Wir arbeiten eng mit unseren Kund:innen zusammen, um neue Funktionen zu entwickeln. In Brainstorming-Sitzungen haben wir die Möglichkeit vorgestellt, OTYS auf neue und innovative Weise mit Teams zu verbinden. Diese Integration von Microsoft und OTYS ermöglicht es, Kandidatendaten direkt aus Ihrer OTYS-Datenbank in einem neuen OTYS-Fenster auf Ihrem Teams-Bildschirm anzuzeigen.

Diese Idee wurde in Gesprächen mit Kund:innen sehr positiv aufgenommen und ich freue mich, ankündigen zu können, dass diese Integration im vierten Quartal 2023 verfügbar sein wird.

Diese neue Integration wird es dir ermöglichen, während des Videointerviews den Lebenslauf des Kandidaten bzw. der Kandidatin anzuzeigen, eine Notiz zu schreiben, den nächsten Schritt zu planen oder die OTYS-Interaktionsformulare zu verwenden, um eine strukturierte Interviewmethode wie DIGS, STAR oder eine ihrer vielen Ableitungen zu verfolgen. All dies ist möglich, ohne den MS Teams-Bildschirm zu verlassen, so dass du Blickkontakt mit dem Kandidaten bzw. mit der Kandidatin halten kannst, ohne auf Papier oder einen zweiten Bildschirm schauen zu müssen.

Diese Funktion ist in allen neuen Versionen von OTYS GO! kostenlos verfügbar

Wenn du noch eine ältere Version von OTYS verwendest, wende dich bitte an OTYS Customer Success customersuccess@otys.nl, um zu erfahren, wie du die neue Version erhalten kannst.

Übrigens werden wir die Zoom-Integration später in diesem Jahr mit diesen Optionen aktualisieren. Leider erlaubt Google Meet diese Art der Integration nicht. Wenn Google seine Richtlinien später ändert, werden wir diese Funktion auch für unsere Google-Nutzer hinzufügen. OTYS-Kund:innen können die Indeed Interview Integration nutzen, wenn Teams oder Zoom keine Optionen sind.

OTYS hat 2013 Kanban-Bildschirme eingeführt. Der aktuelle Kanban-Bildschirm ist benutzerfreundlich, aber schwierig zu konfigurieren und steht nur im OTYS-Modul "Stellenangebote" zur Verfügung.

Der neue Kanban-Bildschirm wird von Anfang an in den Stellenangeboten und auch im Kandidatenmodul verfügbar sein. Der Bildschirm kann als Registerkarte angezeigt werden. Es ist auch möglich, verwandte Informationen im Kanban anzuzeigen. Beispielsweise können Kandidat:innen im Verfahrensschritt "Telefoninterview" einen zugehörigen Kalendereintrag anzeigen lassen, und wenn Sie einen einfacheren Bildschirm mit weniger Informationen bevorzugen, kann der Kanban-Bildschirm dem aktuellen Bildschirm ähnlicher sein.

Die neuen Kanban-Bildschirme werden automatisch konfiguriert und im Laufe der Zeit in vielen weiteren Bildschirmen in OTYS Go! eingeführt, wie z.B. in den OTYS-Aufgaben und im OTYS Sales Tracker, um schnell auf Angebote und Leads unserer Vertriebs- und Geschäftsentwicklungsnutzer zu reagieren.

Die neuen Kanban-Boards für Kandidat:innen und Stellenangebote werden ab September 2023 in allen Versionen von OTYS GO! verfügbar sein. Diese Funktion ist in allen neuen Versionen von OTYS GO! kostenlos verfügbar. Wenn du noch eine ältere Version von OTYS verwendest, wende dich bitte an OTYS Customer Success customersuccess@otys.nl, um zu erfahren, wie du die neue Version erhalten kannst.

In Gesprächen mit unseren Nutzern und Nutzerinnen haben wir festgestellt, dass die meisten Bewerbungsgespräche mit Tools wie Teams, Zoom, Google Meet oder Indeed Interview geführt werden. Viele unserer Kund:innen haben wunderschön eingerichtete Besprechungsräume, die jetzt entweder ungenutzt sind oder in geräumige Video-Interview-Räume umgewandelt wurden.

Bei OTYS reagieren wir auf diesen Trend, indem wir neue und verbesserte Tools für die Planung und Durchführung von Videointerviews einführen.

