Als Recruiter hast du nur ein Ziel: so schnell wie möglich den besten Kandidaten für die Stelle zu finden. Das ist leichter gesagt als getan, aber es gibt Tools, die diesen Prozess einfacher machen können. Stell dir vor, du könntest sofort einen Termin vereinbaren, ohne hin und her zu telefonieren oder E-Mails zu schreiben. Oder du hättest einen klaren und einheitlichen Überblick über alle Lebensläufe, der es jedem Entscheidungsträger ermöglicht, schnell und effektiv zu reagieren. Und was wäre, wenn du genau verfolgen könntest, in welcher Phase des Bewerbungsprozesses sich jeder Kandidat für verschiedene Stellen befindet?

In diesem Blog besprechen wir drei unverzichtbare Funktionen, die jeder Recruiter kennen sollte, um effizienter zu arbeiten und die besten Kandidaten zu finden. Erfahre, wie diese Funktionen arbeiten und warum sie für deinen Erfolg als Recruiter unerlässlich sind, insbesondere wenn du ein Start-up in der Recruiting-Branche leitest.

Der Terminplaner

Wie oft verlierst du Zeit mit dem Hin- und Herschreiben von E-Mails, um einen passenden Termin zu finden? Dieser Prozess kann frustrierend lange dauern und ist oft reine Zeitverschwendung. Ein Terminplaner ist hierbei dein bester Freund. Dieses Tool integriert sich in deine digitalen Kalender und ermöglicht es dir, schnell und effizient Termine zu planen, ohne ständig zwischen verschiedenen Plattformen wechseln zu müssen.

Stelle dir vor, du möchtest ein Gespräch zwischen deinem Manager „Samir“ und der Kandidatin „Fenna“ planen. Der Terminplaner integriert sich nahtlos mit Microsoft 365-Kalendern, wodurch du als Recruiter Zugriff auf die Kalender all deiner Kollegen hast. So kannst du mit nur wenigen Klicks den Termin zwischen Samir und Fenna planen.

Angenommen, du würdest dadurch jedes Mal, wenn du einen Termin planst, bis zu zehn Minuten Zeit sparen. Rechne dir aus, wie viel Zeit du in einer Woche dadurch einsparst! Für ein Start-up kann diese Effizienz von enormem Wert sein.

Der Calendar Options Wizard

Wir hören deine Frage schon: Kann der Kandidat auch selbst einen Termin planen?

Ja, das kann er! Dafür gibt es die Funktion „Calendar Options Wizard“. Diese Funktion ist im OTYS-System integriert. Kandidaten können selbst ihren Gesprächstermin planen und sehen nur die verfügbaren Zeiten der beteiligten Personen.

Dies verbessert nicht nur die Erfahrung der Kandidaten, indem ihnen mehr Kontrolle gegeben wird, sondern stärkt auch das Image des Unternehmens. Für Start-ups bedeutet dies einen modernen, kandidatenfreundlichen Ansatz, der die Wettbewerbsposition stärkt.

Die Online-Präsentation des Lebenslaufs

Die konsistente Präsentation von Kandidatenprofilen an interne Manager ist enorm wichtig. Eine inkonsistente Präsentation von Lebensläufen kann zu Verwirrung führen und den Entscheidungsprozess erschweren. Wie stellst du sicher, dass jeder Lebenslauf klar und überzeugend ist?

Mit einem Online-Tool zur Präsentation von Lebensläufen sorgst du für eine einheitliche und überzeugende Darstellung der Kandidaten. Das erleichtert den Vergleich zwischen Kandidaten und stellt sicher, dass keine sensiblen Informationen gespeichert werden, also GDPR-konform.

Das Tool extrahiert für dich die wichtigsten Informationen aus den Lebensläufen, wobei du die Möglichkeit hast, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Du kannst die Einstellungen für die Darstellung der Lebensläufe vollständig an das Corporate Design deines Unternehmens anpassen, ideal für eine professionelle Präsentation aller deiner Lebensläufe.

