HRC International ist auf dem Weg zu einem vollständig automatisierten Prozess.
Für Floris Drabbe, CEO von HRC International, begann die Reise zu einer vollständig automatisierten Bewerberreise mit einem Artikel über Pizzen. Nicht die Pizza selbst war es, die ihm auffiel, sondern die zahlreichen Berührungspunkte rund um die Bestellung. Im Durchschnitt erhält man sechsmal eine Benachrichtigung über den Status seiner Pizzabestellung. "Und das für etwas so Triviales wie eine Pizza. Bei einem lebensverändernden Ereignis, wie einem Jobwechsel, muss man manchmal zwei Wochen warten, bis man etwas erfährt", so Drabbe. Er war der Meinung, dass sich das ändern muss. Und es wurde auch besser!
Effiziente Prozesse in jeder Hinsicht
"Wir sind seit 2013 Kunde von OTYS und ich war schon immer auf der Suche nach Innovationen", sagt Floris Drabbe über den Start des Automatisierungsprojekts. "Die Erfahrung der Bewerber ist besonders wichtig, und sie ist in letzter Zeit nur noch wichtiger geworden. Die heutige Generation will alles schnell, schnell, schnell. Sie will, dass alle Prozesse so effizient wie möglich ablaufen, und es ist nicht mehr akzeptabel, dass Dinge so lange dauern. Sie wollen innerhalb von zwei Minuten etwas hören." Seit 1995 bringt HRC International Hotelketten mit Praktikanten und jungen Fachkräften zusammen. Anfangs nur zwischen europäischen Bewerbern und amerikanischen Hotels, aber im Laufe der Jahre hat HRC International seine Aktivitäten weltweit ausgeweitet. Ein international ausgerichtetes Unternehmen wie dieses bringt eine ganze Reihe komplexer Prozesse mit sich.
Komplexe Prozesse stellen für die Softwarelösung XA Flow jedoch keine Herausforderung dar. Seit 2019 ist die Automatisierungsplattform Partner von OTYS Recruiting Technology und integriert die Recruiting-Software über Konnektoren nahtlos mit verschiedenen anderen Anwendungen. "Wir sind sehr flexibel bei der Einbindung von Dingen für den Kunden. Und das kann ziemlich komplex sein", sagt Yannick de Vries, Projektmanager bei XA Flow. In einem Unternehmen wie HRC International beginnt die Reise eines Praktikanten oder jungen Berufstätigen vielleicht mit einer Bewerbung auf der Website, aber sie endet erst, wenn er von seinem Auslandspraktikum zurückgekehrt ist. HRC International wollte diese Reise vollständig optimieren und automatisieren. Floris hat sich mit Bernhard Peters, Berater von OTYS, und Yannick von XA Flow zusammengetan, um diesen Prozess weiterzuentwickeln.
"Wir sind sehr flexibel, wenn es darum geht, Dinge für den Kunden einzubauen, und es kann durchaus eine gewisse Komplexität dabei entstehen."
Eine Kandidatenreise in drei Modulen
Floris war alles andere als unvorbereitet. Mit mehreren Seiten Notizen bewaffnet, erklärte er eloquent die Feinheiten des Verfahrens von HRC International. Das war wichtig, denn jede Handlung hat Auswirkungen. Ein Angebotsschreiben zum Beispiel kann angenommen oder abgelehnt werden, was zu verschiedenen Verzweigungen führt. "Was XA Flow sehr gut gemacht hat, war die visuelle Darstellung dieses Workflows", sagt Floris. "Es war sehr angenehm, damit zu arbeiten. Und dann haben wir uns jede Woche mit uns dreien zusammengesetzt. Das Ergebnis waren schließlich drei verschiedene "Module": 1) das Anwendungsmodul, 2) das Dokumentenmodul und 3) das Synchronisationsmodul. "Wir haben versucht, alles zu automatisieren, was wir konnten", sagt Yannick über die HRC-Module. "Vom Einstiegspunkt, z. B. über die Website oder ein Lieferantenverwaltungssystem, bis zum Ende, an dem wir jemanden zum nächsten System schicken, das in ihrem Fall Orion ist. Wir versuchen, alle dazwischen liegenden Schritte zu automatisieren."
