Bij OTYS zijn we continu bezig met optimaliseren van de gebruikerservaringen voor onze klanten. Hierbij vinden we jullie feedback erg belangrijk.
Op basis van jullie feedback, hebben we besloten de Key User Trainingen te veranderen.
Waarom gaan we het aanpassen?
Binnen OTYS kennen we al jaren twee rollen: Users en Key Users. Als Key User heb je binnen OTYS meer rechten en kun je de inrichting van het systeem aanpassen, tickets insturen en nieuwe gebruikers aanmaken.
Alle mogelijkheden voor de Key User hebben we altijd in één training van een middag behandeld. Zoals je kunt begrijpen is dit heel veel informatie voor een halve dag. Deze feedback kregen we ook van de deelnemers van deze training terug. Voor degenen die zelf echt aan de slag willen met het beheer van hun eigen systeem, was het eigenlijk teveel informatie in korte tijd. Wat ons daarnaast ook meer en meer opviel, is dat een groot deel van de deelnemers eigenlijk niet zozeer zelf aanpassingen wil doen in het systeem, maar vooral Key User wil worden om tickets in te kunnen schieten en accounts voor nieuwe collega’s te kunnen maken.
Nieuwe rollen en trainingen
Met de ontvangen feedback in gedachten, hebben we zowel de rollen als de trainingen aangepast. We hanteren voortaan drie rollen: User, Super User en Key User. We leggen de verschillen aan je uit.
- User
Als User heb je de gebruikelijke rechten voor dagelijkse werkzaamheden. We geven twee keer per maand een User Training via Teams, waarin we ingaan op meest gebruikte modules en functionaliteiten. Je kunt je inschrijven voor deze training via onze website.
- Super User
De Super User heeft de rechten van een User en daarnaast de aanvullende rechten om tickets en nieuwe gebruikers aan te maken. Daarvoor hoef je dus niet langer Key User te worden! Een Super User heeft niet de rechten om zelf aanpassingen te doen in de inrichting, maar kan wel een wijzigingsverzoek indienen via Support.
We verwachten dat dit een uitkomst is voor veel van onze klanten; zo kun je wél zorgen dat het systeem up-to-date blijft met jullie werkwijze, zonder je zelf te moeten verdiepen in instellingen en extra modules.
Ben je geïnteresseerd? De rechten kun je aanvragen via Support. Het maximum aantal Super Users is afhankelijk van de omvang van de organisatie. Voor de rol Super User is geen aparte training; we hebben informatieve video’s gemaakt die stap voor stap uitleggen hoe je Tickets en Gebruikers kunt aanmaken binnen OTYS.
- Key User
Bij onze eerdere trainingen maakten we de aanname dat iemand die ‘Key User’ werd, verantwoordelijk zou worden voor álle wijzigingen in de inrichting. Statussen, workflows, mail templates, rechten voor je collega’s, alles zat in één training. In praktijk bleek dat deelnemers vaak naar een training kwamen voor één specifiek onderdeel, bijvoorbeeld rapportages.
In onze nieuwe trainingen hebben we de onderwerpen verdeeld. Zo kan je trainingen uitkiezen die passen bij je interesses en de rol die je binnen je eigen organisatie hebt. Door deze opsplitsing nemen we ook ruim de tijd per onderwerp. Hierdoor is er ook meer tijd voor verdieping en om zelf te oefenen. Deze trainingen worden gegeven op locatie in Houten en zijn inclusief een verzorgde lunch.
