Release Notes November 2024

AI Data Verrijking

Dark Mode

Verbeteringen in Kandidaten module

OTYS AI ASSISTANT: Data verrijking

De laatste aanvulling op de OTYS AI Assistent is het automatisch aanvullen van Match Criteria. Na de november release zullen we dit geleidelijk uitrollen voor alle klanten. Je ziet een 'AI Assistent' icoon.

OTYS AI ASSISTANT: automatisch matchcriteria toewijzen

Naast het handmatig goedkeuren van voorgestelde Match Criteria om toe te wijzen aan je Kandidaten of Vacatures, is er nu een optie om alle suggesties automatisch te accepteren.

OTYS AI ASSISTANT: Filter op toegewezen criteria

In de modules Kandidaten en Vacatures kan AI Dataverrijking u helpen om Match Criteria toe te wijzen. De suggesties kunnen handmatig of automatisch worden goedgekeurd. We hebben een filter 'Open AI Suggesties' toegevoegd om te zoeken naar Kandidaten en Vacatures waar suggesties nog 'open' zijn en goedgekeurd moeten worden.

OTYS Dark Mode

Het afgelopen jaar hebben we bij OTYS hard gewerkt om OTYS Go! een moderne en frisse look te geven. Samen met ons team van UI- en UX-ontwerpers hebben we de interface volledig vernieuwd, waarbij we ons hebben gericht op eenvoud, gebruiksvriendelijkheid en visuele aantrekkingskracht. Vandaag introduceren we een veelgevraagde functionaliteit die al enige tijd op onze roadmap staat: Dark Mode.

We zullen de Dark Mode geleidelijk uitrollen kort na de release in november. Je ziet een knop rechtsboven in je scherm zodra deze voor jou geactiveerd is.

INTEGRATIES: LinkedIn jobfeed

Met de LinkedIn integratie is het mogelijk om vacatures te tonen op je bedrijfspagina op LinkedIn. Alle vacatures die je in OTYS publiceert worden automatisch doorgestuurd naar LinkedIn. Houd er rekening mee dat LinkedIn een eigen beleid heeft met betrekking tot het publiceren van vacatures; ze stellen eisen aan de kwaliteit van de informatie en accepteren geen gratis postings van commerciële bureaus. Voor bureaus is het mogelijk om de geautomatiseerde vacature feed te combineren met betaalde vacatures. Als je de LinkedIn Jobfeed wilt gebruiken, moet deze voor jou geactiveerd worden en gekoppeld zijn aan je LinkedIn account. Laat het ons weten via een ticket en we helpen je op weg.

INTEGRATIES: Remote werk in vacaturedetail en Indeed XML

We hebben een nieuw selectieveld 'Remote werk' gemaakt dat gevonden kan worden in de 'Locatie'-widget van een vacaturedetail of toegevoegd kan worden aan een interactiewidget; om de mogelijkheid van remote werk voor de vacature aan te geven. De opties in dit selectieveld kunnen worden beheerd via de klantinstelling 'Vacatures - Remote werk types' (GE362). In deze clientinstelling is het ook mogelijk om de opties te koppelen aan de Indeed-indicatoren voor werken op afstand. Als u dit doet en als uw vacatures worden opgenomen in onze Indeed XML, dan zal het Indeed Remote Work type daar ook worden opgenomen.

RAPPORTAGES: Schakelen tussen actieve- en alle gebruikers

In Go! Rapportages is het mogelijk om verschillende rapportages te maken. Veel van deze rapportages hebben gegevens opgesplitst per consultant/gebruiker. Als een gebruiker geblokkeerd is en gegevens heeft, tonen we normaal gesproken wel de gegevens van deze gebruiker. Het is altijd een discussie geweest of geblokkeerde gebruikers wel of niet moeten worden weergegeven in de rapportage. Wanneer bijvoorbeeld het totaal aantal geplaatste kandidaten dit jaar per consultant wordt getoond; willen sommige klanten GEEN namen tonen van collega's die in de tussentijd zijn vertrokken (omdat de collega is vertrokken vinden ze het tonen van gegevens van die collega niet relevant), terwijl andere klanten juist wel de namen/gegevens willen tonen van collega's die in de tussentijd zijn vertrokken (omdat de kandidaten die zij hebben geplaatst hebben bijgedragen aan het totaal aantal geplaatste kandidaten dit jaar). We hebben het gedrag hiervoor een paar keer aangepast, maar nooit een oplossing gevonden die voor iedereen goed werkte. Het is bijvoorbeeld mogelijk om rapportages te beperken tot specifieke (actieve) gebruikers; als je echter alleen gegevens van actieve gebruikers wilt zien, moet je de rapporten elke keer aanpassen als er een nieuwe gebruiker wordt aangemaakt of geblokkeerd.

