HRC International se dirige vers un processus entièrement automatisé.
Le voyage vers un parcours de candidature entièrement automatisé a commencé pour Floris Drabbe, PDG de HRC International, avec un article sur les pizzas. La pizza en elle-même n'a pas été ce qui a attiré son attention, mais plutôt les nombreux points de contact entourant la commande. En moyenne, vous recevez des notifications sur l'état de votre commande de pizza six fois. "Et c'est pour quelque chose d'aussi banal qu'une pizza. Pour un événement aussi important que le changement d'emploi, vous devez parfois attendre deux semaines pour avoir des nouvelles", a déclaré Drabbe. Il pensait que cela devait s'améliorer. Et cela s'est effectivement amélioré!
Des processus efficaces de toutes les manières possibles
"Nous sommes clients d'OTYS depuis 2013, et j'ai toujours été à l'affût de l'innovation", déclare Floris Drabbe à propos du début du projet d'automatisation. "L'expérience du candidat est particulièrement importante, et elle est devenue encore plus cruciale ces derniers temps. La génération actuelle veut tout rapidement, rapidement, rapidement. Ils veulent que tous les processus soient aussi efficaces que possible, et il n'est plus acceptable que les choses prennent autant de temps. Ils veulent avoir des nouvelles en deux minutes." Depuis 1995, HRC International met en relation des chaînes hôtelières avec des stagiaires et des jeunes professionnels. Initialement, il s'agissait uniquement de candidats européens et d'hôtels américains, mais au fil des années, HRC International a étendu ses opérations à l'échelle mondiale. Une entreprise à vocation internationale comme celle-ci comporte de nombreux processus complexes.
Cependant, les processus complexes ne posent aucun défi pour la solution logicielle XA Flow. Depuis 2019, la plateforme d'automatisation est partenaire d'OTYS Recruiting Technology, intégrant de manière transparente les logiciels de recrutement avec diverses autres applications via des connecteurs. "Nous sommes très flexibles pour incorporer des éléments pour le client. Et cela peut être assez complexe", déclare Yannick de Vries, chef de projet chez XA Flow. Dans une entreprise comme HRC International, le parcours du candidat pour un stagiaire ou un jeune professionnel peut commencer par une candidature sur le site web, mais il ne se termine pas tant qu'ils ne sont pas revenus de leur stage à l'étranger. HRC International souhaitait optimiser entièrement et automatiser ce parcours. Floris s'est associé à Bernhard Peters, consultant chez OTYS, et à Yannick de XA Flow pour développer davantage ce processus.
"Nous sommes très flexibles pour intégrer des éléments pour le client, et il peut certainement y avoir une certaine complexité impliquée."
Un parcours du candidat en trois modules
Floris n'était pas du tout mal préparé. Armé de plusieurs pages de notes, il a expliqué de manière éloquente les subtilités du processus de HRC International. C'était important car chaque action a des implications. Une lettre d'offre, par exemple, pourrait être acceptée ou refusée, entraînant différentes ramifications. "Ce que XA Flow a très bien fait, c'est de représenter visuellement ce flux de travail", explique Floris. "C'était très agréable à travailler. Et ensuite, nous avions des appels de rattrapage chaque semaine à trois." Cela a finalement abouti à trois "modules" différents : 1) le module de candidature, 2) le module de documents, et 3) le module de synchronisation. "Nous avons essayé d'automatiser tout ce que nous pouvions", explique Yannick à propos des modules de HRC. "Du point d'entrée, comme par le biais du site web ou d'un système de gestion des fournisseurs, à la fin où nous envoyons quelqu'un vers le système suivant, qui dans leur cas est Orion. Nous essayons d'automatiser toutes les étapes intermédiaires."
Yannick: "Nous faisons cela, par exemple, sous forme de rappels, de sorte que la partie 'envoi de messages' prenne moins de temps aux consultants, et ils peuvent se concentrer sur les conversations et la recherche de candidats. Et ce qui rend XA Flow unique par rapport à d'autres plates-formes, c'est que nous pouvons travailler avec plusieurs plateformes. Nous pouvons envoyer des courriels et des messages WhatsApp. Ainsi, HRC International peut adapter précisément le parcours du candidat en fonction des besoins de leurs candidats." Les consultants de HRC peuvent maintenant initier des actions de suivi en fonction des statuts spécifiques des candidats et des procédures. Cela pourrait impliquer l'envoi d'une première invitation pour un appel introductif, la demande de documents, ou même le transfert d'un candidat accepté vers leur autre logiciel avec les actions correspondantes. Le flux de travail de XA Flow, à son tour, tient le consultant informé du statut actuel.
Fiers des Résultats Initiaux
Les recruteurs ont immédiatement adopté le premier module (candidature), selon Floris : "Avec ce que nous avons fait jusqu'à présent, les consultants remarquent déjà beaucoup moins d'abandons. Auparavant, les candidats recevaient une confirmation de leur réunion introductive programmée, mais maintenant ils reçoivent également un message le matin disant : 'Hey, n'oubliez pas. Vous avez votre réunion introductive avec Gerrit aujourd'hui.' Ils reçoivent ensuite un rappel supplémentaire 20 minutes et 2 minutes avant. Alors que les recruteurs avaient souvent l'habitude de rester devant leur ordinateur en attendant que quelqu'un se présente, cela se produit beaucoup moins maintenant. La conversion de la candidature à la première réunion introductive a considérablement augmenté."
