Live op donderdag 31 juli
In de details van Kandidaten, Vacatures, Releaties, Contactpersonen, Plaatsingen en Procedures vind je rechts boven in je scherm een button voor de AI Assistant. Hiermee open je de chatfunctie. Om je op weg te helpen geeft de Chat suggesties, maar je kunt ook je eigen prompts gebruiken. Nieuw in deze release is de functie 'Speech to text'; je kan nu praten met OTYS!
Bij het configureren van procedurestatussen kun je een kleur toewijzen. Dit bestond voorheen uit een beperkte selectie vastgestelde kleuren. We hebben dit aangepast naar een color picker met Hex colors voor meer flexibiliteit.
Beschrijving van setting nu zichtbaar in ABAC
Met ABAC kunnen we setting toewijzen aan Organization units, in plaats van aan individuele gebruikers; een snelle manier om de rechten per groep van gebruikers in te stellen in plaats van per individuele gebruiker. Veel settings hebben een omschrijving met aanvullende informatie. Deze omschrijving is nu ook te zien in ABAC als een kolom in de lijstweergave en een informatie icoon als je een setting selecteert in een regel.
Bij het genereren van een PrintCV voor een kandidaat kun je een aantal opties selecteren; gebruik foto, voorblad, taal enz. We hebben het nu mogelijk gemaakt een standaard waarde voor deze velden vast te leggen per template; zo hoef je dit niet iedere keer opnieuw te kiezen als je een PrintCV genereert. De waardes kunnen worden ingesteld door een Key user via klant setting 'DocX Print CV Templates' (GE156). NB: het selecteren van deze opties werkt alleen als ze ook beschikbaar zijn in het template. Als het gemplate bijvoorbeeld niet over een voorblad beschikt, zal het aanvinken van die optie een error geven.
In klant setting 'Vacatures - Vacature tekstvelden ' (GE127) kan een key user de tekstvelden voor vacatures configureren. Een van de opties hier is het gebruik van standaard tekst. Hier is nu de 'CKeditior' toegevoegd zodat je ook kunt werken met bijvoorbeeld opsommingstekens en andere opmaakmogelijkheden. Als je deze functionaliteit wil gebruiken, maar geen checkbox ziet voor 'gebruik standaard tekst' kun je dit laten weten via een ticket zodat we de optie voor je kunnen activeren.
In het Kandidaat detail is het mogelijk om per gebruiker een Kanban-weergave toe te voegen. Deze Kanban-weergave kan per gebruiker worden geconfigureerd. Als de Kanban-weergave niet was geconfigureerd, zou deze een specifieke standaardinstelling weergeven met ‘niets geselecteerd’. We hebben dit gewijzigd, zodat als een gebruiker geen voorkeur heeft aangegeven, we standaard de opties ‘Notities’, ‘Agenda-item’, ‘Eigenaar’, ‘Snelle evaluatie’ en ‘Relatie’ weergeven en ‘Laatste statuswijziging’ als weergavedatum gebruiken. Houd er rekening mee dat dit van invloed is op jouw kandidaat-Kanban-weergave, waardoor er meer informatie wordt weergegeven als je dit nooit had geconfigureerd. Als je liever minder informatie wilt weergeven, kun je de settings button rechtsboven in de Kanban-weergave gebruiken om dit eenmalig te wijzigen, zodat alleen de door jou gewenste extra velden worden weergegeven (dit kan ook ‘niets’ zijn).
In de Kandidaatdetails toont de Instant Match-widget suggesties voor vacatures die goed bij die kandidaat passen. In deze widget tonen we nu ook de naam van de relatie die aan de vacature is gekoppeld. In het menu Snelle acties hebben we een knop toegevoegd om de relatiedetails te openen.
De Instant Match-widget in de Kandidaat toont suggesties voor mogelijk geschikte Vacatures, en in de Vacature kun je mogelijk geschikte Kandidaten bekijken. Om het gebruiksgemak te vergroten, hebben we de lijst met resultaten in de widget klikbaar gemaakt (voorheen kon je de resultaten alleen openen via een menuknop).