In den kommenden Monaten werden wir mehrere neue Tools einführen, die den Prozess einfacher und schneller machen. Die Interviewplanung wird einfacher und nahtlos in Ihren Outlook- oder Google-Kalender integriert, was eine erhebliche Verbesserung gegenüber den derzeit verfügbaren Integrationen darstellt.

Funktion ist in allen neuen Versionen von OTYS GO! kostenlos verfügbar. Wenn du noch eine ältere Version von OTYS verwendest, wende dich bitte an OTYS Customer Success customersuccess@otys.nl, um zu erfahren, wie du die neue Version erhalten kannst.

Der neue Planer funktioniert nur mit den Terminplanungsfunktionen von M365 oder Google-Kalender und leider nicht mit dem OTYS-Kalender. Die Verbindung des nativen OTYS-Kalenders mit deinem Outlook- oder Google-Kalender ist einfach, und die Connector sind kostenlos zu verwenden. Informationen zur Einrichtung der Verbindung findest du in den FAQ in deinem OTYS-Konto.

Der Einsatz von ChatGPT im Personalbereich ist weit verbreitet. Viele unserer Wettbewerber haben Integrationen mit ChatGPT hinzugefügt und bieten einen KI-gestützten Stellenanzeigen-Editor an. Bei OTYS ist diese Funktion bereits seit einigen Monaten über Partner wie Cortexter und Textmetrics verfügbar.

Natürlich haben wir auch daran gearbeitet, KI-Tools zu integrieren, jedoch haben wir uns entschieden, dies in voller Übereinstimmung mit der DSGVO zu tun.

Deshalb haben wir nicht ChatGPT integriert, sondern OTYS mit GPT integriert. Wir haben unseren eigenen GPT-Server in Amsterdam. Das bedeutet auch, dass alle Ihre Daten in unserer Obhut und innerhalb der EU bleiben. Es besteht keine Möglichkeit, dass Daten, die über OTYS-GPT ausgetauscht werden, öffentlich zugänglich gemacht werden, wie es bei der Verwendung von ChatGPT der Fall sein könnte.

Wir haben uns auch entschieden, nicht nur das "nächste" Stellenanzeigen-Tool zu entwickeln, sondern OTYS-GPT in jeden Bildschirm der neuen Version von OTYS GO! zu integrieren.

Du findest den Assistenten in deinen Stellenanzeigenmodulen, in der E-Mail, auf den Kandidatenseiten, im CRM, bei den Platzierungen usw. Wenn du deinem Kunden oder deiner Kundin beispielsweise einen Lebenslauf vorschlagen möchten, kann OTYS-GPT dir dabei helfen, eine Einleitung für deine:n Kandidat:in zu schreiben, und zwar direkt auf dem Bildschirm, den du gerade verwendest.

In jedem Texteditor-Widget oder Bildschirm des neuen OTYS GO! sehen Sie das OpenAI-Logo, das anzeigt, dass OTYS-GPT für Sie verfügbar ist. Wir haben Optionen zum Zusammenfassen, Übersetzen und Verschönern von Texten hinzugefügt. Zusätzlich zu den Voreinstellungen, die von den OTYS-Entwicklern erstellt wurden, können Sie auch Ihre eigenen Voreinstellungen verwenden, wenn du möchtest.

Der OTYS GPT-Bildschirm wird in den nächsten Monaten eingeführt und in allen Versionen von OTYS GO! verfügbar sein. Wenn du noch eine ältere Version von OTYS verwendest, wende dich bitte an OTYS Customer Success customersuccess@otys.nl, um zu erfahren, wie du die neue Version erhalten kannst.

Ein typischer Tag für eine:n Personalvermittler:in verläuft nicht immer wie geplant. Menschen können unberechenbar sein, und Bewerberinnen und Bewerber bilden da keine Ausnahme. Das bedeutet, dass Personalvermittler:innen, die in einem ATS wie OTYS GO! arbeiten, oft zwischen verschiedenen Bildschirmen wechseln müssen. OTYS GO! verfügt seit vielen Jahren über eine Schnellsuchfunktion. Aber wie das so ist, wurde die alte Schnellsuche wirklich "alt" oder vielleicht etwas "veraltet", je nachdem, wen wir fragten.

Die Verbesserung der Schnellsuche-Funktion in OTYS stand ganz oben auf der Wunschliste vieler Personalvermittler:innen, die OTYS GO! nutzen. Ich freue mich daher, dir mitteilen zu können, dass seit letzter Woche eine komplett überarbeitete Schnellsuche in der neuen Version von OTYS Go! zur Verfügung steht.

