Van sollicitatie naar start binnen 24 uur? Zo werkt 24/7 drive België met OTYS
Op zondagavond solliciteert een chauffeur. Maandagochtend ziet een recruiter de melding in OTYS en belt de kandidaat gelijk op. Diezelfde dag wordt de kandidaat voorgesteld. De volgende ochtend zit hij op gesprek. ’s Avonds rijdt hij zijn eerste rit.
“Dat is geen uitzondering,” zegt Nathalie Neskens, Algemeen directeur van 24/7drive België. “Als iemand beschikbaar is, zetten wij hem binnen drie, vier dagen aan het werk. En als het kan, de dag daarna.”
Achter die snelheid zit geen toeval. Het zit in hoe het hele recruitmentproces is ingericht. En dat begint en eindigt bij hun recruitmentsysteem: OTYS.
“Onze chauffeurs zijn ook onze collega’s”
24/7 drive is gespecialiseerd in het bemiddelen van chauffeurs, vooral met rijbewijs B, C en CE. Daarnaast leiden ze mensen op richting het chauffeursvak. Maar wat het bedrijf volgens Nathalie echt onderscheidt, is de manier waarop ze met mensen omgaan.
“Onze chauffeurs die wij plaatsen, dat zijn uitzendkrachten, maar ook onze collega’s.”
Dat betekent dat kandidaten geen nummer zijn. Wie binnenkomt op kantoor, wordt persoonlijk ontvangen. Er is aandacht voor de mens achter het cv. Tegelijk moet het proces strak staan. Want in een markt waar snelheid telt, kun je geen stappen missen.
De werkdag begint in OTYS
Bij 24/7 drive België begint de dag met OTYS. De dashboards staan klaar, de rapportages geven inzicht en het team ziet direct waar actie nodig is.
“De dagstart begint in OTYS,” vertelt Nathalie. “Op basis daarvan maken we onze planning en verdelen we het werk.”
Een belangrijk onderdeel daarin zijn de procedure-alerts. Zo is er een duidelijke afspraak: elke sollicitant moet binnen 24 uur gebeld worden. In OTYS word je automatisch gealarmeerd als dit niet gebeurd is.
Eén klik en de volgende stap staat klaar
OTYS automatiseert alle processtappen voor de recruiter, zodat de recruiter tijd heeft voor persoonlijke aandacht met de kandidaat. Een kandidaat uitnodigen voor een gesprek, is volledig geautomatiseerd. Zo verschijnt er automatisch in het systeem wat de volgende stappen zijn.
Je klikt op een nieuwe status in OTYS en daarna:
1. verschijnt automatisch de juiste afspraak
2. staat de mail al klaar
3. worden documenten toegevoegd
4. komt de agenda-uitnodiging in beeld
“Je moet alleen op verzenden klikken in OTYS,” zegt Nathalie. “Je kunt die mail niet vergeten, dat zou bijna knap zijn.”
Van intake tot opstart: alles zit in het systeem
Het hele recruitmentproces is vooraf uitgeschreven en daarna in OTYS gebouwd. Van eerste contact tot plaatsing.
“Wij hebben echt alles op voorhand uitgeschreven: hoe willen we werken? En dat hebben we in OTYS gezet. OTYS is een groot onderdeel van onze recruitment-strategie”
Dat betekent dat iedere stap vastligt. Een recruiter doorloopt het proces niet op gevoel, maar wordt gestuurd door het systeem. Dat maakt het werk niet alleen sneller, maar ook consistenter.
“Je kunt niks vergeten. Anders kun je niet verder.”
Geen losse mails meer tussen teams
Ook buiten recruitment speelt OTYS een centrale rol. Zo werkt een deel van de administratie vanuit Polen. Waar dat vroeger betekende dat er gebeld en gemaild moest worden, loopt dat nu volledig automatisch.
Zodra een kandidaat start:
1. krijgt de administratie een taak om gegevens klaar te zetten
2. daarna volgt automatisch de taak om een contract te maken
3. vervolgens wordt de plaatsing voltooid
Iedere stap wordt pas zichtbaar als de vorige is afgerond.
“Die worden automatisch aangestuurd door OTYS. We moeten daar niet meer voor bellen of mailen.”
Alles op één plek
Bij 24/7 drive België is er geen discussie waar informatie staat. Alles zit in OTYS.
“Wij hebben geen mappen. We hebben niks uitgeprint. Alles staat in OTYS.”
Van rijbewijzen tot klantafspraken en bezoekverslagen. Medewerkers hoeven niet te zoeken in verschillende systemen of documenten. Eén zoekopdracht is genoeg.
“Je moet niet op zeven plaatsen dingen gaan zoeken. Het zit gewoon hier.”
Snelheid in de praktijk
Die structuur maakt het mogelijk om extreem snel te schakelen. Zoals in het voorbeeld dat Nathalie zelf geeft.
Een kandidaat solliciteert, wordt gebeld, uitgewerkt en direct voorgesteld. De klant wil soms zelfs dat ze direct aan de slag gaan. "Kan het gesprek eerder? Kan hij morgen starten?"
Doordat het proces in OTYS snel geregeld kan worden.
“Dan bel ik hem en zeg ik: ga op tijd slapen, want morgen moet je rijden,” zegt Nathalie lachend.
Binnen één dag van sollicitatie naar baan.
OTYS als basis voor keuzes
OTYS stopt niet bij uitvoering. Het systeem levert ook de inzichten waarop 24/7drive stuurt.
Per week ziet het team gemiddeld:
1. 50 tot 60 telefonische screenings
2. 30 tot 40 uitnodigingen
3. ongeveer 30 voorstellingen
4. gemiddeld 12 tot 13 starters
“Het dagelijks sturen gebeurt in OTYS,” zegt Nathalie. “En de langere termijn bepalen we met data uit OTYS.”
Geen tool, maar het fundament
Voor Nathalie is het verschil met andere systemen duidelijk. Waar andere systemen een vaste werkwijze opleggen, sluit OTYS aan op hoe 24/7 drive België zelf wil werken.
“Je kunt OTYS aanpassen aan je eigen flow. Het is dus niet dat je je moet aanpassen aan het systeem.”
En dat is precies waarom OTYS binnen 24/7 drive België zo’n centrale rol speelt.
“Er is geen enkel onderdeel in ons proces waar OTYS niet bij betrokken is,” zegt ze.
Ook weten hoe je OTYS als vertrekpunt gebruikt voor al je recruitmentzaken?
