Un processus d'optimisation est une combinaison de formation et de mise en application immédiate. En collaboration avec un consultant, vous abordez un ou plusieurs sujets, tels que les Statuts et Critères de matching. Vous allez découvrir les possibilités offertes par OTYS et développer ensemble une nouvelle configuration de votre système.
Optimisation : Configuration de base
Votre organisation n'utilise pas les statuts et les critères de matching parce qu'ils sont trop vieux ou qu'ils sont désuets ? Il peut en résulter un manque de processus rendant l'objectif de vous simplifier la tâche ou d'obtenir une vue d'ensemble non atteignable. Des statuts mal adaptés peuvent créer de la confusion au lieu de vous aider dans votre travail quotidien. Etes-vous confronté à ce problème ?
Les statuts et les critères de matching constituent la colonne vertébrale de votre système OTYS Go ! Sur la base de ces données, vous pouvez créer des synthèses, mettre en place des automatisations d'actions et générer des rapports de données, entre autres choses. Cette configuration de base permet à votre organisation de travailler de manière aussi efficace que possible au sein d'OTYS.
Qu'est-ce que cela vous apportera ?
- Des statuts qui correspondent (de nouveau) à vos processus de travail actuels dans les modules : Candidats, CRM, Postes et Procédures. Cela vous permet d'utiliser de manière optimale les rapports, les tableaux de bord et les automatisations.
- Des critères de correspondance qui concordent (de nouveau) avec vos processus de travail, ce qui vous permet d'utiliser des fonctionnalités telles que Hunt & Select, entre autres.
Le plan étape par étape pour une configuration de base optimisée :
Étape 1 : Nous organisons une réunion pour évaluer la situation actuelle. Quels sont les défis auxquels vous êtes confrontés ? Comment vos statuts sont-ils actuellement configurés ? Quelles sont vos préférences ?
Étape 2 : Le consultant crée une vue d'ensemble de votre configuration actuelle. Vous pourrez alors préciser ce qui doit être modifié et ce que vous souhaitez conserver.
Étape 3 : Par la suite, nous vous fournirons des « devoirs » et des sujets de réflexion. Nous permettant de s'assurer que la configuration correspond le plus possible à vos préférences.
Étape 4 : Lors de la deuxième session, nous nous réunirons à nouveau pour mettre en œuvre les changements souhaités et passer tout en revue.
Étape 5 : Enfin, le consultant documentera la session, en fournissant un résumé et la documentation pertinente, afin que vous puissiez la consulter à votre convenance.
Automatisation des courriels avec des modèles et des flux de travail
Le module Workflow permet d'automatiser des actions dans OTYS. En utilisant les statuts de procédure, nous pouvons mettre en place des workflows pour que le système accomplisse votre travail. Vous pouvez accélérer considérablement votre processus en envoyant des courriels automatisés sur la base de ces statuts.
Votre système OTYS contient beaucoup de données. Une procédure implique un candidat, une offre d'emploi et une relation/personne de contact. Lorsque des courriels automatisés sont associés à une procédure, nous pouvons y insérer des données telles que le nom du candidat, l'intitulé du poste et le nom de l'entreprise. Cela vous permet d'éviter la saisie manuelle de données.
Qu'est-ce que cela vous apportera ?
- Des workflows multiples qui génèrent automatiquement des courriels. Par exemple, pour inviter un candidat à un entretien, le présenter au client ou le rejeter après une candidature non concluante.
- Afin d’obtenir une configuration optimale des workflows, les statuts de procédures doivent être à jour et utilisés.
Comment procédons-nous ?
Étape 1 : Nous organisons un appel afin d'évaluer la situation actuelle. Quels sont les défis auxquels vous êtes confrontés ? Comment les workflows sont-ils actuellement configurés ? Quelles sont vos préférences ?
Étape 2 : Par la suite, les participants recevront des « devoirs » et des pistes de réflexion. Les « devoirs » seront remis au consultant. Le consultant mettra en place les flux de travail pour la deuxième session.
Étape 3 : Lors de la deuxième session, nous nous réunissons pour examiner la nouvelle configuration et procéder aux derniers ajustements.
Étape 4 : Enfin, le consultant documentera la session, en fournissant un résumé et la documentation pertinente.
Rôles d'utilisateur avec ABAC
Pour aider les clients à gérer leurs utilisateurs, OTYS a mis au point le système ABAC (Attribute Based Access Control). Ce système permet aux clients de déterminer les droits des utilisateurs sur la base d'éléments organisationnels, tels que le site, le département ou le métier. Un nouvel utilisateur est automatiquement créé avec les droits et les accès appropriés. L'ajustement des droits peut être défini pour chaque composante organisationnelle.
Qu'est-ce que cela vous apporte ?
- Grâce à ABAC, vous gagnez beaucoup de temps lors de la création d'un nouvel utilisateur.
- La gestion de vos utilisateurs est centralisée (OTYS ou Azure).
Comment procédons-nous ?