Le focus du premier module est principalement sur l'interaction avec le candidat. Floris dit: "Le fait que nous communiquions davantage est déjà formidable !" Mais lorsqu'on leur demande de quoi ils sont le plus satisfaits, ils mentionnent tous les deux le module des documents. "Je pense que le gestionnaire de documents va nous faire gagner beaucoup de temps. Maintenant, avec une sélection multiple dans OTYS, vous pouvez indiquer quels documents nous avons besoin. C'était généralement très intensif en travail. Vous deviez revenir sans cesse vers le candidat. 'Ont-ils téléchargé quelque chose ? Non, toujours rien.' Maintenant, avec un flux de rappels, vous rappelez automatiquement au candidat chaque fois. Et espérons-le, ils téléchargent ce dont ils ont besoin."
Une partie de ce flux que Yannick qualifie de 'peut-être moins glamour' mais techniquement intéressante est l'assistant d'option de calendrier (COW). Il s'agit du planificateur de rendez-vous d'OTYS, permettant au candidat de planifier un appel introductif dans le calendrier du consultant. "Nous extrayons le lien de planification de l'e-mail et l'envoyons au candidat via WhatsApp. Nous le sauvegardons, et trois jours plus tard, nous vérifions si un rendez-vous a été planifié. Sinon, nous renvoyons le lien et demandons s'ils pourraient bien planifier un rendez-vous", explique Yannick. "Un casse-tête techniquement intriguant!"
Un partenariat triangulaire réussi
Le succès du projet est largement attribué à la relation harmonieuse entre les trois parties. "C'était vraiment un partenariat triangulaire. Les aspects techniques étaient principalement entre OTYS et XA Flow", explique Floris. "Et cela comporte ses propres défis. Parce que vous avez un certain nombre d'heures disponibles et la flexibilité des horaires des gens. Tout le monde est occupé, et vous dépendez fortement les uns des autres. Mais il vaut mieux prendre plus de temps et être minutieux que de se précipiter."
Du côté de HRC International, l'expertise d'OTYS et de XA Flow est vivement saluée. Yannick, quant à lui, applaudit le travail réalisé par Floris. "Il s'agit souvent de trouver un équilibre entre ce qui est techniquement possible, ce qui est perçu, et ce que pensent les collègues. Floris, par exemple, ne travaille pas avec OTYS tous les jours", explique Yannick. Selon lui, c'est d'autant plus impressionnant que Floris avait réfléchi très minutieusement aux étapes qu'un candidat et un consultant traversent.
"Mais ce qui peut être difficile", ajoute Floris, "c'est quand vous testez et que vous tombez sur quelque chose et que vous pensez, 'pourquoi faisons-nous cela de cette manière ?' Ensuite, vous découvrez que vous avez convenu de cela il y a trois mois." Avec un sourire, il ajoute que heureusement, Yannick avait bien tout suivi dans les courriels et les notes.
"The fact that we're communicating more again, I find really cool! I think that document manager will save a lot of time. You can now indicate yourself within OTYS which documents we need. Normally, that's quite labor-intensive. Now, with a reminder flow, you ensure that the candidate automatically receives a reminder every time."
Cela nous donne envie d'en savoir plus
Si cela dépend de Floris, ils n'en ont pas fini avec l'automatisation, et il reste encore beaucoup de potentiel à exploiter dans le futur. "La chose amusante, c'est que, au cours du processus de l'année écoulée, votre entreprise change naturellement. Il y a certaines étapes maintenant que je n'ai pas incluses dans mon flux initial, que j'aimerais ajouter." De plus, il ajoute que si les autres modules sont accueillis avec le même enthousiasme que le premier, il veut certainement automatiser le processus pour leur division des visas également. "Lorsqu'une personne est embauchée par le client, le candidat est envoyé à Orion. Ensuite, à partir d'Orion, un tout nouveau flux commence, comprenant la signature des documents de stage, la planification des visites au consulat, et plus encore. Donc, c'est en fait un peu étrange que le flux WhatsApp s'arrête lorsqu'ils sont embauchés, et la communication par courriel recommence. Il serait logique de le synchroniser à l'avenir !"
Pour les agences de recrutement ou d'autres entreprises, Floris a encore un conseil à partager. À savoir, "assurez-vous d'avoir le temps pour cela. Veillez à ce que vous et d'autres personnes puissent vraiment consacrer du temps au projet. Naturellement, vous devez tester le projet sous différents angles et points de vue. En tant que candidat recevant, mais aussi du point de vue du client et du consultant en carrière. C'est assez conséquent." Mais ensuite, vous aurez quelque chose !
"Je trouve toujours merveilleux lorsque nous pouvons faire gagner beaucoup de temps aux gens sur des choses qu'ils n'apprécient pas tant. Ou sur des choses pour lesquelles ils n'ont pas nécessairement été embauchés. Que le travail moins agréable se fasse maintenant complètement automatiquement," déclare Yannick.
Vous voulez libérer plus de temps pour vos consultants comme HRC International ? Vous souhaitez que XA Flow collabore avec votre entreprise pour trouver des moyens d'économiser du temps tout en améliorant simultanément l'expérience candidat ? Alors, contactez-nous, et nous serions ravis de discuter avec vous. Vous pouvez le faire en envoyant un e-mail à customersales@otys.nl.