Auch diese Funktion spart viel Zeit. Durch die einheitliche Darstellung kannst du als Prüfer Lebensläufe schnell scannen, nebeneinanderhalten und bewerten. Zudem kannst du sofort auf den Prozess reagieren, was für einen reibungslosen Ablauf sorgt.

Das Kanban-Tool

Den Überblick im Recruiting-Prozess zu behalten, kann überwältigend sein, besonders wenn du mehrere Kandidaten in verschiedenen Phasen des Prozesses managen musst. Das Kanban-Tool bietet hier eine Lösung. Dieses Tool gibt dir einen visuellen Überblick über alle laufenden Prozesse, sodass du effizient managen und schnell reagieren kannst. Außerdem bietet es eine Automatisierungsfunktion für Workflows, wie z.B. automatisierte Folge-E-Mails.

Du kannst das Kanban-Tool auf zwei Arten nutzen: Um den Überblick über alle Stellenangebote und Kandidaten zu behalten und um den Prozess pro Stelle zu visualisieren.

Kanban auf Prozessebene:

Dieses Kanban-Board zeigt auf einen Blick den Status aller deiner Stellenangebote und in welcher Phase sich jeder Kandidat befindet. So weißt du, was der nächste Schritt für jeden Kandidaten ist.

Übersicht auf Kanban-Stellenebene:

Du kannst den Status pro Stelle einsehen, von der neuen Bewerbung bis zu dem Zeitpunkt, an dem du dem Kandidaten ein Angebot machst oder ihn ablehnst. Mit der „Drag and Drop“-Funktion kannst du Kandidaten einfach in die nächste Phase verschieben.

Zeit für die angenehmen Seiten der Personalvermittlung

Administrative Aufgaben sind nicht der angenehmste Teil deiner Arbeit als Recruiter. Am liebsten würdest du so wenig Zeit wie möglich damit verbringen. Funktionen wie die in diesem Blog genannten machen deine Arbeit viel angenehmer und einfacher. Interessieren dich die oben genannten Funktionen? Wir erzählen dir gerne mehr. Kontaktiere uns noch heute für eine Demo oder besuche unsere Website für weitere Informationen.

Die Bedeutung von Geschwindigkeit im Recruiting-Prozess

In einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt ist es für Start-ups entscheidend, bei der Gewinnung von Talenten schnell und effizient zu handeln. Juul Willemsen, Customer Success Managerin bei OTYS, betont: „Ein langsamer Recruiting-Prozess verursacht Frustration bei den Kandidaten, die auf Feedback warten, und schafft interne Unruhe, die das Arbeitsklima negativ beeinflusst. Dies schadet nicht nur dem Ruf des Unternehmens und erhöht die Einstellungskosten, sondern erhöht auch das Risiko, wertvolle Talente zu verpassen.“

Schnellere Einstellung mit Technologie

Die Beschleunigung des Einstellungsprozesses durch Technologie, wie sie von OTYS angeboten wird, bietet erhebliche Vorteile. Funktionen wie automatische Kandidaten-Rankings und effiziente Planung helfen, schneller die richtigen Kandidaten zu identifizieren und Vorstellungsgespräche zu planen. Dies verkürzt die Zeit zwischen dem ersten Kontakt und dem Interview, was entscheidend ist, um gute Kandidaten erfolgreich zu gewinnen. Dieser Ansatz verbessert nicht nur die Geschwindigkeit, sondern auch die Qualität des Recruiting-Prozesses, wodurch Start-ups in einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt besser aufgestellt sind.

Die Bedeutung von Effizienz für erfolgreiches Recruiting

Kostenersparnis und Reduzierung der Mitarbeiterfluktuation

Geschwindigkeit im Recruiting ist von unschätzbarem Wert für den Erfolg eines Start-ups. Durch klügeres, nicht härteres Arbeiten können erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden. Es geht nicht nur darum, Positionen schneller zu besetzen, sondern auch von Anfang an den richtigen Kandidaten zu wählen, was die Mitarbeiterfluktuation verringert. Untersuchungen zeigen, dass der Ersatz eines Mitarbeiters bis zu 50-60 % des Jahresgehalts kosten kann.

