Eine Recruiting Software, die mitwächst – Wie das Start-up Legal Truffles mit OTYS durchstartet
Jana Sáez García ist die Gründerin von Legal Truffles und spezialisiert auf die Suche und Vermittlung juristischer Talente sowie Legal Support Professionals für Kanzleien und Unternehmen. Durch ihre eigene Erfahrung als Recruiterin in internationalen Wirtschaftskanzleien kennt sie die internen Strukturen genau und weiß, worauf es bei einer erfolgreichen Besetzung ankommt.
Mit Legal Truffles verfolgt sie einen klaren Ansatz: eine moderne und auftragsbasierte Direktvermittlung mit dem Fokus auf New-Work-orientierte Arbeitgeber im Legal und Tax Umfeld. Zusätzlich berät sie auch Kanzleien dahingehend, Angebote zur Vereinbarkeit von Karriere und Privatleben zu etablieren.
Was sie dafür braucht, ist ein System, das diesen Anspruch unterstützt - schlank, flexibel und für ein Start-up geeignet.
Die Suche nach einer Recruiting Software, die nicht im Weg steht
Jana brachte bereits Erfahrung aus der Personalberatung mit und hatte zuvor verschiedene Systeme genutzt, die oft sperrig und wenig benutzerfreundlich waren. Für ihr Start-up suchte sie eine Software, die schnell einsatzbereit, intuitiv und einfach im täglichen Gebrauch ist.
„Es war mir wichtig, ein CRM-Tool zu wählen, das den Anforderungen eines kleinen Unternehmens gerecht wird – übersichtlich, einfach und ohne unnötige Komplexität.“
Bei einem Netzwerktreffen kam sie mit OTYS in Kontakt und bereits nach der ersten Präsentation war sie überzeugt. Im Vergleich zu anderen Anbietern wirkte OTYS nicht überdimensioniert, sondern genau auf das ausgerichtet, was Legal Truffles in der Gründungsphase brauchte: eine durchdachte Recruiting Software, nicht unnötig kompliziert oder teuer und so intuitiv, dass die Bedienung Spaß macht.
„OTYS war für mich perfekt. Es hat mir genau die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit geboten, die ich für den Start gesucht habe. Und vor allem war die Einführung unglaublich einfach. Kein Übermaß an Funktionen, sondern genau das, was ich wirklich brauchte.“
OTYS war für mich perfekt. Es hat mir genau die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit geboten, die ich für den Start gesucht habe. Und vor allem war die Einführung unglaublich einfach. Kein Übermaß an Funktionen, sondern genau das, was ich wirklich brauchte.
Reibungsloser Start dank individueller Betreuung
Die Einführung von OTYS verlief unkompliziert – und das parallel zu Janas Elternzeit. Sie betont, dass man sich jederzeit ihrem Tempo angepasst hat. Der Onboarding-Prozess war verständlich und wurde hervorragend betreut.
„Es war großartig, dass OTYS auf mich und meine Situation einging und das System entsprechend anpasste. Besonders hilfreich waren die One-on-One-Schulungen und die Video-Tutorials, mit denen ich mich ganz in meinem eigenen Tempo mit dem System vertraut machen konnte.“
Die enge Zusammenarbeit mit dem Key-Account-Manager war dabei ein weiterer Pluspunkt. Die persönliche Betreuung und die intensive Einführung haben den Einstieg deutlich erleichtert. Und auch heute noch greift Jana auf die Video-Tutorials zurück, um das System flexibel und bedarfsorientiert weiter kennenzulernen.
