Recruitment Logistics United veel overzichtelijker na optimalisatie OTYS
Als de mogelijkheden van de recruitment software niet goed worden benut bij Logistics United, kiest directeur Onno Schreur voor een kort en krachtig optimalisatietraject: OTYS Go! Boost. Dat verandert de zaak. “OTYS Go! ondersteunt ons nu veel beter bij het persoonlijk contact, zorgt dat we snel kunnen schakelen met relaties en kandidaten en hen niet uit het oog verliezen.”
‘Een groep enthousiaste en gepassioneerde aanpakkers die carrière hebben gemaakt in scheepvaart, transport en logistiek’ – zo omschrijft Logistics United zichzelf. Onno Schreur en zijn collega-recruiters staan met twee benen in de branche. “Wij komen allemaal uit de markt, spreken de taal van de klanten en kandidaten en delen de passie voor logistiek. Als wij weer een zeeschip zien binnenkomen, maakt ons hart een sprongetje. Als wij komen, ga je als persoon en/of bedrijf groeien’.
Persoonlijke benadering
Recruitment is ook hier in de randstad een harde business, er is veel concurrentie tussen bureaus en iedereen heeft te maken met de krapte op de arbeidsmarkt. Juist daarom moet je je in kwaliteit onderscheiden, weet Onno. “Bij ons vind je geen snelle, gladde jongens die cv’s doorschuiven. Onze recruiters zijn allemaal no-nonsense types die kneiterhard werken, die veel inhoudelijke kennis hebben, veel bij de opdrachtgevers langsgaan, met hen meedenken en alles doen voor een echt goede match. Zij kennen de cultuur en de visie van de klant en daar moet de kandidaat bij passen. Het is bij ons ook heel gebruikelijk dat een kandidaat eerst een dag meedraait voor hij start. Zodat de kandidaat en de werkgever daadwerkelijk een bewuste keus kunnen maken”
OTYS Go! ondersteunt ons nu veel beter bij het persoonlijk contact, zorgt dat we snel kunnen schakelen met relaties en kandidaten en hen niet uit het oog verliezen.
Gaan voor een OTYS Go! Boost
Als startup koos Logistics United in 2020 al voor de recruitment software van OTYS. Aanvankelijk was Onno Schreur niet erg enthousiast. “Ik had in het begin niet heel veel tijd om me in het systeem te verdiepen. We gebruikten het niet heel goed en zagen daardoor de voordelen ervan ook niet echt in.”
Klanten van OTYS die al enige tijd met de recruitment software werken, krijgen na verloop van tijd een telefoontje van Customer Succes Manager Ozan Karademir of één van zijn CSM collega’s. Hoe tevreden zijn zij? Hoe wordt OTYS momenteel door de klant gebruikt? Hebben ze nog wensen? In dat laatste geval kan OTYS een optimalisatietraject aanbieden: OTYS Go! Boost (zie kader).
Het telefoontje was de aanzet voor het optimalisatietraject bij Logistics United. Er was direct een klik en Onno Schreur veranderde tijdens de kennismakingsessie op het kantoor van OTYS in Houten van criticaster in een superenthousiaste klant. Het was Nouscha Donkervoort, consultant bij OTYS, die hem in een demo liet zien hoe een optimaal ingericht dashboard de recruiter kan ondersteunen in zijn of haar werk. Nouscha: “Je zag bij Onno het enthousiasme toenemen. Nadat hij alles gezien had zei hij ‘ja, dat wil ik allemaal! Kunnen we morgen beginnen?’”
Je zag bij Onno het enthousiasme toenemen. Nadat hij alles gezien had, zei hij ‘ja, dat wil ik allemaal! Kunnen we morgen beginnen?
“Zie OTYS Go! Boost maar als een APK voor je OTYS-omgeving”, zegt Ozan. Het is een snelle manier om pijnpunten in kaart te brengen, direct aan te passen en zo quick wins te realiseren.
Snelle resultaten met het Boost-traject
Het hele Boost-traject bij Logistics United heeft van begin tot eind slechts drie tot vier maanden in beslag genomen. “Het was dan ook een van de betere optimalisatietrajecten.” Maar niet uniek volgens Ozan: “Klanten moeten natuurlijk zelf afwegen of zij willen gaan voor OTYS Go! Boost, maar als zij eenmaal ‘ja’ zeggen, verloopt het optimalisatietraject in negen van de tien gevallen zo soepel. Het gaat vaak om dingen die wij snel kunnen fixen en die direct resultaat opleveren.”
Onno Schreur heeft dan ook zeker geen spijt van de ‘Boost’. “De tijdsinvestering van zes keer twee uren valt reuze mee en was meer dan de moeite waard.” Dat het geslaagd is komt volgens hem ook door fijne samenwerking. “Ozan luistert heel goed en pakt gelijk door om onze wensen te realiseren. Dat is heel fijn. En ook Nouscha en ik begrijpen elkaar heel goed. Bij OTYS zorgen ze dat de klant echt tevreden is.”
Dat een match in cultuur cruciaal is bleek ook tijdens dit traject, stelt Ozan. “Het was een fijn project omdat we altijd met onze klanten meedenken en samen het tempo van projectuitvoering afstemmen. Die klik is belangrijk, daar draait het ten slotte bij recruitment ook altijd om.”
OTYS Go! beter benutten
Zo’n OTYS Go! Boost-traject start met een meeting waarin samen met de klant een analyse en inventarisatie wordt gemaakt van de huidige situatie en de gewenste verbeteringen. Daaruit rolt een rapport met optimalisatievoorstellen, inclusief quick wins en investering in uren/planning.