Datengetriebenes Recruiting

„Ein gut und effizient gestalteter Recruiting-Prozess ermöglicht es Recruitern, wertvolle Daten zu sammeln“, sagt Juul. Sie fährt fort: „Diese Daten bieten Einblicke in wesentliche Aspekte des Einstellungsprozesses, wie die Gründe für Ablehnungen, die Anzahl der Bewerber, deren Herkunft und die Effektivität verschiedener Recruiting-Kanale. Mit diesem datengesteuerten Ansatz können Sie die interne Kommunikation stärken, fundierte Entscheidungen über Investitionen in Recruiting-Tools treffen und mit konkreten Daten untermauern, warum bestimmte Maßnahmen erforderlich sind. Dies stärkt Ihre Position gegenüber dem Management.“

Einige Beispiele für Effizienzsteigerungen

Zentralisierung von Kandidatendaten

„Aus meiner Erfahrung als Recruiterin weiß ich, wie wichtig es ist, den Überblick zu behalten“, erzählt Juul. „Durch die Zentralisierung aller Kandidatendaten und des Feedbacks beschleunigen wir den Entscheidungsprozess und verbessern gleichzeitig die Zusammenarbeit innerhalb unseres Teams.“ Als Beispiel nennt Juul das Feature des Line Managers Portals. „Solche Tools ermöglichen es uns, effizienter zu arbeiten.“

Stärkung der direkten Kommunikation und Auswahlqualität

„Ein gut gestalteter interner Recruiting-Prozess spart nicht nur Kosten und Zeit, sondern sorgt auch für eine direktere Kommunikation mit den Kandidaten, etwas, das oft bei der Zusammenarbeit mit externen Agenturen verloren geht“, fährt Juul fort. „Dieser direkte Kontakt erhöht die Qualität und Effektivität des Auswahlprozesses.“

Die Software ist benutzerfreundlich und übersichtlich und kann modular einfach erweitert werden. Wenn das Unternehmen wächst, kannst du auch die Nutzung bestimmter Module von OTYS erweitern. Auf diese Weise wirst du nicht von verschiedenen Funktionen ‚belästigt‘, die du nicht benötigst.

Karlijn van der Noll

Recruitment Marketeer & Senior Consultant

Schlussfolgerung

Der Schlüssel zum Erfolg auf dem heutigen Arbeitsmarkt liegt in der kontinuierlichen Innovation und Optimierung deiner Recruiting-Strategien. Jetzt ist der Zeitpunkt, deine Recruiting-Strategie zu überdenken. Durch den gezielten Einsatz der richtigen Mittel und Strategien kannst du nicht nur die aktuellen Herausforderungen bewältigen, sondern auch eine nachhaltige Entwicklung für die Zukunft aufbauen. Entdecke, wie OTYS dir helfen kann, effizienter zu arbeiten und die besten Talente zu gewinnen. Starte noch heute!

Terminplaner

Optimieren Sie Ihre Terminprozesse mit OTYS Terminplaner
und steigern Sie Ihre Produktivität.

Mühelose Terminverwaltung mit OTYS Terminplaner

OTYS Terminplaner vereinfacht die Terminplanung für Personalvermittler. Er integriert sich nahtlos in Microsoft 365 Kalender und bietet Funktionen wie Videochats über MS Teams oder Google Meet.

Neue Funktionen und Integrationen

Es unterstützt sogar Indeed-Interviews und eine zukünftige Zoom-Integration. Recruiter können Vorstellungsgespräche zwischen Bewerbern und Arbeitgebern arrangieren, auf die Kalender von Kollegen mit entsprechender Berechtigung zugreifen und den OTYS-Kalenderassistenten für die Terminplanung von Bewerbern und Kontakten über Websites nutzen.

Effizienz neu definiert

Diese innovative Funktion reduziert die Zeit, die für die Buchung von Terminen benötigt wird, drastisch: von durchschnittlich 13 Minuten auf nur 3 Minuten. Dabei werden die Termine nahtlos mit dem CRM verknüpft und ihr Zweck angegeben, sei es ein Vorstellungsgespräch, eine Kontaktaufnahme oder eine andere wichtige Interaktion.

