E-Mail-Automatisierung mit Vorlagen und Workflows

In der Workflow-Modul können Sie Aktionen in OTYS automatisieren. Anhand von Prozess-Schritten können wir Workflows einrichten, sodass das System für Sie arbeitet. Sie können den Prozess erheblich beschleunigen, indem automatisierte E-Mails basierend auf diesen Status gesendet werden.

Das System verfügt über viele Daten. Ein Prozess besteht aus einem Kandidaten, eine offene Stelle und einer Beziehung/Kontaktperson. Wenn E-Mails automatisiert verknüpft werden, können wir in diese E-Mails Daten wie den Namen des Bewerbers, die Stellenbezeichnung und z.B. den Namen des Unternehmens laden. Das spart wiederum manuelle Eingaben.

Was erhalten Sie dadurch?

  • Mehrere Workflows, die automatisch eine E-Mail generieren. Beispielsweise, um einen Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, ihn dem Auftraggeber vorzustellen oder nach einer Bewerbung abzulehnen.
  • Eine Voraussetzung für die Einrichtung von Berichten ist, dass die Verfahrensstatus aktuell und in Gebrauch sind.

Wie gehen wir vor?

Schritt 1: Wir planen ein gemeinsames Gespräch zur Bestandsaufnahme des aktuellen Stands. Worauf stoßen Sie? Wie sind die Arbeitsabläufe derzeit gestaltet? Was sind Ihre Wünsche?

Schritt 2: Anschließend wird den Teilnehmern "Hausaufgaben" und Denkanstöße mitgegeben. Die "Hausaufgaben" werden dem Consultant übermittelt. Der Consultant bereitet die Workflows für die 2. Sitzung vor.

Schritt 3: In der zweiten Sitzung treffen wir uns, um die neue Konfiguration durchzugehen und die Details zu klären.

Schritt 4: Der Consultant schließt die Sitzung ab und sendet eine Zusammenfassung und die entsprechenden Unterlagen.

Was erhalten Sie dadurch?

  • Eingerichtete Dashboards, die einen sofortigen und aktuellen Überblick über die Angelegenheiten geben, für die Sie verantwortlich sind. Denken Sie zum Beispiel an laufende Prozesse, aktive Stellenangebote und verfügbare Kandidaten.
  • Voraussetzung für diesen Einblick ist, dass die Prozesse aktuell sind und konsequent angewendet werden.

Wie gehen wir das an?

Schritt 1: Wir planen ein gemeinsames Gespräch zur Bestandsaufnahme des aktuellen Stands. Worauf stoßen Sie? Wie sind die Dashboards derzeit aufgebaut? Was sind Ihre Anforderungen?

Schritt 2: Die Teilnehmer erhalten „Hausaufgaben“ und Denkanstöße. Die „Hausaufgaben“ werden an den Consultant übergeben. Der Consultant wird dann die Dashboards für die 2. Sitzung vorbereiten. Wir gehen davon aus, dass 3 verschiedene Dashboards eingerichtet werden.

Schritt 3: In der zweiten Sitzung treffen wir uns, um die neuen Dashboards durchzugehen und zu finalisieren.

Schritt 4: Der Consultant schließt die Sitzung ab und sendet eine Zusammenfassung und die entsprechenden Unterlagen. Auf diese Weise können Sie das Ergebnis in aller Ruhe überprüfen.

*6 Wochen nach der Optimierung der globalen Filter und des Dashboards findet ein Treffen mit dem Consultant statt, um zu besprechen, wie Ihnen die neue Konfiguration gefällt.

Optimierung der Grundeinstellung

Nutzt Ihr Unternehmen Status und Übereinstimmungskriterien nicht im System, weil sie veraltet oder nicht mehr relevant sind? Wenn ja, besteht die Gefahr, dass sie weniger genutzt werden und der gewünschte Effekt, nämlich der Überblick, nicht eintritt. Die Status verursachen eher Verwirrung, als dass sie zu ihr beitragen. Kennen Sie dieses Problem?  