We hebben nu een knop gemaakt om te schakelen tussen actieve en alle gebruikers. Als je 'alle gebruikers' selecteert, worden de resultaten van geblokkeerde gebruikers opgenomen in het rapport en kunnen geblokkeerde gebruikers worden geselecteerd in de selectie ' consultants'.

KANDIDATEN: Gedrag van veld 'Eerste werkdag' gewijzigd

In de kandidaatdetails hebben we een 'Datumvelden'-widget die verschillende data toont. Een van deze data is 'Eerste werkdag'. Deze datum was gebaseerd op de begindatum van het werkervaringsitem van de kandidaat waarbij de checkbox 'Meest recente ervaring' was aangevinkt. In het filter van de kandidatenlijst hebben we ook een filter 'Eerste werkdag'. Dit filter was echter gebaseerd op een veld dat niet zichtbaar was in OTYS Go!. Omdat dit voor verwarring zorgde, hebben we besloten om het gedrag van het veld 'Eerste werkdag' in de 'Datumvelden'-widget aan te passen zodat het veld gekoppeld aan het filter 'Eerste werkdag' wordt getoond. Hierdoor wordt een andere datum getoond in deze widget. Het zal echter de verwarring wegnemen die veel klanten hebben door dit gedrag.

KANDIDATEN: 'NIET gecontacteerd' toegevoegd aan 'laatste contact' filter in kandidaten

De mogelijkheid om te filteren op 'NIET gecontacteerd (sinds)' was al beschikbaar in de CRM-contacten en we hebben deze filteroptie nu ook toegevoegd in kandidaten. Dit geeft je de mogelijkheid om kandidaten uit te filteren die je in een bepaalde periode of nooit hebt gesproken.

KANDIDATEN: Redenen voor contractbeëindiging' in 'Contract'-widget

We hebben redenen voor contractbeëindiging toegevoegd in de 'Contracten'-widget. Deze waarden kunnen we instellen in de instelling 'GE363', 'Kandidaten - Redenen voor contractbeëindiging'.

KANDIDATEN: Controleren op dubbele e-mailadressen in 'E-mail aliassen'-widget

Voor elke kandidaat is het mogelijk om een 'hoofd e-mailadres' te definiëren en het is mogelijk om extra e-mailadressen te definiëren. Als je het hoofd e-mailadres toevoegt/verandert, controleren we normaal gesproken al of het e-mailadres al wordt gebruikt voor een kandidaat als hoofd e-mailadres of als e-mail alias. Als dit het geval is, lieten we al een fout zien. Echter, als je een e-mailadres toevoegde/veranderde in de 'E-mail aliassen' deden we zo'n controle NIET. Daarnaast was het mogelijk om meerdere exact dezelfde e-mailadressen in te voeren in de 'E-mail aliassen' widget. In beide gevallen tonen we nu een foutmelding aan de gebruiker.

KANDIDATEN: Extra velden voor kandidaat-export

Om een uitgebreidere kandidaat-export te maken, hebben we de volgende velden toegevoegd als opties om toe te voegen aan je exportprofielen. - GDPR-vervaldatum - GDPR-status - Laatste contactmoment - Kandidaat Type

CANDIDATES: IBAN veld beschikbaar in vragenset

we hebben het veld IBAN beschikbaar gemaakt om te gebruiken in vragenset. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden in de 'mijn gegevens' vragenset, om kandidaten via het portaal hun gegevens in te laten vullen.

DASHBOARDS: Toon 'totalenrij' in de Vacatures-widget

Op de Go! Dashboards is het mogelijk om verschillende widgets toe te voegen, waaronder een Vacatures-widget. Deze widget toont specifieke vacatures (bijvoorbeeld op basis van een filter) en verschillende velden per vacature (bijvoorbeeld de functietitel en het aantal benodigde kandidaten). De widget toont (net als andere widgets) een totaaltelling van het totaal aantal vacatures in de widget, maar kan nu ook de totalen tonen van de kolommen met extra velden. Je kunt dit inschakelen door het selectievakje 'Toon totalen' aan te vinken in de widgetconfiguratie.

DASHBOARDS: Limiet voor het toevoegen van dashboards aan dashboardsets

We hebben een limiet van 40 dashboards per set ingesteld omdat de UI zou breken na het toevoegen van 40+ dashboards.

MAILINGLIJST: Teller in 'toevoegen aan mailgroep' batchacties

In verschillende modules zijn er batchacties om ontvangers toe te voegen aan mailgroepen, bijvoorbeeld 'Kandidaten toevoegen aan mailgroep' in de module Procedures of 'Toevoegen aan mailgroep' in CRM. Als onderdeel van deze actie zie je een overzicht van bestaande mailgroepen. We hebben het huidige aantal 'leden' (ontvangers) in die mailgroepen in dat overzicht toegevoegd als een getal tussen haakjes. Zo zie je hoe groot de groep al is voordat je er meer ontvangers aan toevoegt.