Die neue Schnellsuche ermöglicht es dir, von jedem Bildschirm aus einer Suche zu starten und den richtigen Kandidaten oder die richtige Kandidatin, Ansprechpartner:in oder Stellenangebote zu finden, indem du nur wenige Zeichen in die Suchleiste eingibst.

Sobald du den richtigen Kandidaten bzw. die richtige Kandidatin, Ansprechpartner:in, die richtige Stelle oder den richtigen Kunden bzw. die richtige Kundin gefunden hast, kannst du über das neue Menü Schnellaktionen eine Notiz, Erinnerung, Aufgabe usw. erstellen, ohne den Bildschirm, auf dem du die Suche gestartet hast, verlassen zu müssen.

Diese Funktion ist in allen neuen Versionen von OTYS GO! kostenlos verfügbar. Wenn du noch eine ältere Version von OTYS verwendest, wende dich bitte an OTYS Customer Success customersuccess@otys.nl, um zu erfahren, wie du die neue Version erhalten kannst.

Übrigens: Das in der Schnellsuche eingeführte Quick Action-Menü wird in vielen neuen oder verbesserten Funktionen von OTYS GO! enthalten sein.

Viele von euch werden wahrscheinlich feststellen, dass die Arbeit als Personalvermittler:in bedeutet, ständig "gestört" zu werden. Zumindest liegt das oft in der Natur der Sache. Personalvermittler:innen haben mit Menschen zu tun, und Menschen sind launisch. Das bedeutet, dass Personalvermittler:innen zwischen den Dateien wechseln müssen, während unerledigte Aufgaben in deinem Gedächtnis verweilen.

OTYS führt die neue Funktion "OTYS History" ein. Diese Funktion zeichnet automatisch auf, welche Bildschirme und Funktionen Sie im Laufe des Tages verwendet haben, um eine einfache Navigation zu den relevanten Stellenangeboten, Kandidat:innen, Kund:innen und mehr zu ermöglichen.

Diese brandneue History-Funktion geht noch einen Schritt weiter und verfolgt, woran du gearbeitet hast. Vielleicht hast du gerade an einer Notiz oder einem Lebenslauf für einen Kandidaten oder einer Kandidatin gearbeitet. Oder du erhältst einen Anruf von einem Kunden oder einer Kundin und musst auf die Kundenakte zugreifen. All diese Aktionen werden von deinem persönlichen OTYS-Speicher aufgezeichnet. Wenn du eine Kundenanfrage bearbeitest, kannst du schnell von der Kundenakte zu dieser speziellen Notiz in der Kandidatenakte zurückkehren. Am Ende des Tages wird dein persönlicher OTYS-Speicher gelöscht, so dass du am nächsten Morgen mit einem sauberen Bildschirm beginnen kannst.

Als wir die Tageshistorie einer kleinen Gruppe von Kund:innen zum Testen vorlegten, erfuhren wir schnell, dass Personalvermittler:innen an einem Tag sehr viele Dateien abrufen. Das wichtigste Feedback der Personalvermittler:innen, die das System nutzten, war, dass wir eine Suchfunktion hinzufügen sollten. Und genau das haben wir getan: Die Tageshistorie ist in der neuen Version von OTYS GO! auf jedem Bildschirm verfügbar.

Diese Funktion ist in allen neuen Versionen von OTYS GO! kostenlos verfügbar.

Wenn du noch eine ältere Version von OTYS verwendest, wende dich bitte an OTYS Customer Success customersuccess@otys.nl, um zu erfahren, wie du die neue Version erhalten kannst.

Noch ein Tipp: In OTYS GO! ist es möglich, mehrere Bildschirme zu öffnen, um den Überblick über deine Arbeit zu behalten. Obwohl dies eine großartige Funktion von OTYS GO! ist, kann es die Leistung Ihres Laptops verlangsamen, wenn du den ganzen Tag über viele Bildschirme geöffnet hast. Die Verlaufsfunktion reduziert die Notwendigkeit, mehrere Bildschirme geöffnet zu haben. Basierend auf Rückmeldungen von Nutzer:innen sind im Durchschnitt 3 bis 4 Bildschirme ausreichend. Die Verwendung der täglichen Historie ermöglicht nicht nur eine einfachere und schnellere Navigation, sondern stellt auch sicher, dass dein PC während deines Arbeitstages schnell bleibt!

