Van uitdaging naar overzicht: OTYS Go! bij I-Partnerschap (Rijksoverheid)
Toen I-Partnerschap, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, dringend behoefte had aan een nieuw systeem om samenwerkingen tussen de Rijksoverheid en het onderwijs vast te leggen, viel de keuze op OTYS Go! Binnen een jaar was het resultaat duidelijk: iedereen had veel meer overzicht en meer tijd voor het leukere werk. Coen van Loon, Projectmanager bij I-Partnerschap over de snelle en soepele implementatie: “Er was geen sprake van een traditionele opdrachtgever-leverancierrelatie, maar van een echte samenwerking, als partners.”
Matchen van I-talent bij de overheid
Even een korte uitleg: I-Vakmanschap is een initiatief om I-talent en onderwijsinstellingen te koppelen aan de rijksorganisaties, om digitale (maatschappelijke) vraagstukken (gezamenlijk) op te lossen.
Een belangrijk onderdeel van dit programma is I-Partnerschap, dat als brug fungeert tussen het onderwijs en de overheid. Het team van I-Partnerschap bestaat uit 27 mensen, dat dagelijks de totstandkoming van samenwerkingen tussen de Rijksoverheid en het onderwijs faciliteert. Samenwerkingen die variëren van groeps- of afstudeeropdrachten, stages, hackatons voor studenten tot aan (promotie)onderzoeken, fieldlabs, minors, gastcolleges en andere samenwerkingsvormen. Jaarlijks schrijven tussen de 800 en 1000 studenten zich in voor stages via het programma Rijks I-Stage en begeleiden ze enkele tientallen promotieonderzoeken via Rijks I-Doctoraat.
Daarnaast is er het Rijks I-AMC & Werving-team (IV&IT), dat zich richt op het promoten van de Rijksoverheid als aantrekkelijke werkgever voor IT-professionals via gerichte arbeidsmarktcommunicatie. De vijftien medewerkers van I-AMC organiseren diverse evenementen, geven gastcolleges, rekruteren professionals, analyseren vacature- en wervingsdata en ondernemen nog veel meer activiteiten om rijksorganisaties te ondersteunen bij het aantrekken van IT-talent.
OTYS ‘logische keuze’
Bij een organisatie als I-Partnerschap denk je misschien niet direct aan recruitmentsoftware zoals OTYS. Toch is die keuze logischer dan het lijkt, aldus Coen van Loon, projectmanager bij I-Partnerschap. "Wij verbinden aanvragen voor samenwerking met één of meerdere I-Talenten, of met onderwijs- en/of Rijksorganisaties."
Tot aan de introductie van OTYS werd dit complexe proces niet optimaal ondersteund, vertelt Van Loon. “Er werd gebruik gemaakt van een in eigen beheer ontwikkeld CRM, sommigen gebruikten aparte Excel-sheets en namen hierin gegevens over van een ander ATS wat soms een halve dag werk kostte. Statusupdates van vacatures, intakes en planningen waren verspreid over wel vijf verschillende systemen.” Kortom, het kostte veel tijd en gaf niemand een volledig overzicht.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) zag daarom de noodzaak voor een nieuwe oplossing. Na het bekijken van verschillende software-opties viel de keuze op OTYS. Een van de redenen: OTYS wordt al door verschillende afdelingen binnen het ministerie gebruikt. Van Loon, specialist in procesoptimalisatie, heeft bovendien jarenlang positieve ervaringen met OTYS: “Als je weet dat het goed werkt, waarom zou je daar dan niet op meeliften?” Niet verwonderlijk dus dat I-Partnerschap met OTYS in zee is gegaan.
Voordelen: meer inzicht en veel meer tijd
In feite draait het bij I-Partnerschap ook om ‘gewoon’ matching. “En daarvoor is OTYS Go! simpelweg het beste systeem dat er is,” stelt Thomas van Schaik, Manager Customer Succes bij OTYS. En dat zegt Thomas niet zomaar: de recruitmentsoftware is namelijk ontwikkeld voor en door recruiters. Het is vanuit best practices ontwikkeld, waardoor de meest efficiënte en effectieve processen de basis vormen van het systeem. Bovendien kan het volledig worden afgestemd op de wensen van de klant dankzij een custom implementatie.
Zo is het ook gegaan bij I-Partnerschap. De drie belangrijkste verbeteringen door het werken met OTYS zijn:
1. Medewerkers zien nu precies de actuele data die voor hen relevant is, zonder overbodige informatie.
2. Alle data staat op één plek, in één systeem, en dat biedt overzicht. Waar men voorheen elkaar individueel via e-mail op de hoogte moest houden, zijn nu de dossiers up-to-date en door iedereen direct in te zien.
3. Het bespaart enorm veel tijd: voorheen kon het invoeren van gegevens een halve dag in beslag nemen. Niet alleen was het handmatige werk tijdrovend en foutgevoelig, het gaf weinig voldoening.
De gebruikers zijn ‘heel blij’ dat het tijdrovende handwerk tot het verleden behoort, vertelt Coen van Loon. Hij ontving zelfs een mooi compliment van een medewerker: “Mijn werk is nu weer leuk. Ik houd echt tijd over voor andere dingen.”
“Dat gegevens van kandidaten automatisch in OTYS Go! komen, is voor ons vanzelfsprekend, het is de basis van het Applicant Tracking System (ATS). Maar dat geldt niet voor alle klanten”, zegt Carlijn Grob, die als consultant bij OTYS nauw betrokken is geweest bij de implementatie. “Als je gewend bent met Excel te werken, is geautomatiseerde informatie uit een vacatureportaal halen, zoals nu gebeurt bij Rijks I-stage bijvoorbeeld, een hele verbetering.”
