTYS Go!, wordt gebouwd in de nieuwe codetaal. De mobiele app is gebouwd als een mini Go!” zeg Mart. “Het voordeel is dat we hierdoor nieuwe technieken, nieuwe manieren, gebruiken om met data om te gaan en om iets aan gebruikers te presenteren wat ze makkelijk kunnen uitproberen. En dat op een wijze waardoor onze klanten niet gestoord worden, maar dat het wel makkelijk doorgebouwd kan worden in de hoofdsoftware.” 

Ambassadeurs van hun eigen app

Zelf zijn ze ook enthousiaste gebruikers van de nieuwe app. “Wij zijn natuurlijk geen recruiters, dus zelf maken we niet veel gebruik van het CRM of sollicitaties.” Jonas checkt bijvoorbeeld snel in de agenda of hij de volgende dag naar kantoor moet komen in verband met een fysieke afspraak, “zonder dat ik mijn laptop er weer voor moet openen en opstarten.” Mart gebruikt hem op zijn beurt weer om reminders aan te maken voor zichzelf. “Als ik ’s avonds een eureka moment heb op de bank en denk, dit mag ik niet vergeten, maak ik een reminder aan.” 

We hebben het allemaal wel een keer meegemaakt. Je hebt een rekening gekregen van, laten we zeggen, je energiemaatschappij welke je niet helemaal kan plaatsen. Je denkt, ik ga even contact opnemen. Je navigeert naar de website toe, je logt in, klikt op het klantenservice icoontje en je krijgt een chatbot voorgeschoteld: ‘omschrijf je probleem in een paar korte zinnen’. Je schrijft een kort stukje over je vraag, maar je krijgt telkens het antwoord: “Sorry, ik heb niet begrepen wat u zegt. Kunt u het op een andere manier typen?” Uh, nou, nee! Naast de rekening, ben je nu ook opgezadeld met een gefrustreerd gevoel.

Dit is precies het tegenovergestelde van wat een chatbot dient te doen. Je wilt dat een chatbot op een positieve manier bijdraagt aan de kandidatenbeleving, de gebruiker snel op weg helpt of de sollicitant snel vertelt wat de status is van hun sollicitatie. In deze blog geven we je een aantal tips om teksten te schrijven voor een chatbot, zodat jouw chatbot een hit en niet een miss is.

Tip 1: Geef jouw chatbot een duidelijke persoonlijkheid

Een conversatie met Annie is niet zo informatief als een gesprek met Lisa. Een gesprek met Harry is lang niet zo grappig als een gesprek met Melvin. Dit is precies hetzelfde wanneer we praten met chatbots. Net als dat jouw merk een persoonlijkheid (archetype) heeft, dient de chatbot ook verlengstuk te zijn van het merk met een consistente brandvoice.

Houd deze persoonlijkheid altijd goed in je achterhoofd bij het schrijven voor de chatbot. Je wilt dat deze een herkenbare eigen stem heeft. De bot moet menselijk klinken. En dat kan alleen als je deze een persoonlijkheid toebedeelt. De manier waarop je een kandidaat aanspreekt, kan namelijk het verschil maken tussen wel of geen succesvolle sollicitatie.

Factor Tachtig kan je nog meer vertellen over de verschillende merk archetypes, als je even een kleine opfriscursus wilt.

Tip 2: Schrijf in spreektaal

In tegenstelling tot wat je op school hebt geleerd, zal je alle officiële schrijfregels helemaal moeten loslaten.

Zinnen beginnen met ‘En’? Helemaal goed!

‘Vervelende’ opvulwoorden gebruiken zoals: uh, ja, eigenlijk, gewoon? Zeker doen!

Dit zorgt alleen maar méér voor dat extra vleugje persoonlijkheid en menselijke karakter.

Hoe zorg je ervoor dat je dit op een juiste manier toepast en de juiste dingen zegt? Spreek eerst je gesprekken hardop uit alvorens je deze opschrijft. Voer eerst échte gesprekken en zet deze letterlijk op papier. Wees ook niet bang om af en toe een ‘tongue-in-cheek’ opmerking tussendoor te maken, zelfs als deze off-topic lijkt te zijn. In echte gesprekken wijk je af en toe ook uit. Niemand gaat geheel humorloos door een gesprek. Of, bijna niemand dan.

Tip 3: Leg de kandidaat vooral woorden in de mond

Waar we van onze psycholoog leren niet voor een ander in te vullen, adviseer ik je precies het tegenovergestelde te doen voor de chatbot. Je wilt precies weten wat een gebruiker gaat zeggen, zodat je hierop kan anticiperen. Wanneer je alle mogelijke scenario’s zo ver mogelijk vooruit denkt, heb je op alle mogelijke vragen ook een geschikt antwoord paraat.

Een manier om ervoor te zorgen dat je de baas blijft over een gesprek, is door veel vragen te stellen. Op deze manier kan je het gesprek sturen. Middels simpele actieknoppen geef je de regie aan de kandidaat, maar wel binnen de door jou gestelde kaders.

Het kan voorkomen dat een gesprek niet lekker loopt. Dat de bot een vraag niet snapt. Bereid ook hier gepaste en gevarieerde reacties voor, zodat je het gesprek weer in goede banen kan leiden. Lukt het dan nog steeds niet? Dan kan je het gesprek altijd nog over laten nemen door een 'écht mens’.

Tip 4: Laat experts op het gebied van chatbots en Conversational Copywriting meedenken

We denken allemaal wel te weten hoe we een gesprek moeten voeren. Ik bedoel, we doen de hele dag niets anders. Toch?

Echter, niets minder waar.  Tenminste, is mijn (niet zo) bescheiden mening. Het loont namelijk om toe te geven wanneer iets niet je expertise is. Dat is ook de reden waarom OTYS focust op de kern van recruitment software, en koppelt met allerlei deskundige partners voor een compleet pakket. We zeggen niet voor niks: Jack of all trades, maar master of none.

Wij geloven in de kracht van chatbots en koppelen daarom met diverse specialisten op het gebied van chatbots. Daarom partneren we met bedrijven, zoals Joboti en NIXZ. De meest recente toevoeging aan onze indrukwekkende lijst met partners: Dora van Happy Recruiter.

De recruitment robot Dora is ontwikkeld door Happy Recruiter om contact te leggen met de kandidaat, maar ook om het contact te onderhouden met deze. Zorg voor een bijna ogenblikkelijke vertrouwensband met de inzet van een AI gestuurde chatbot. 

En als laatste tip: Blijf je bot verbeteren

De laatste wedstrijd is niet gestreden bij de inrichting. Blijf kritisch. Laat andere mensen de chatbot doorlopen. Blijf de vocabulaire van de bot uitbreiden en aanscherpen.

Zit er nog een kink in de kabel? Loopt een gesprek onverwachts toch minder soepel? Krijgt de bot antwoorden te verduren waar ze geen antwoord op heeft? Leer hier je les uit en schrijf betere, slimmere en gevattere antwoorden.

Heb je nog geen chatbot, maar heb je hier wel oren naar? Neem dan contact met ons op en we helpen je graag op weg om de perfecte recruitment oplossing voor je te bouwen. Dit kan je doen door een mailtje te sturen, het contactformulier in te vullen of door ons even te bellen.