WORKFLOWS: Verwerkingsscherm overslaan wanneer interactieformulieren worden geactiveerd

We hebben verschillende workflow acties waarbij op basis van een statusverandering een modal verschijnt om 'een actie te ondernemen'. Deze actie kan bijvoorbeeld het aanmaken van een standaarddocument, het invullen van een interactieformulier of het wijzigen van andere statussen zijn. Normaal gesproken hebben workflow acties een 'bevestiging' van de gebruiker nodig voordat ze worden uitgevoerd. We hebben een checkbox 'Verwerkingsscherm overslaan' die al geïmplementeerd was voor het genereren van standaarddocumenten en het openen van partneracties, die -indien aangevinkt- dit scherm overslaat en direct het standaarddocument of de partneractie opent. We hebben dit selectievakje nu ook beschikbaar gemaakt voor de workflowactie om interactieformulieren te triggeren via workflows, waardoor het mogelijk is om dit scherm over te slaan na de statuswijziging. Dit selectievakje staat standaard uitgevinkt (dus het huidige gedrag blijft), maar als je dit scherm wilt overslaan, kun je dit selectievakje gewoon aanvinken in de workflowactie.

CRM: Extra velden beschikbaar in Contactpersonen lijstweergave

Het was al mogelijk om 'Extra velden' aan te maken voor Contactpersonen, om informatie op te slaan waarvoor OTYS geen standaard veld heeft. Het is nu ook mogelijk om deze Extra velden toe te voegen aan de lijstweergave.

AGENDA: Locatie zoeken in Appointment planner

We hebben een locatie kiezer toegevoegd in de Appointment planner. Begin met typen en je krijgt suggesties waar je uit kunt kiezen.

PROCEDURES: Extra velden toegevoegd aan filteroptie in Procedures

In de module Procedures kun je gebruikmaken van 'extra velden'. Op deze manier kun je je eigen velden maken voor bepaalde informatie als er geen standaardveld in OTYS is. We hebben nu zoekopties voor deze velden toegevoegd. Klik op 'criterium toevoegen' in het rechterpaneel en je ziet zoekvelden die overeenkomen met het type informatie in je extra velden; datum-, trefwoord-, select- of multi-selectie zoeken.

PROCEDURES: Dagen sinds laatste statuswijziging beschikbaar in export

Het veld 'Dagen sinds laatste statuswijziging', dat onlangs is toegevoegd aan Procedures, is nu ook beschikbaar in exportprofielen voor Procedures.

MAILINGLIST: Teller toegevoegd aan 'toevoegen aan verzendlijst' batch actie

ALGEMEEN: Verbeter de zoekresultaten van Instant Match X Wedstrijdsjabloon

We hebben de matchresultaten van de Instant Match verbeterd zodat ze hetzelfde zijn als de matchknop.

ALGEMEEN: Batchactie 'Verstuur e-mail' in verschillende modules

In de module Kandidaten hebben we een batchactie 'Verstuur e-mail'. Deze voegt de geselecteerde kandidaten toe aan een tijdelijke mailgroep en opent een e-mail gericht aan deze tijdelijke mailgroep. Dus eigenlijk een eenvoudige manier om een e-mail naar meerdere ontvangers te sturen. De 'tijdelijke mailgroep' zorgt ervoor dat ontvangers elkaar niet zien in de lijst ('Bcc') maar wel een persoonlijke aanhef krijgen. We hebben deze batchactie ook toegevoegd aan CRM (mail naar relaties) Contactpersonen (mail naar contactpersonen) en Procedures (mail naar kandidaten of contactpersonen.

Voor elke module is er een gebruikersinstelling om te selecteren welke batchacties beschikbaar moeten zijn. Selecteer hier de opties 'verzonden e-mail' om te activeren. Dit kan ook in 'ABAC', om regels in te stellen voor specifieke groepen collega's in plaats van per persoon.

INSTELLINGEN: Matching sjablonen - Voeg 'verplicht' checkbox toe voor vacaturestatus

Wanneer je de knop 'match' gebruikt in een kandidaatdetail, zal deze normaal gesproken een zoekopdracht starten voor vacatures met dezelfde matchcriteria als deze kandidaat. Voor vacatures doen we hetzelfde, maar zoeken we naar kandidaten. Met Matching Templates kun je aanvullende/andere zoekcriteria configureren. Deze templates kunnen ook worden gebruikt in de 'Instant Match' widget. We zijn de configuratieopties van deze sjablonen aan het verbeteren en hebben nu de optie toegevoegd om de checkbox 'Verplicht' te gebruiken voor de vacaturestatus. Zo kun je bijvoorbeeld alleen openstaande vacatures selecteren.