Funktionen, die begeistern
Jana ist besonders von der KI-Matching-Funktion begeistert, die ihr hilft, Kandidat*innen und Aufträge schneller und passgenauer zu verbinden. „Im Vergleich zu meinem alten System finde ich es großartig, dass OTYS bereits bei der ersten Eingabe von Aufträgen oder Kandidaten erste passende Vorschläge macht. Das macht den gesamten Prozess deutlich einfacher. Natürlich kann man dann noch weiter in die Feinsuche gehen, aber dass schon erste relevante Matches angezeigt werden, spart enorm viel Zeit und Aufwand. Das ist ein großes Plus!“
Auch die cloudbasierte Arbeitsweise ist ein entscheidender Vorteil: Ob mobil oder am Desktop – OTYS ist jederzeit einsatzbereit. Besonders mit Blick auf die Zukunft, wenn das Team wachsen wird, bietet das System die nötige Skalierbarkeit. „Das System ist wirklich durchdacht und einfach zu bedienen. Besonders die klare Struktur des Dashboards erleichtert mir die Arbeit.“ Das Dashboard lässt sich individuell mit verschiedenen Widgets zusammenstellen – zum Beispiel mit neuen und laufenden Bewerbungen, offenen Stellenangeboten, Kalendereinträgen, Erinnerungen und vielem mehr.
Die drei wichtigsten Kriterien für die Entscheidung für OTYS
Jana hatte klare Vorstellungen davon, was ihr neues System bieten sollte. Die drei wichtigsten Kriterien, die schließlich zur Wahl von OTYS führten, waren:
- Schnelle Einsatzfähigkeit
Für Jana war es entscheidend, ein CRM-Tool zu wählen, das schnell einsatzbereit ist. „Ich wollte keine langen Einarbeitungszeiten oder komplexe Implementierungen, sondern eine Lösung, die mir sofort weiterhilft. OTYS hat mich in dieser Hinsicht überzeugt.“ - Intuitive Bedienbarkeit
„OTYS hat mir mit seiner klar strukturierten und leicht verständlichen Oberfläche sofort gefallen. So macht das Arbeiten einfach Spaß und ich kann mich auf das Wesentliche konzentrieren“, so Jana. - Flexibilität
Außerdem war es für sie besonders wichtig, eine Software zu finden, das flexibel genug ist, um sich an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. „OTYS bietet genau diese Flexibilität und ermöglicht es mir, Funktionen nach Bedarf hinzuzufügen oder anzupassen, ohne die ganze Struktur ändern zu müssen. Das macht es leicht, mit den Veränderungen in unserem Geschäft Schritt zu halten.“
Für alles eine Lösung – Die Zusammenarbeit mit OTYS
Jana empfand die Zusammenarbeit mit OTYS als äußerst angenehm. Schon beim ersten Kontakt fühlte sie sich gut betreut und verstanden: „Es war mir wichtig, einen Partner zu finden, der nicht nur technische Lösungen bietet, sondern auch Interesse daran hat, gemeinsam auf einer partnerschaftlichen Basis Lösungen zu entwickeln, die zum Business von Legal Truffles passen. Das Team von OTYS war stets ansprechbar und hat sich viel Zeit genommen, um meine Bedürfnisse zu verstehen und passgenaue Lösungen zu finden.“
Ein weiterer positiver Aspekt für Jana war die individuelle und lösungsorientierte Betreuung: „Es ist ein großes Plus, dass ich nicht hören muss, dass etwas nicht möglich ist. OTYS findet immer eine Lösung, und das macht die Zusammenarbeit so angenehm.“
Es ist ein großes Plus, dass ich nicht hören muss, dass etwas nicht möglich ist. OTYS findet immer eine Lösung, und das macht die Zusammenarbeit so angenehm.
Ein Blick in die Zukunft
Legal Truffles blickt optimistisch in die Zukunft der Partnerschaft mit OTYS. Für Jana ist das System vielseitig und skalierbar und sie freut sich darauf, es auch mit einem größeren Team weiter nutzen zu können. „Ich habe ambitionierte Ziele und sehe OTYS als eine Plattform, die mir dabei hilft, diese zu erreichen. Die Flexibilität von OTYS gibt mir die Möglichkeit, mit meinem Unternehmen sowohl moderate als auch signifikante Wachstumsschritte zu gehen.“
Ein besonderes Potenzial sieht Jana in den integrierten KI-Funktionen von OTYS, die sie nach und nach stärker in ihre Prozesse einbauen möchte. Schon jetzt profitiert sie von der Zeitersparnis durch automatisierte Vorschläge beim Matching – künftig könnten weitere intelligente Features hinzukommen.
„Mit OTYS sehe ich zahlreiche Möglichkeiten, mit denen ich meine Geschäftsprozesse noch weiter optimieren kann“, sagt Jana zufrieden.