Yannick: "Wir tun dies zum Beispiel in Form von Erinnerungen, so dass das 'Versenden von Nachrichten' weniger Zeit für die Berater in Anspruch nimmt und sie sich auf Gespräche und die Suche nach Kandidaten konzentrieren können. Und was XA Flow im Vergleich zu anderen Plattformen einzigartig macht, ist, dass wir mit mehreren Plattformen arbeiten können. Wir können sowohl E-Mails als auch WhatsApp-Nachrichten versenden. Auf diese Weise kann HRC International die Kandidatenreise genau auf die Bedürfnisse der Bewerber abstimmen." HRC-Berater können nun Folgemaßnahmen auf der Grundlage bestimmter Kandidaten- und Verfahrensstatus einleiten. Dies kann das Versenden einer ersten Einladung zu einem Einführungsgespräch, das Anfordern von Dokumenten oder sogar das Übertragen eines akzeptierten Kandidaten in ein anderes Softwarepaket mit den entsprechenden Aktionen beinhalten. Der Workflow von XA Flow wiederum hält den Berater über den aktuellen Status auf dem Laufenden.
Stolz auf die ersten Ergebnisse
Die Personalverantwortlichen haben das erste (Bewerbungs-)Modul sofort angenommen, so Floris: "Mit dem, was wir bisher gemacht haben, bemerken die Berater bereits deutlich weniger Absagen. Früher bekamen die Kandidaten eine Bestätigung für ihr geplantes Vorstellungsgespräch, aber jetzt bekommen sie auch eine Nachricht am Morgen, in der steht: 'Hey, nicht vergessen. Du hast heute dein Einführungsgespräch mit Gerrit". Anschließend erhalten sie 20 Minuten und 2 Minuten vor dem Termin eine weitere Erinnerung. Während die Personalverantwortlichen früher oft an ihren Computern saßen und darauf warteten, dass jemand auftaucht, geschieht dies heute viel seltener. Die Umwandlung von der Bewerbung bis zum ersten Vorstellungsgespräch hat sich deutlich erhöht."
Der Schwerpunkt des ersten Moduls liegt vor allem auf der Interaktion mit den Bewerbern. Floris sagt: "Die Tatsache, dass wir wieder mehr kommunizieren, ist schon toll!" Auf die Frage, worüber sich die beiden am meisten freuen, erwähnen sie das Dokumentenmodul. "Ich denke, dass der Dokumentenmanager eine Menge Zeit spart. Durch eine Mehrfachauswahl innerhalb von OTYS kann man jetzt angeben, welche Dokumente wir benötigen. Das ist normalerweise sehr arbeitsintensiv. Man musste immer wieder zu den Bewerbern zurückgehen. 'Hat er etwas hochgeladen? Nein, immer noch nichts.' Mit einer Erinnerungsfunktion können Sie den Bewerber jetzt jedes Mal automatisch daran erinnern. Und hoffentlich laden sie dann das hoch, was sie brauchen.
Ein Teil dieses Ablaufs, den Yannick als "vielleicht weniger glamourös", aber technisch interessant bezeichnet, ist der Kalenderoptionsassistent (COW). Dabei handelt es sich um den Terminplaner von OTYS, der es dem Kandidaten ermöglicht, ein Vorstellungsgespräch im Kalender des Beraters zu planen. "Wir extrahieren den Link zur Terminvereinbarung aus der E-Mail und schicken ihn dem Kandidaten per WhatsApp. Wir speichern ihn, und drei Tage später überprüfen wir, ob ein Termin vereinbart wurde. Wenn nicht, schicken wir den Link erneut und fragen, ob sie einen Termin vereinbaren können", sagt Yannick. "Ein technisch faszinierendes Rätsel!"
Eine erfolgreiche Dreiecksbeziehung
Der Erfolg des Projekts ist weitgehend auf die harmonische Beziehung zwischen den drei Parteien zurückzuführen. "Es war wirklich eine Dreiecksbeziehung. Die technischen Aspekte wurden hauptsächlich zwischen OTYS und XA Flow geregelt", sagt Floris. "Und das bringt seine eigenen Herausforderungen mit sich. Denn man hat eine bestimmte Anzahl von verfügbaren Stunden und die Flexibilität der Zeitpläne der Leute. Jeder hat viel zu tun, und man ist in hohem Maße voneinander abhängig. Aber es ist besser, sich mehr Zeit zu nehmen und gründlich zu sein, als es zu überstürzen."