Wir sind stolz darauf, die Einführung einer neuen Version von OTYS GO! mit neuem UX-Design, Farbschema und verbessertem Schnellzugriffsmenü ankündigen zu können.

Die neue Version von OTYS GO! ist moderner und für einen späteren Dark Mode vorbereitet.

Es gibt viele kleine und große Verbesserungen. Die neue Version ermöglicht es uns, neue Funktionen wie Schnellsuche, Instant Match und Tageshistorie einzuführen und die Navigation durch die Anwendung mit einem einheitlichen Farbschema zu vereinfachen.

Die aktuelle Version von OTYS GO! hatte zwar viele Farben, aber keine spezifischen Farben für jedes Modul. Dies kann insbesondere für neue Nutzer:innen verwirrend sein. In der neuen Version hat jedes Modul eine eigene Farbe, die im Menü, Dashboard, Listenbildschirm und Detailbildschirm verwendet wird. Auf diese Weise können Sie jederzeit leicht erkennen, wo du dich gerade befindest.

Die neue Version von OTYS GO! wurde in den letzten 6 Monaten von mehr als 1500 Nutzern ausgiebig getestet. Ab dem 1. September steht sie allen Nutzern und Nutzerinnen zur Verfügung. Wenn du die neue Version schon früher nutzen möchten, lass es uns bitte wissen. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, können die Nutzer:innen zwischen der aktuellen "alten" Version und der neuen Version von OTYS GO! wechseln. Wenn sich alle Nutzer an die neue Version gewöhnt haben, wird die alte Version endgültig deaktiviert.

Die neue Version wird in allen Versionen von OTYS GO! kostenlos zur Verfügung stehen. Wenn du noch eine ältere Version von OTYS verwendest, wende dich bitte an OTYS Customer Success customersuccess@otys.nl, um zu erfahren, wie du die neue Version erhalten kannst.

Die Rekrutierung der richtigen Mitarbeiter war selten zuvor so schwierig. Und in einem derart angespannten Arbeitsmarkt ist es wichtig, mit seinem Stellenangebot aufzufallen. Heutzutage gibt es bis zu viermal mehr freie Stellen als Arbeitssuchende. Wie erreichen Sie mehr Erfolg bei der Personalbeschaffung? Indem Sie wissen, wo sich Ihre Kandidaten aufhalten und auf welchen Kanälen Sie die größten Erfolgschancen haben. Um Ihnen zu helfen, Ihre Ziele zu erreichen, die richtige Mischung zusammenzustellen und Sie dabei zu unterstützen, die richtigen Entscheidungen zu treffen, analysiert OTYS jedes Jahr die Leistung der wichtigsten Rekrutierungsquellen seiner Kunden.

Welches sind die wichtigsten Kanäle für die Anwerbung neuer Mitarbeiter?

Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse. Der vollständige Source of Hire-Bericht liegt uns noch nicht in englischer Sprache vor, aber wir sind sicher, dass diese Einblicke in den niederländischen Markt dennoch einige interessante Erkenntnisse bieten!

Der Source of Hire-Bericht untersucht die Beschaffungskanäle, die zur Einstellung neuer Mitarbeiter genutzt werden. Dabei betrachten wir die folgenden drei Schlüsselmetriken:

  • Gewinnung von (neuen) Talenten durch maximale Sichtbarkeit der Stellenausschreibung
  • Umwandlung von Talenten durch optimale Anziehungskraft der Stellenausschreibung
  • Einstellung von Talenten durch die richtige Platzierung von Stellenangeboten in Ihrer Zielgruppe

Und was können wir sehen? Für jede Phase und für das Erreichen jeder Schlüsselkennzahl ist ein anderer Kanal besser geeignet. Eine Suchmaschine wie Google ist am besten geeignet, um Website-Traffic zu Ihren Stellenangeboten zu generieren. Soziale Medien eignen sich besser für die Anwerbung von Kandidaten. Aber insgesamt bleibt Indeed die wichtigste Einstellungsquelle für OTYS-Kunden.

