Die Benutzer von Recruit Robin erstellen eine Suchanfrage, um den gesuchten Kandidaten anzugeben, mit der Möglichkeit, neben dem Stellenprofil zusätzliche harte Anforderungen anzugeben. Anhand dieser Informationen beginnt die Software mit der Suche nach geeigneten Kandidaten.
Diese Kandidaten werden aus verschiedenen Online-Datenbanken bezogen, durchlaufen ein Pre-Screening-Verfahren, und die am besten passenden Profile werden dem Nutzer dann in einer Shortlist präsentiert. Der Nutzer kann diese Kandidaten direkt ansprechen, indem er ihre Kontaktinformationen nutzt, die die Software proaktiv ermittelt.
Dieser Ansatz macht die Suche effektiver, flexibler, zugänglicher und spart zudem Zeit.