Relevante Links

Merkmale

Blogs

Partner & Integrationen

Karriereseite

Mit OTYS Go! wird Ihre Candidate Journey nicht nur effizient, sondern wirklich außergewöhnlich sein.

Weblösungen Mehr lesen

Die Entfaltung Ihres Recruiting-Potenzials mit einer vernetzten Website

In der wettbewerbsintensiven Welt des Recruitings ist Ihre Online-Präsenz entscheidend. Eine herausragende Rekrutierungswebsite ist nicht nur eine Ressource; sie ist ein leistungsstolzes Werkzeug für den Aufbau Ihrer Arbeitgebermarke und die Gestaltung der idealen Kandidatenreise. Bei OTYS verstehen wir die entscheidende Rolle, die eine gut gestaltete Rekrutierungswebsite für Ihren Erfolg spielt.

Nahtlose Integration für maximale Effizienz

Eine fantastische Karriereseite zu haben, ist nur die halbe Miete. Es ist genauso wichtig, sie nahtlos in ein ATS wie OTYS Go! zu integrieren. Diese Integration vereinfacht nicht nur den Prozess der Stellenausschreibung, sondern optimiert auch das Bewerbungsmanagement. Kandidaten erleben eine reibungslose Erfahrung, während Personalvermittler eine beispiellose Effizienz erlangen.

Ein breiteres Netz spannen

Die Erweiterung Ihrer Reichweite ist entscheidend. Mit OTYS Go! können Sie mühelos Ihre Stellenangebote mit den Jobverteilungstools von OTYS auf verschiedenen Plattformen wie Indeed, Linkedin, Talent.com und Google for Jobs verteilen. Dies bedeutet mehr Aufmerksamkeit für Ihre offenen Stellen und einen breiteren Pool talentierter Kandidaten zur Auswahl.

Multi-Brand-Lösungen

Recruiting ist nicht immer auf eine einzige Marke beschränkt. OTYS erkennt dies an, und unser System unterstützt Multi-Brands. Ob Sie das Recruiting für mehrere Marken/Unternehmen verwalten oder verschiedene Nischen bedienen, wir haben Sie abgedeckt.

Maßgeschneiderte Lösungen für jeden Personalvermittler

OTYS bietet eine vielseitige Suite von Tools, um alle Arten von Personalvermittlern zu unterstützen. Von unserer einsatzbereiten Careerpage-Lösung bis zu spezialisierten Tools wie Serena, Booston, Steets und Resourcelab bieten wir Ihnen die Ressourcen, die Sie benötigen, um herausragende Leistungen zu erbringen. Unsere Konnektoren ermöglichen zudem eine nahtlose Integration mit Plattformen wie WordPress, Hubspot und Sitecore, um sicherzustellen, dass Sie alle Werkzeuge zur Verfügung haben, um im dynamischen Bereich des Recruitings erfolgreich zu sein.

Diplome, berufliche Qualifikationen und Identitätsinformationen werden innerhalb von Minuten überprüft. Mit Otentica automatisieren Sie das Screening vor der Einstellung in allen Bereichen.

Was ist ein Pre-Employment Screening?

Ein Pre-Employment Screening ist, kurz gesagt, eine Hintergrundprüfung von Bewerbern und bestehenden Mitarbeitern. Der Zweck des Pre-Employment Screenings ist es, die Eignung und Zuverlässigkeit von Bewerbern zu bewerten und zu überprüfen, sowie Risiken in Bezug auf Betrug, Diebstahl, Sicherheit und Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu minimieren.

Warum ein Screening mit Otentica?