Der Trend im Laufe der Jahre

Neue Mitarbeiter einzustellen ist das Ziel. Seit 2018 liefert Indeed den Großteil aller Einstellungen für OTYS-Kunden. Drei Jahre in Folge macht die Jobbörse mindestens 50 % aller eingestellten Kandidaten aus. Als Suchmaschine sticht Google nach wie vor hervor. Obwohl sie in den letzten Jahren Anteile verloren hat, entfallen immer noch 14 % aller Einstellungen auf sie. Linkedin und Facebook sind die führenden Social-Media-Kanäle, und die Nationale Vacaturebank schließt in diesem Jahr die Top 5 ab.

Die Investition in Verbindungen erweist sich als fruchtbar

Die intensive Zusammenarbeit zwischen OTYS und Indeed zahlt sich aus. In den letzten Jahren haben wir diese Verbindung zwischen OTYS und der Jobbörse immer weiter ausgebaut. Als erster niederländischer Anbieter von Rekrutierungssoftware waren wir Star Partner von Indeed (jetzt umgewandelt in Official Silver Partner). OTYS Remote Apply ermöglicht es zum Beispiel, sich direkt bei Indeed zu bewerben. Laut Indeed führt dies zu 30% mehr Klicks auf Stellenangebote durch Kandidaten. Die Stellenangebote und Kandidaten werden auch automatisch zwischen OTYS und Indeed synchronisiert, so dass Sie immer mit den aktuellsten Informationen und Kandidaten versorgt werden.

Das Endergebnis?

Ein Anstieg der Anzahl hochwertiger Bewerber bei OTYS. Ohne die Aktivierung von OTYS Remote Apply liegt der Anteil der Bewerber über Indeed bei 28%. Wenn wir jedoch Bewerbungen direkt auf der externen Jobbörse einbeziehen, steigt der Anteil auf überwältigende 47 %.

Machen Sie die Konversionsrate zu Ihrer obersten Priorität

Die Bestimmung der Effektivität einer Rekrutierungsquelle ist für die erfolgreiche Anwerbung von Bewerbern unerlässlich. Eine der wichtigsten Kennzahlen zur Messung dieser Effektivität ist die Konversionsrate.

Vom Stellengesuch bis zur Vermittlung

Wenn wir uns die Konversionsraten ansehen, können wir feststellen, dass die Quellen, die relativ wenig Verkehr erzeugen, die höchsten Konversionsraten aufweisen. Und sie sind oft billiger als die großen Websites. Umso mehr lohnt es sich, sich auf die spezialisierteren Stellenbörsen zu konzentrieren, z. B. für technische Stellen oder Zeitarbeit.

Betrachtet man die Konversionsrate von der Bewerbung bis zur Vermittlung, so war vor allem joof.nl im Jahr 2022 äußerst erfolgreich. Weitere Quellen mit einem hohen Anteil an hochwertigen Bewerbern: freelance.nl, adzuna.nl, marktplaats.nl und roc.nl.

Experimentieren Sie weiter mit Ihrem optimalen Mix

Letzten Endes hängt die optimale Mischung ganz von Ihrer Branche, Ihren Zielen und sogar von Ihrer spezifischen Stellenausschreibung ab. Wir hoffen, dass Ihnen diese Erkenntnisse als Hilfe dienen können.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um mit einem unserer Customer Success Manager zu besprechen, wie Sie das Beste aus unserer Software herausholen können. Zum Beispiel, wenn Sie OTYS Remote Apply noch nicht aktiviert haben. Oder wenn Sie mehr über unser Multipost-Netzwerk wissen möchten.

Wir wünschen Ihnen viel Glück!

ChatGPT und Textmetrics: Mischen Sie die beiden für die besten Ergebnisse!

Brandneu und sofort einsatzbereit: Textmetrics wurde völlig neu gestaltet. Und nicht nur das: Sind Sie bereit für die Zukunft der Personalbeschaffung? Machen Sie sich bereit!

Sicherlich haben Sie schon von ChatGPT gehört. Ein Tool, mit dem Sie schnell und einfach Inhalte erstellen können, um Ihre E-Mails ein wenig witziger zu gestalten, oder das Sie bei der Erstellung Ihrer Einkaufsliste für das Abendessen mit Ihren Freunden völlig entlastet. Superpraktisch, natürlich!

Aber wie hilft Ihnen KI beim Verfassen Ihrer Stellenausschreibungen?

Ganz einfach: durch die Kombination von ChatGPT mit den intelligenten Algorithmen von Textmetrics!

Schritt 1. Bitten Sie ChatGPT, eine knallharte Stellenbeschreibung für Sie zu schreiben.

