Waar elke seconde telt, moet informatie kloppen: Witte Kruis over recruitment
We zijn te gast op de ambulancepost van Witte Kruis. Terwijl op de achtergrond het werk gewoon doorgaat, praten we over recruitment, systemen en waarom het zo belangrijk is dat alles op elkaar aansluit. Witte Kruis is namelijk geen kleine organisatie en er zitten mensen door het hele land die samen wel hetzelfde recruitmentproces managen.
Witte Kruis is actief in de acute en planbare zorg en staat dag en nacht klaar om medische hulp te verlenen. Van ambulancezorg tot zorg op locatie: hun werk vraagt om snelheid, zorgvuldigheid en samenwerking. Achter die zichtbare zorgverlening staat een grote organisatie waarin veel mensen, teams en systemen met elkaar verbonden zijn. Juist daar is het belangrijk dat processen kloppen en informatie betrouwbaar is. Want als het erop aankomt, moet iedereen kunnen vertrouwen op dezelfde gegevens.
Wat al snel duidelijk wordt: bij Witte Kruis draait het niet om één afdeling of één systeem. Recruitment raakt veel mensen, en juist daarom moet informatie kloppen en gedeeld worden. Er werken 8 recruiters vanuit verschillende locaties in het land en zij moeten allemaal bij dezelfde informatie kunnen zonder moeite.
“Wij hebben naar een systeem gezocht dat ons kon helpen om AVG-proof te werken en om ook het recruitmentproces van sollicitatie tot aannemen beter te waarborgen,” vertelt Mariska Tummers (HR processpecialist bij Witte Kruis). "Eerst deden we nog alles met mailtjes, maar op den duur word je gek en is het veel te veel en lastig om nog overzicht te bewaren."
Van wens naar werkwijze
Die zoektocht leidde naar OTYS als recruitment ATS. Niet alleen omdat het het wervingsproces ondersteunt, maar omdat het een duidelijke basis vormt voor alles wat daarna komt.
Binnen Witte Kruis werken meerdere teams met dezelfde gegevens. Als die informatie niet goed wordt overgedragen, ontstaat er ruis. Dubbel invoeren, extra controles en onnodig handmatig werk.
“Daarom hebben we daarbij ook Harmonizer gekozen om een koppeling te maken tussen ons personeelsinformatiesysteem en OTYS. Zij kennen OTYS gewoon heel goed!” legt Luuk Meijers (HR Adviseur bij Witte Kruis) uit.
“Zodat de gegevens maar één keer ingevoerd hoeven te worden en we tijdswinst hebben.”
En ja, daar hoort ook een nuchtere conclusie bij. Guido Pater (Co-founder Harmonizer) vult lachend aan:
“Dat is waar iedereen vrolijker van wordt haha.” De gemoedstoestand van je medewerkers is natuurlijk ook belangrijk. 😉
Harmonizer als verbindende schakel
De rol van Harmonizer gaat verder dan alleen implementatie. Zij zorgen ervoor dat systemen daadwerkelijk met elkaar praten. Het ATS, de backoffice en andere onderdelen van het landschap worden gekoppeld tot één logisch geheel.
“Voor verschillende OTYS-klanten hebben wij integraties opgezet tussen OTYS en allerlei andere systemen,” zegt Guido.
“En als partner kennen wij OTYS heel goed.”
Die kennis is cruciaal. Niet alleen technisch, maar ook procesmatig. Harmonizer begrijpt waar recruitment eindigt en waar andere processen beginnen, en zorgt dat die overgang soepel verloopt.
“Voor ons is het heel prettig om met Harmonizer te werken, omdat zij OTYS gewoon heel erg goed kennen,” vertelt Luuk.
Eén manier van werken
Wat deze aanpak oplevert, merken de mensen bij Witte Kruis elke dag. Gegevens hoeven niet opnieuw te worden ingevoerd. Informatie is consistent. En iedereen werkt op dezelfde manier met dezelfde data. Ondanks dat alle recruiters vanuit verschillende plekken door het land werken. Iedereen weet van elkaar wat er gaande is in het recruitmentproces.
De impact is heel praktisch. Minder fouten, minder vragen en meer vertrouwen in wat er in het systeem staat. Recruitment wordt geen losse stap meer, maar een logisch onderdeel van een groter geheel. En dat grotere geheel wordt weer gerealiseerd door Harmonizer.
Tijdens de opnames wordt dit meerdere keren bevestigd. Eerst werd alles via allerlei losse e-mails gedaan, maar je snapt het zelf al... daar gaat vaak informatie verloren en dat is niet goed voor jouw overzicht.
De kern van de samenwerking
OTYS vormt bij Witte Kruis het hart van recruitment. Harmonizer zorgt ervoor dat dit hart verbonden is met de rest van de organisatie. Samen zorgen ze voor een proces waarin informatie maar één keer hoeft te bestaan en overal op dezelfde manier wordt gebruikt.
Of, zoals het eigenlijk heel simpel werd samengevat tijdens de opname: minder handmatig werk, meer overzicht en meer rust voor iedereen die ermee werkt. Op welke plek ze dan ook zitten.
Meer weten over OTYS koppelen aan andere systemen?