Auf Seiten von HRC International wird das Fachwissen von OTYS und XA Flow hoch gelobt. Yannick wiederum lobt die Arbeit, die Floris geleistet hat. "Es geht oft darum, ein Gleichgewicht zu finden zwischen dem, was technisch möglich ist, was wahrgenommen wird und was die Kollegen denken. Floris zum Beispiel arbeitet nicht täglich mit OTYS", sagt Yannick. Umso beeindruckender sei es, dass Floris die Schritte, die ein Bewerber und Berater durchläuft, sehr gründlich durchdacht habe.
"Aber was eine Herausforderung sein kann", fügt Floris hinzu, "ist, wenn man beim Testen auf etwas stößt und denkt: 'Warum machen wir das so?' Und dann stellt man fest, dass man sich vor drei Monaten darauf geeinigt hat. Mit einem Lachen fügt er hinzu, dass Yannick glücklicherweise alles in E-Mails und Notizen festhielt.
"Die Tatsache, dass wir wieder mehr miteinander kommunizieren, finde ich wirklich cool! Ich denke, dass der Dokumentenmanager eine Menge Zeit sparen wird. Man kann jetzt selbst in OTYS angeben, welche Dokumente wir brauchen. Normalerweise ist das ziemlich arbeitsintensiv. Mit dem Erinnerungsfluss sorgt man jetzt dafür, dass der Kandidat jedes Mal automatisch eine Erinnerung erhält."
Das macht Lust auf mehr
Wenn es nach Floris geht, ist es mit der Automatisierung noch nicht getan, und es gibt noch viel Potenzial, das in Zukunft ausgeschöpft werden kann. "Das Lustige ist, dass sich das Geschäft im Laufe des letzten Jahres natürlich verändert hat. Es gibt jetzt bestimmte Schritte, die ich in meinem ursprünglichen Ablauf nicht berücksichtigt habe und die ich gerne hinzufügen würde." Außerdem fügt er hinzu, dass er, wenn die anderen Module mit demselben Enthusiasmus aufgenommen werden wie das erste, auf jeden Fall auch den Prozess für seine Visa-Abteilung automatisieren möchte. "Wenn ein Kunde jemanden einstellt, wird der Kandidat an Orion weitergeleitet. Von Orion aus beginnt dann ein völlig neuer Ablauf, einschließlich der Unterzeichnung von Praktikumsunterlagen, der Planung von Konsulatsbesuchen und mehr. Es ist also etwas seltsam, dass der WhatsApp-Verkehr mit der Einstellung aufhört und die E-Mail-Kommunikation wieder beginnt. Es macht Sinn, das in Zukunft anzugleichen!"
Für Personalvermittler und andere Unternehmen hat Floris noch einen Tipp parat. Nämlich: "Stellen Sie sicher, dass Sie die Zeit dafür haben. Stellen Sie sicher, dass Sie und andere Personen dem Projekt wirklich Zeit widmen können. Natürlich müssen Sie das Projekt aus verschiedenen Perspektiven und Blickwinkeln prüfen. Aus der Sicht des Bewerbers, aber auch aus der Sicht des Kunden und des Beraters. Das ist eine ganze Menge." Aber dann haben Sie ja etwas!
"Ich finde es immer schön, wenn wir den Leuten viel Zeit für Dinge ersparen können, die sie nicht so gerne machen. Oder Dinge, für die sie nicht unbedingt eingestellt worden sind. Dass die weniger angenehmen Arbeiten jetzt ganz automatisch ablaufen", sagt Yannick.
Möchten Sie mehr Zeit für Ihre Berater wie HRC International freisetzen? Möchten Sie, dass XA Flow mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeitet, um Wege zu finden, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Erfahrung der Bewerber zu verbessern? Dann setzen Sie sich mit uns in Verbindung, und wir würden uns gerne mit Ihnen zusammensetzen. Schicken Sie uns dazu eine E-Mail an customersales@otys.nl.