-> Klingt ein bisschen generisch, finden Sie nicht? In der Tat, das ist es! Es fehlt etwas mega Wichtiges, und zwar: Das Employer Branding und der Tonfall Ihres Unternehmens!

Schritt 2. Sie kopieren also den Text in Textmetrics und erhalten sofortiges Feedback und Verbesserungsvorschläge. Ja, wow! Alles markengerecht, geschlechtergerecht und lesbar für Ihre Zielgruppe.

Schritt 3. Es ist kaum vorstellbar, aber wir machen es Ihnen noch einfacher. Wir arbeiten derzeit intensiv daran, ChatGPT in Textmetrics zu integrieren, damit Sie alle Ihre Texte an einem Ort verfassen können!

Entspannen Sie sich, die KI der Zukunft übernimmt das Denken für Sie.

Möchten Sie mehr über Textmetrics erfahren und wie es Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen kann? Besuchen Sie unsere Website hier.

What came first? The shortage of staff or the shortage of recruiters? With the labor market tightening, which has only worsened since the corona pandemic, the demand for recruiters has also consistently increased.

More work, less recruiters

Back in 2021, Indeed reported that the demand for staff-recruiters was up 90% from the previous year. In fact, the demand for recruiters was as much as 42% higher than before the pandemic. A trend LinkedIn further confirmed in their report. In 2021, there were 6.8 times more recruiter jobs posted on the business social media platform. And, although this trend line seems to be slowing down somewhat in 2023, the demand for recruiters still seems to be higher than in other industries. This is partly explained by the fact that the demand for sufficient and most preferably good staff is still (too) high.

The flexible employment agent

Fortunately, technological developments are such that we are massively automating and robotizing to cope with these shortages. The shortage of labor migrants has, for example, lead to the use of robots for picking tomatoes in more and more places. In the transport sector, you see that manual order picking is disappearing at an accelerated rate, according to Han Mesters of ABN AMRO.

Employment agencies will also have to be flexible and adapt to the (now not so) new situation. This means not only offering other forms of contracts, but also making smart use of their own resources. For example, using smart tools to fill in the gaps can already help you avoid losing any potential new employees and make the most out of all opportunities.

Everything automated from the start

By looking at what areas of the recruitment process can be automated, a company can easily save a lot of time. Then don't just examine the back end of your process, such as putting candidates through to your possible compensation package, but start the optimization process at the beginning. As a recruiter, you can spend a lot of time scouring various channels when you want to be doing what you're really good at: contacting candidates.

Parties such as TheRecruitBoosters, NIXZ and Dora can help with this. They specialize in the first contact with (latent) job seekers. They search for candidates online and can even start the first contact with a candidate. The only things you have to handle yourself are the campaigns.

Better chance for job placements

With an integrated hunt & select functionality, you make the most of your candidates with the least amount of effort. For example, OTYS has special match functionalities built in, allowing you to create shortlists within a few clicks and easily link candidates to jobs. Missing contact information? That’s not an issue with a tool like precontacttool, which easily retrieves phone numbers and e-mail addresses online.

Partners like TheMatchBox can further help cast your net even wider. Their search engine makes sure you spend even less time searching. An example of a real time-saving solution: in NIXZ's plugin (SimpleRecruiter), theMatchBox can immediately show you how this candidate matches with vacancies in the ATS system. That’s before adding them to the OTYS system with the push of a button.

From crawling to standing with a good ATS

The entire recruitment process falls and stands with a good ATS. If you're still working with an Excel or outdated software, you can have so many tools at your disposal: it won't work for you. 
An ATS like OTYS already contains a lot of functionalities to make a large part of your process easy. OTYS also connects to all the parties mentioned above and more, so you can always keep working efficiently and effectively. Operate all the different activities which you can operate from one central location. You start a search on LinkedIn from OTYS, introduce a candidate within the procedure module, vacancies are loaded via a widget within OTYS and you complete the contact details with the push of a button.

Want to know what OTYS can do for you? Feel free to contact us. We are happy to discuss the possibilities for your organization.

The best ideas often spawn out-of-the-blue. The proof: the new OTYS on the Go! app. "It all started when we sat together one time," begins Mart Borghuis, Developer at OTYS Recruiting Technology and lead developer of the application. "We said to each other: why don’t we try to build an app that performs all the tasks in one and that 'just' works simply." That very same day he started building the app. One year, two designs and several rounds of feedback later, OTYS' new application is in all the app stores. But, if it is up to Mart Borghuis and Jonas Stolk, UI/UX Designer at OTYS, they are far from finished.