Untersuchungen zeigen, dass Stellenbewerber häufig falsche Angaben machen, um ihre Chancen zu verbessern. Dies reicht von der Ausschmückung von Lebensläufen bis hin zu schwerwiegendem Betrug in Bezug auf Diplome, Identität und berufliche Qualifikationen. Da es für Unternehmen schwierig ist, dieses Risiko einzuschätzen, ist ein gründliches Screening vor der Einstellung unerlässlich, um Fehlverhalten aufzudecken. Mit Otentica wird nicht nur die Einarbeitungszeit für neue Bewerber verkürzt, sondern auch das "Bewerbererlebnis" durch einen vollständig digitalen, einfachen und benutzerfreundlichen Ansatz optimiert.

Über Otentica werden verschiedene Details des Bewerbers abgefragt und überprüft, darunter:

Ausweisinformationen (Reisepass, Führerschein usw.)
Überprüfung von Ausbildung und Diplomen (DUO)
Berufliche Qualifikationen
Bankinformationen
Unternehmensdaten (Handelskammer und Mehrwertsteuer)
Strafrechtliche Vorgeschichte (Führungszeugnis)

Für wen?

Otentica ist die ultimative Screening-Lösung für jedes Unternehmen. Unabhängig von der Branche kann Otentica zur gründlichen Überprüfung des Personals eingesetzt werden. Neben dem Screening potenzieller Kandidaten kann es auch interessant sein, bestehende Mitarbeiter bei Stellenwechseln, organisatorischen Veränderungen wie Fusionen, veränderten persönlichen Situationen und neuen Vorschriften zu überprüfen. Auf diese Weise können Sie Risikofaktoren identifizieren und die Personalakten auf dem neuesten Stand halten.

Über die Integration

Die Integration mit Otentica ermöglicht es OTYS-Kunden, (zukünftiges) Personal aus ihrer eigenen OTYS-Umgebung heraus zu überprüfen. Dies steigert die Effizienz, gewährleistet die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften und verhindert, dass Informationen innerhalb einer Organisation fragmentiert werden (GDPR).

OTYS Datei

In allen OTYS-Modulen dient das Dossier als zentraler Knotenpunkt für die Speicherung und Verwaltung aller Aktivitäten und Mitteilungen.

Datenverwaltung mit umfassendem Dossier

Diese Funktion rationalisiert den Datenzugriff und -abruf und ermöglicht es Benutzern, effizient nach bestimmten Informationen zu filtern und zu suchen. Dossier speichert umfassend E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Notizen, Dokumente, Dateien, Aufgaben, Kalendereinträge und mehr.

Verbesserte Rekrutierungs- und HR-Prozesse

Dieses konsolidierte Repository vereinfacht die Datenverwaltung und verbessert die Produktivität und Organisation der verschiedenen Aspekte von Einstellungs- und Personalprozessen. E-Mails und Kalendereinträge können zwischen M365 und Google synchronisiert werden.

OTYS Auto TK

Textkernel wird von OTYS Go! verwendet und bietet CV-Parsing.

Auto-Textkernel-Funktion in OTYS

Die Auto Textkernel Funktion durchsucht automatisch die OTYS Lebenslaufdatenbank und analysiert Lebensläufe für potenzielle Bewerber, ohne dass eine vorherige Bearbeitung erforderlich ist. Dies rationalisiert die Personalbeschaffungsvorgänge durch die Verbesserung späterer Schritte im Prozess, wie z.B. erweiterte Such- und Abgleichsfunktionen und die Erstellung von Lebensläufen mit Markenzeichen für Kunden.

OTYS TK Reader

In Ihrer Rolle als Recruiter erhalten Sie routinemäßig zahlreiche Lebensläufe aus verschiedenen Quellen wie Jobbörsen, Partneragenturen oder sogar direkt von Bewerbern.

Automatisierung mit TK Reader

Traditionell würde die Erstellung von Kandidatenprofilen einen manuellen Prozess erfordern. Mit TK Reader haben Sie jedoch die Möglichkeit, diese Aufgabe zu automatisieren.

Automatisierung von Kandidaten

Sie können TK Reader so konfigurieren, dass er automatisch alle eingehenden E-Mails von bestimmten Quellen nach Anhängen durchsucht. Sobald Anhänge erkannt werden, werden diese nahtlos verarbeitet, um Kandidatenprofile zu erstellen.