Natuurlijke samenwerking
Het kiezen van een nieuw recruitmentsysteem is één ding; een succesvolle implementatie is een tweede, minstens zo belangrijke stap. Dat dit bij I-Partnerschap binnen slechts negen maanden is gelukt, schrijft Carlijn Grob toe aan de ‘natuurlijke’ samenwerking: “Bij dit project ging alles goed, er was ook echt een persoonlijke klik. Iedereen voelde zich vrij om te zeggen wat hij of zij denkt. Dat maakt het prettig werken.”
“De manier waarop ze met mensen omgaan is bijzonder. Ze verplaatsen zich echt in onze medewerkers en zijn heel flexibel.”
OTYS pakt de implementatie altijd samen met de klant projectmatig en praktisch aan. Zo ook bij I-Partnerschap. Op 30 november 2023 vond de kick-off plaats bij OTYS op locatie, waarbij het plan werd doorgenomen en taken werden verdeeld. Daar is het plan doorgesproken en zijn taken verdeeld. Vervolgens waren er wekelijkse online sessies waarin het systeem stap voor stap gezamenlijk werd ingericht. Een belangrijke stap in een maatwerkimplementatie zijn de stakeholdersessies, waarin medewerkers op hun werkplek kunnen zien hoe het systeem werkt en input kunnen geven voor verdere optimalisatie. Zo zijn er bijvoorbeeld automatische e-mails ingesteld voor veelgebruikte berichten naar kandidaten. Coen van Loon prijst OTYS hierin. “De manier waarop ze met mensen omgaan is bijzonder. Ze verplaatsen zich echt in onze medewerkers en zijn heel flexibel.”
Carlijn Grob benadrukt het belang van goede communicatie: “Alles staat of valt met communicatie. Het is belangrijk dat iedereen weet wie, wat, wanneer moet doen.” En dat was bij de implementatie van OTYS bij I-Partnerschap zeker het geval, vult collega Thomas van Schaik aan. “Het was zeer prettig werken, met korte lijntjes en heel laagdrempelig. Soms is voor een kleine aanpassing even een telefoontje of appje genoeg om iets aan te passen.”
Geen leverancier, maar partner
Dat de implementatie soepel en relatief snel is gegaan, komt dus ook door de goede verhoudingen, stelt Thomas van Schaik: “Coen zocht niet een leverancier die lijstjes afwerkt, maar een partner om echt mee te sparren.” Dat betekent volgens hem dat je niet te veel in hokjes moet denken. “Procedures mogen nooit ten koste gaan van het resultaat.” Het betekent ook dat je bij een probleem er alles aan doet om dit samen op te lossen.
Zo was er bijvoorbeeld een issue met het verversen van IP-adressen, vertelt hij. “Dan kun je naar elkaar wijzen en zeggen ‘dat is jullie probleem’, maar dat doen wij niet. Wij hebben alle techneuten bij elkaar gezet en dit samen snel opgelost.” Van Loon bevestigt dit: “We hebben geen opdrachtgever/-nemer relatie, maar een echt partnerschap. OTYS zegt niet ‘dat is jullie probleem’, maar ‘er is een probleem en dat lossen we samen op’.”
Weerstand overwinnen
Ook bij het accepteren en leren werken met het nieuwe systeem trekt OTYS samen met de klant op. En dat is hard nodig, weet Van Loon. “Welk systeem je ook gebruikt, men vindt administratie nu eenmaal niet leuk.” En elke verandering roept weerstand op. “De één is er verschrikkelijk blij mee, bij de ander is de weerstand enorm.”
Ook bij deze implementatie waren de reacties van de uiteindelijke gebruikers ‘gemixt’. Bij medewerkers van I-AMC was het ‘draagvlak 100%’, zag Van Loon. Ook de mensen van Rijks I-Stage waren ‘superenthousiast’, herinnert Carlijn Grob zich. Zij hadden dringend behoefte aan een nieuw systeem zodat ze minder handelingen hoefden uit te voeren. Na het geautomatiseerd overschrijven van data van het oude ATS naar het nieuwe ATS, konden zij dan ook snel aan de slag.
“Er is altijd wel een gedeelte van de medewerkers dat moeite heeft met de overgang naar een nieuw systeem. Het overwinnen van de weerstand bij die mensen is voor ons juist de uitdaging.”
Maar het team van Rijks I-Doctoraat was ‘kritischer’, weet Grob. Zij werkten nog niet met een ATS, waardoor de overstap lastiger te accepteren was. Eerder maakten zij weinig gebruik van het nieuwe systeem, wat het lastig maakte om de voordelen ervan te zien. “En dan zien ze de voordelen ook niet – een beetje de kip of een ei-verhaal”, vult Van Loon aan. Om ook bij hen draagvlak te creëren, hebben ze de medewerkers aan de hand genomen en stap voor stap samen het systeem doorlopen. “Dan zien ze dat het werkt, dat er wel heel veel data in het systeem zit en dat ze daar echt veel aan hebben.”
Zo verloopt een implementatie in de praktijk vaker, weet Grob. “Er is altijd wel een gedeelte van de medewerkers dat moeite heeft met de overgang naar een nieuw systeem. Het overwinnen van de weerstand bij die mensen is voor ons juist de uitdaging.” En dat is in dit geval meer dan goed gelukt, stelt Van Loon: “Ik heb al 25 jaar ervaring in dit werk, dus veel meegemaakt. Ik kan dus wel zeggen dat deze implementatie heel erg goed gegaan is.”