From brainstorm session to concept

For years, OTYS offered separate apps. Less practical for OTYS users, and the apps were also causing OTYS some headaches. "For people who used the previous apps, this new app must be a big shock," Jonas says with a laugh. "You actually get a look and feel that belongs to this day and age."

Within a week there was already a first draft that allowed people to see e-mails and other simple things. "It wasn't even an official project we were going to do yet. It was just an idea," says Mart, who studied application development. "I just started working on a first outline myself. Soon I discovered that it was pretty easy and we could make it. That's how it all started, and it has now become the application it is."

"Mart first investigated: what can and should it do?" adds Jonas, who later joined the development of the OTYS on the Go! app as a designer. That Mart can do a lot is evidenced by the fact that he single-handedly built the current app in a tight six months. "That's the beauty of OTYS. We're given freedom and he doesn't tie us down to things. He says, 'just build the prototype your way,” says Mart talking about Bert, the CEO.

A clever piece of engineering work

That an application should support the work process is a given. However, this was not always the case with the previous applications. "The old apps were used by quite a reasonably amount, but often a component broke down or something didn't work, yet again," Mart says. "It then also became costly, both money and timewise, to fix these issues. We needed developers with separate competencies to develop for both IOS and Android, which meant that it took a lot of time to fix small problems."

The new application runs as a PWA (Progressive web application), which means it is developed in a language that all operating systems are familiar with, namely web. This way, it is built for one platform and then deployed on multiple operating systems at the same time. "This way you don't have to write separate Android and IOS code, but one application that works on both devices. An additional advantage," Mart explains, "is that with this variant you merely have to change something in one place to solve a problem for all platforms. You save a lot of time and you can develop much faster." Because the apps are packaged specifically for IOS or Android, you can download the new OTYS on the Go! app from both the App Store and Google Play Store.

Something both men point to as a nice piece of engineering are the dossiers. "Visually not very cool, but technically it's constructed in an awesome way," says Jonas. "The fact that you can easily search through it is incredibly cool," agrees Mart. "After all, you have a file in candidate detail, but also in a vacancy. You build dossiers in a relation contact, but also in a relation. The fact that this works generically for all entities in OTYS is really fantastic."

Designed with the Best Practices in mind

With a degree in Communication and Multi Media Design, Jonas was the right person to take charge of the design of OTYS on the Go! "Since my start at OTYS in 2019, I have mainly designed recruitment websites. You do create a mobile design for those, but this is really different. There are a lot of functionalities in OTYS Go!

The app is basically a light version of the main application. OTYS Go! is, of course, a desktop application with a broad ratio. You have to know how to compress this into a mobile design. In this process, information will drop out." Partly for this reason, they discussed every aspect with OTYS' product management team.

For the app's design inspiration, Jonas looked for best practices within the field. "An app consists of many different little parts. A search hook, a list view, cards that hold information. You have floating action buttons, an app's most prominent add button, menus, etc. "I used inspiration from all the big well-known apps to create a strong modern design." What Jonas is most proud of? The calendar in the app. "How the calendar is going to look in the next update, that's really sleek. That's just a good equivalent of the Google Calendar."

Our eyes are on the future

Their ambitions are not yet fulfilled. "We have now built a live prototype based on the techniques and code languages I know. Now we are improving that as well."

Mart learned the latest variant of the Angular Framework last year, and the next update that will come out early this year is built within this framework. “Visually not much changes for the user, but the app is much more scalable and a lot faster.” Jonas interrupts Mart to say that they do in fact have design improvements in the new version. 

What does scalable mean according to Mart? By building the app within a framework, everything is a lot more scalable. All elements are reusable, and therefore it takes less time to build new parts. We can simultaneously build in the same application with multiple developers without getting in each other's way. If there is a new development in recruitment, we can act on it even faster now.

The app is also a valuable addition to the main OTYS Go! application. "The new version of OTYS Go!, is built in the new code language. The mobile app is built as a mini Go!" says Mart. "The advantage is that it allows us to use new techniques, new ways, to deal with data and to present something to users which they can easily try out. And to do it in a way so it doesn't disturb our customers, but can still be easily built into the main software."