Enige tijd geleden hebben we een verbeterde navigatie aan de dashboards toegevoegd. Linksboven vind je de naam van je huidige dashboard. Als je meerdere dashboards en/of dashboardsets beschikbaar hebt, verschijnt er een menu wanneer je op deze naam klikt. We hebben de ‘oude’ navigatie met streepjes onderaan het scherm in eerste instantie nog even behouden, om op terug te kunnen vallen tijdens het wennen aan de nieuwe navigatie. In deze release verwijderen we de navigatie met streepjes.
In de header van het Plaatsing detail hadden de buttons voor 'Archiveren' en 'Reactiveren' hetzelfde icoontje. De button voor 'Reactiveren' is daarom aangepast.
De nieuwe functie Procedure Alert laat zien welke procedures ‘vastlopen’ en aandacht nodig hebben. Configureer per status of en na hoeveel dagen een oranje ‘aandacht benodigd’-icoon en een rood ‘termijn overschreden’-icoon moeten worden weergegeven. Dit kan door een Key user worden gedaan via de klant setting ‘Procedures - Procedure status 1 waarden’ (GE6). In de module Procedures vindt je een nieuw filter om alle procedures weer te geven met een ‘aandacht benodigd’- en/of ‘termijn overschreden’-markering. De iconen worden weergegeven in de lijstweergave van procedures (voeg de nieuwe kolom toe), de widget Procedures op het dashboard (toevoegen via ‘extra velden’) en de Kanban-tabbladen in de detailweergaven van Kandidaten en Vacatures.
In de Reminders module hebben we een kolom toegevoegd voor de lijstweergave om 'gerelateerd aan' weer te geven. Als er entiteiten gerelateerd zijn aan een Reminder, tonen we een 'link' icoon met het aantal entiteiten. Klik daarop om een modal met de namen van de entiteiten te zien. Dit zijn klikbare links waarmee je de details opent.
Om onze rapportagemodule gebruiksvriendelijker te maken, hebben we enkele visuele wijzigingen aangebracht. Alle knoppen en secties die je gewend bent, zijn nog steeds aanwezig, maar staan nu op een andere plaats. De vacaturecriteria en de kandidaatcriteria zijn naar de bovenkant van het scherm verplaatst en staan niet langer verborgen in de andere filters. De knoppen ‘opslaan’ en ‘filters toepassen/opnieuw laden’ zijn duidelijker gemaakt en gemakkelijker te vinden. Ten slotte wordt alles wat de weergave van uw grafiek verandert (de geselecteerde periode, de weergaveperiode, de legenda en het type grafiek) nu bovenaan de grafiek weergegeven in plaats van allemaal op dezelfde plaats.
Om bij te houden hoe een kandidaat (sollicitatie) is binnengekomen, is het mogelijk om ‘UTM-tags’ te koppelen aan kandidaten en procedures. De UTM-tags zijn ‘UTM source’ (bijvoorbeeld ‘Indeed’), ‘UTM-medium’ (bijvoorbeeld ‘Jobboard’), ‘UTM-campaign’ (bijvoorbeeld ‘CPC’), ‘UTM term’ (bijvoorbeeld ‘Developer’) en ‘UTM content’ (bijvoorbeeld ‘Version1’); waarvan de ‘UTM source’ normaal gesproken als de belangrijkste wordt beschouwd. De UTM-tag van een kandidaat wordt normaal gesproken ingevuld met de bron van wanneer de kandidaat het OTYS-systeem is binnengekomen en de UTM-tag van een procedure wordt normaal gesproken ingevuld met de bron van wanneer de koppeling tussen kandidaat en vacature is gemaakt (dit kan hetzelfde zijn, maar hoeft niet). In Go! Rapportages kunnen we rapportages maken over procedure statuswijzigingen (tabel ‘Vacature’, module ‘Procedure statuswijzigingen’) en deze weergeven in een ‘funnel’ (tabel ‘Vacature’, module ‘Procedurestatus funnel’). Op deze manier is het bijvoorbeeld mogelijk om te zien hoeveel kandidaten in een bepaalde periode aan een vacature zijn gekoppeld, aan een klant zijn voorgesteld, voor een sollicitatiegesprek zijn uitgenodigd of zijn aangenomen. In deze rapportages hebben we een ‘UTM-bronnen’-multiselect toegevoegd, waarmee je de weergegeven gegevens kunt limiteren tot procedures met specifieke UTM source-tags. Deze multiselect toont alle UTM bronnen die aan procedures zijn gekoppeld, ongeacht hoofdletters en kleine letters (zo worden bijvoorbeeld ‘LinkedIn’ en ‘linkedin’ gecombineerd tot ‘linkedin’). Op deze manier kun je rapportages maken over deze gegevens voor zeer specifieke (UTM-)bronnen.