Étape 1 : Nous commençons par une session pour discuter des possibilités liées à ABAC. Au cours de cette première session, une cadre ABAC sera créée, de façon à ce que les participants puissent commencer à travailler.
Étape 2 : Les participants poursuivent de manière indépendante la définition des rôles définis dans d'ABAC. Nous supposons un maximum de 3 rôles.
Étape 3 : Une nouvelle session avec le consultant est prévue pour revoir collectivement les fonctions ABAC définies par les participants. Cela permet d'éviter les erreurs de conception et de procéder à des ajustements finaux sur la base des conseils du consultant.
Étape 4 : Le consultant configure indépendamment les rôles dans l'environnement OTYS Go ! du client.
Étape 5 : Enfin, le consultant passe le relais au(x) participant(s) pour qu'il(s) sache(nt) gérer eux-mêmes la configuration d'ABAC. Il y a également la possibilité de tenir une session de questions-réponses. Cette session sera programmée à proximité de la date de mise en service.
Qu'est-ce que cela vous apporte ?
Un module de reporting configuré qui s'aligne sur votre processus et présente les données pertinentes sur votre organisation.
En complément du module de reporting, nous verrons également si les profils d'exports peuvent vous être utiles.
Un tableau de bord configuré affichant les rapports.
Afin d’obtenir une configuration optimale des rapports, les statuts de procédures doivent être à jour et utilisés.
Qu'est-ce que cela peut vous apporter ?
Des vues de liste et de détail qui s'alignent sur votre processus, rendant les informations pertinentes instantanément accessibles et les informations inutiles hors de vue. Des formulaires numérisés pour le regroupement et l'enregistrement de données correspondantes, remplis automatiquement avec les informations de la base de données et sauvegardés dans OTYS. Des champs supplémentaires personnalisés configurés pour les candidats, les postes vacants ou vos relations, éliminant le recours à des listes Excel en parallèle a votre outil ou à des notes griffonnées.
Comment travaillons-nous ?
Étape 1 : Nous planifions un rendez-vous téléphonique afin d'évaluer la situation actuelle. Quels sont les défis auxquels vous êtes confrontés ? Comment les statuts sont-ils actuellement configurés ? Quelles sont vos préférences ?
Étape 2 : Nous vous donnons ensuite quelques « devoirs » et pistes de réflexion. Le consultant mettra en place de manière indépendante les formulaires souhaités et les préparera pour la discussion lors de la session suivante.
Étape 3 : Lors de la deuxième session, nous nous réunissons à nouveau pour apporter les modifications souhaitées aux vues et finaliser les formulaires. Nous prévoyons un maximum de 4 formulaires configurés.
Étape 4 : Enfin, le consultant documentera la session, en fournissant un résumé et la documentation pertinente, afin que vous puissiez revoir le tout à votre convenance.
Il vous suffit de remplir le formulaire ci-dessous et nous commencerons à optimiser votre environnement OTYS Go !
Qu'est-ce qui doit être arrangé dans les prochains jours ? Y a-t-il de nouveaux postes vacants ? De nouvelles candidatures ? Un bon tableau de bord vous permettra de tout voir d'un coup d'œil et de gagner du temps.
Ensemble, nous créerons un tableau de bord clair et efficace, afin que vous puissiez avoir une vue d'ensemble et tirer le meilleur parti de votre environnement OTYS.
Qu'est-ce que cela vous apportera ?
Des tableaux de bord bien configurés qui vous fournissent un panorama actualisé des tâches dont vous êtes responsable. Par exemple, vos procédures en cours, vos postes vacants et les candidats disponibles.
La condition préalable à cet aperçu est que vos statuts de procédures soient à jour et utilisées de manière consistante.
Que vous apportera cela ?
List and detail views that align with your processes, making relevant information immediately visible and removing unnecessary data from view. Digitized forms for recording reports, which are automatically filled in with information from the database and saved in the dossier. Configured custom Extra Fields for candidates, job vacancies, or relationships, eliminating the need for separate Excel lists or handwritten notes.
Comment allons-nous procéder?
Étape 1 : Nous planifions un appel pour évaluer la situation actuelle. Quels sont vos défis ? Comment les tableaux de bord sont-ils actuellement configurés ? Quels sont vos souhaits ?
Étape 2 : Les participants recevront des « devoirs » et des pistes de réflexion. Les « devoirs » seront soumis au consultant. Le consultant préparera les tableaux de bord pour la deuxième session. Nous configurerons trois tableaux de bord différents.
Étape 3 : Lors de la deuxième session, nous examinerons ensemble les nouveaux tableaux de bord et finaliserons les détails.
Étape 4 : Enfin, le consultant documentera la session et enverra un résumé ainsi que la documentation pertinente, afin que vous puissiez la consulter à tout moment.
Six semaines après l'optimisation des filtres globaux et du tableau de bord, une réunion de suivi sera organisée avec le consultant afin de discuter de la manière dont la nouvelle configuration répond à vos besoins.