Ambassadors of their own app

They themselves are also enthusiastic users of the new app. "We are obviously not recruiters, so we don't use the CRM or job applications much ourselves," says Jonas. For example, Jonas checks the calendar to see if it is necessary for him to come to the office the next day because of an appointment, "without having to open and start my laptop again." Mart, in turn, uses it to create reminders for himself. "When I have a eureka moment on th

We've all experienced it once. You got a bill from, let's say, your energy company that you don't quite recognize. So you think: I'll get in touch with the company. You navigate to the website, you log in, click on the customer service icon and you are presented with a chatbot: 'describe your problem in a few short sentences'. You write a short description with your question, but you always get the answer: “Sorry, I do not understand your question. Can you type it in a different way?” Well... no! Besides the bill, you are now also stuck with a feeling of frustration.

This is the exact opposite of what a chatbot is supposed to do. You want a chatbot to contribute to the candidate experience in a positive way. To quickly give the user an answer or quickly tell the applicant the status of their application. In this blog, we'll give you some tips for writing texts (conversational copywriting) for a chatbot to make your chatbot a definite hit and not a miss.

Tip 1: Give your chatbot a clear personality

A conversation with Annie is not as informative as a conversation with Lisa tends to be. And a chat with Harry is not nearly as funny as a chat with Melvin. This is exactly the same when talking to chatbots. Just like how your brand has a personality (archetype), the chatbot should also be an extension of the brand with a consistent brand voice.

Always keep this personality in mind when writing for the chatbot. You want it to have a recognizable tone-of-voice. The bot has to sound almost human. And you can only do that if you give it a personality. After all, the way you address a candidate can make all the difference between a successful job application or not.

Here you can find the definitions of all the twelve different brand archetypes, if you want a little refresher course.

Tip 2: Write in colloquial language

Unlike what you learned in school, you will have to completely abandon all official writing rules.

Starting sentences with And? Totally fine!

Using 'annoying' filler words like: uh, yes, actually, just? Definitely do it!

That just adds that extra touch of personality and human character.

How do you make sure you apply this correctly and say the right things? First speak your conversations out loud before you write them down. Have real conversations first, with colleagues for example, and put them on paper verbatim. Also, don't be afraid to make the occasional tongue-in-cheek comment, even if it seems off-topic. In real conversations, you also occasionally digress. No one goes through a conversation completely humorless. Or, at least, almost no one.

Tip 3: Don't hesitate to put words in the candidate's mouth

Whereas our psychologist might teach us not to fill in for someone else, I advise you to do the exact opposite for the chatbot. You want to know exactly what a user is going to say so you can anticipate it. When you think all possible scenarios through as far ahead as possible, you also have an appropriate answer ready for all possible questions.

One way to make sure you stay in control of a conversation is to ask lots of questions. This way you can steer the conversation. Using simple action buttons, you give the candidate control, but within the framework you set.

It can happen that a conversation does not go well. That the bot does not understand a question. Again, prepare appropriate and varied responses so you can get the conversation back on track. Does it still not work? Then you can always have a "real person" take over the conversation.

Tip 4: Get experts on chatbots and Conversational Copywriting to contribute ideas

We all think we know how to have a conversation. I mean, we do nothing else all day long. Right?

However, nothing could be further from the truth. At least, that's my (not so) humble opinion. After all, it pays to admit when something is not your field of expertise. That is also the reason why OTYS focuses on the core of recruitment software, and links with all kinds of expert partners for a complete package. We don't say Jack of all trades, but master of none for nothing.

We believe in the power of chatbots and therefore we link with various specialists in the field of chatbots. That's why we partner with companies such as Joboti and NIXZ. The most recent addition to our impressive list of partners: Dora from Happy Recruiter.

The recruitment robot Dora was developed by Happy Recruiter to connect with candidates as well as maintain contact with them. Create an almost instantaneous bond of trust with the use of an AI-driven chatbot.

And as a final tip: keep improving your bot

The last game is not fought at the facility. Stay critical. Let other people walk through the chatbot. Keep expanding and honing the bot's vocabulary.

Is there still a hitch? Does a conversation unexpectedly go less smoothly despite all efforts? Does the bot have to endure answers to which it has no answer? Learn your lesson and write better, smarter and wittier answers.

Don't have a chatbot yet, but are you interested in it? Please contact us and we will help you build the perfect recruitment solution for you. You can do this by sending us an email, filling in the contact form or by giving us a call.