Standaard wordt bij rapportages op basis van statuswijzigingen van procedures het ‘punt’ van de wijziging altijd toegekend aan de persoon die de statuswijziging heeft geactiveerd. Vanaf deze release kunnen we dit ‘punt’ ook toekennen aan de eigenaar van de Kandidaat, de eigenaar van de Vacature of de eigenaar van de Procedure (als er een procedure-eigenaar wordt gebruikt). Om deze alternatieve berekening te gebruiken, kan een key user selecteren welke eigenaar moet worden gebruikt voor alle Procedurestatus rapportages in de klantinstelling ‘Rapportages – Rapportages over wijzigingen in de status van de procedure op basis van’ (SE3588). Wanneer deze instelling de waarde ‘niets geselecteerd (---)’ heeft, kunt u dit per rapportage wijzigen. Let op: als je deze instelling op een andere waarde dan ‘niets geselecteerd (---)’ instelt en opslaat, worden alle eerder ingestelde rapportages met mogelijk andere eigenaren overschreven.
In Taken kun je een kolom opnemen in je lijstweergave die de gerelateerde entiteiten per taak toont. Voorheen toonden we hier letters per entiteit, bijvoorbeeld een 'R' voor een relatie. De kolom 'gerelateerd aan' zal vanaf nu een 'link' icoon tonen met daarbij het aantal gerelateerde entiteiten. Klik daarop om een modal met de namen van de entiteiten te zien. Dit zijn klikbare links waarmee je de details opent.
In het Vacature detail is het mogelijk om per gebruiker een Kanban-weergave toe te voegen. Deze Kanban-weergave kan per gebruiker worden geconfigureerd. Als de Kanban-weergave niet was geconfigureerd, zou deze een specifieke standaardinstelling weergeven met ‘niets geselecteerd’. We hebben dit gewijzigd, zodat als een gebruiker geen voorkeur heeft aangegeven, we standaard de opties ‘Notities’, ‘Agenda-item’, ‘Eigenaar’, ‘Snelle evaluatie’ en ‘Relatie’ weergeven en ‘Laatste statuswijziging’ als weergavedatum gebruiken. Houd er rekening mee dat dit van invloed is op jouw Vacature-Kanban-weergave, waardoor er meer informatie wordt weergegeven als je dit nooit had geconfigureerd. Als je liever minder informatie wilt weergeven, kun je de settings button rechtsboven in de Kanban-weergave gebruiken om dit eenmalig te wijzigen, zodat alleen de door jou gewenste extra velden worden weergegeven (dit kan ook ‘niets’ zijn).
In de widget 'Sollicitatie opties' in een Vacature detail, kan nu ook het veld 'Vacature URL derde partij' getoond worden. Als er een URL in dit veld geplaatst wordt, vervangt dit de vacature detail url op de website. Als een website bezoeker nu op de vacature klikt om het detail te zien, komt deze uit op de URL dit in dit veld is ingevuld. Dit wordt vooral gebruikt door Jobboards, om een website bezoeker naar de site van hun opdrachtgever te leiden. Sommige OTYS klanten zullen deze optie wellicht nog herkennen uit een eerdere versie van onze software. NB: het effect van dit veld hangt ook af van de website bouwer, wij hebben alleen het veld in het vacaturedetail beschikbaar gemaakt. Wil je deze optie gebruiken maar zie je het veld nog niet? Vraag dan via een ticket het voor je te activeren.