Het is natuurlijk de bedoeling dat recruiters de mogelijkheden van OTYS Go! ook daadwerkelijk goed benutten, zodat het recruitmentsysteem veel werk uit handen neemt en zorgt voor minder administratieve rompslomp. Daarnaast moet het systeem inzicht en overzicht bieden. Je wil dat elke recruiter in de organisatie op elk moment kan zien wat de status is: waar zit een kandidaat in het proces, wie is waar voorgesteld? Op welke vacature zijn nog geen of weinig reacties?
Als je inlogt, wil je die informatie op je dashboard in één oogopslag zien. “Dat is basisfunctionaliteit binnen OTYS Go!”, zegt Nouscha, die weet dat dit in de praktijk lang niet overal zo goed werkt. Dat gold ook voor Logistics United, herinnert zij zich. “Veel informatie en overzichten werden bewaard buiten OTYS Go! om, ze zaten in het hoofd van Onno, stonden op een whiteboard of werden door een collega als losse notities op een bureau gelegd. Dan ontbreekt het overzicht natuurlijk.”
Ozan luistert heel goed en pakt gelijk door om onze wensen te realiseren. Dat is heel fijn. En ook Nouscha en ik begrijpen elkaar heel goed. Bij OTYS zorgen ze dat de klant echt tevreden is.
Pragmatische aanpak in zes sessies
Het klinkt misschien alsof het optimaliseren van het gebruik van OTYS Go! door Logistics United heel veel werk was, maar dat is niet zo. Nouscha legt uit hoe hun pragmatische aanpak snel tot succes leidt: in zes wekelijkse videosessies van circa 2 tot 2,5 uur neemt de OTYS-consultant op basis van de eigen input en die van de klant het hele systeem door. Per module wordt afgepeld welke functionaliteiten wel/niet gebruikt worden. Irrelevante informatie eruit, informatie die je juist wel wil zien, helder op je dashboard.
De consultant, in dit geval Nouscha, voert die wijzigingen direct door tijdens de sessie. Hierdoor zien de gebruikers de nieuwe, verbeterde weergave onmiddellijk op hun scherm en kunnen ze er meteen mee werken. Direct resultaat dus. Tijdens elke sessie wordt een nieuw thema aangepakt en opgelost en is er gelegenheid voor feedback op de vorige om eventueel iets te finetunen. “Dat werkt heel fijn. Het is uiteindelijk een mooie mix, een beetje van ons en een beetje van hen.”
Vijf quick wins
De optimalisatie heeft inderdaad opgeleverd waar Logistics United op hoopte, vertelt Schreur. Hij somt de 5 belangrijkste quick wins op:
- Meer overzicht van procedures: de recruiters zien direct de status; welke kandidaat heeft een 1e gesprek gehad, een 2e, een afwijzing of match/plaatsing door recruiter X bij opdrachtgever Y, tegen welke fee, datum Z gefactureerd (allemaal informatie die overzichtelijk in de plaatsingsmodule staat)
- Betere opvolging naar opdrachtgevers en kandidaten; is een kandidaat bijvoorbeeld nu niet zoekende, maar wel over twee maanden, dan krijgt de recruiter een pop-up op zijn scherm als reminder op dat moment
- Automatisch profielen opmaken; door de intake niet meer op losse papiertjes te doen maar direct in het systeem, kan het systeem automatisch profielen opmaken
- AI-toepassing bij e-mails naar kandidaten en klanten; voorheen werd hiervoor gebruik gemaakt van ChatGPT, maar uit het systeem komen nu betere teksten
- Meer inzicht; waar zitten de kandidaten, waar komen de meeste vacatures vandaan, welke opdrachten passen het beste bij welke kandidaten? Deze kwalitatieve (managementinformatie) helpt bij het nog beter vinden van de match op de krappe arbeidsmarkt.
Klik met de klant
OTYS neemt nu de recruiters van Logistics United veel werk uit handen. De vacatures die binnenkomen worden door het systeem automatisch op jobboards gepubliceerd en er vindt instant matching plaats (met kandidaten in de database). Alleen het posten van vacatures op social media zoals LinkedIn gebeurt nog handmatig. “Het zou mooi zijn als we dat ook kunnen automatiseren”, zegt Schreur, die nog een wens heeft. “Ik zou graag zien dat er een AI-robot komt die onze cultuur kan leren kennen.” Dan zou de automatisering volgens hem nog beter aansluiten op de stijl en aanpak van Logistics United. “Want het blijft uiteindelijk mensenwerk. Ons succes zit in onze kennis, ervaring en in ons brede netwerk. OTYS Go! ondersteunt ons bij het persoonlijk contact, zorgt dat we snel kunnen schakelen met relaties en kandidaten en hen niet uit het oog verliezen.”
OTYS Go! Boost
Klanten die al werken met OTYS Go! kunnen kiezen voor het optimaliseren van de recruitment software binnen hun organisatie. Zo’n optimalisatietraject heet OTYS Go! Boost. Dat varieert van het verbeteren van de weergaves op het dashboard om nog sneller inzicht en overzicht te krijgen van de status van vacatures en kandidaten, tot automatisch profielen opmaken, ondersteuning in de opvolging tot automatische e-mails genereren, et cetera.
OTYS Go! Boost is een snelle manier om quick wins te realiseren die relatief weinig investering kosten. Dat komt door de pragmatische aanpak. Na een snelle analyse van de huidige IT-omgeving van de klant worden gewenste optimalisaties op maat doorgevoerd. OTYS gaat samen met de klant in een beperkt aantal sessies op afstand (online) door het systeem en op basis van de wensen van de klant worden on the spot wijzigingen doorgevoerd en direct in gebruik genomen. Totdat de klant tevreden is en het systeem zo optimaal kan gebruiken.