Die Status- und Übereinstimmungskriterien sind die Grundlage Ihres OTYS Go! Systems. Auf der Grundlage dieser Daten können wir neben einer Übersicht auch Dashboards erstellen, Workflows und Berichte einrichten. Eine Grundausstattung, die es Ihrer Organisation ermöglicht, so effizient und effektiv wie möglich mit OTYS zu arbeiten.

Was erhalten Sie dadurch?

  • Die Status sind (wieder) im Einklang mit Ihrer aktuellen Arbeitsweise aus den Modulen: Kandidaten, CRM, Vakanzen und Prozesse. So können Sie Berichte, Dashboards und Workflows wieder optimal nutzen!
  • Die Übereinstimmungskriterien entsprechen (wieder) Ihrer aktuellen Arbeitsweise, so dass Sie u.a. die Hunt & Select-Funktionalität nutzen können.

Wie gehen wir das an?

Schritt 1: Wir vereinbaren ein gemeinsames Treffen, um den aktuellen Stand der Dinge zu erfassen. Worauf stoßen Sie? Wie sind die Zustände derzeit aufgebaut? Was sind Ihre Wünsche? 

Schritt 2: Der Consultant verschafft sich einen Überblick über Ihre aktuelle Situation. Sie können mitteilen, was geändert werden muss oder was Sie beibehalten möchten.  

Schritt 3: Wir geben Ihnen dann einige Hausaufgaben und Denkanstöße. Wir tun dies, um die Einrichtung so gut wie möglich auf Ihre Wünsche abzustimmen. 

Schritt 4: In der zweiten Sitzung treffen wir uns erneut, um die gewünschten Änderungen vorzunehmen und alles miteinander durchzugehen.

Schritt 5: Schließlich arbeitet der Consultant die Sitzung aus und sendet eine Zusammenfassung und die entsprechenden Unterlagen. Auf diese Weise können Sie es jederzeit in Ruhe überprüfen.

Listen- und Detailansichten und Interaktionsformulare

Benutzen Sie immer noch hauptsächlich Standardansichten in OTYS? Es ist möglich, eigene Ansichten einzurichten, so dass relevante Informationen auf einen Blick sichtbar sind. 

Bei Bedarf können neue Felder hinzugefügt und überflüssige Felder entfernt werden. So können Sie eine Ansicht erstellen, die vollständig auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Das wollen Sie doch auch!

Was erhalten Sie dadurch?

  • Listen- und Detailansichten, die zu Ihrem Prozess passen, so dass die relevanten Informationen sofort sichtbar sind und überflüssige Informationen aus dem Blickfeld geraten.
  • Digitalisierte Formulare für die Erfassung von Berichten, so dass diese automatisch mit Informationen aus der Datenbank ausgefüllt und in der Datei gespeichert werden.
  • Benutzerdefinierte Extra-Felder für Kandidaten, offene Stellen oder Beziehungen, so dass keine separaten Excel-Listen oder Scraps mehr benötigt werde

Wie gehen wir das an?

Schritt 1: Wir planen ein gemeinsames Gespräch, um eine Bestandsaufnahme zu machen. Worauf stoßen Sie? Wie sind die Zustände derzeit geregelt? Was sind Ihre Wünsche?

Schritt 2: Wir geben Ihnen dann „Hausaufgaben“ und Denkanstöße. Der Consultant wird selbstständig die gewünschten Formulare erstellen und vorbereiten, die in der nächsten Sitzung besprochen werden.

Schritt 3: In der zweiten Sitzung treffen wir uns erneut, um die gewünschten Änderungen an den Ansichten vorzunehmen und die Formulare fertig zu stellen. Wir gehen hier von maximal 4 eingerichteten Formularen aus.

Schritt 4: Schließlich schließt der Consultant die Sitzung ab und sendet eine Zusammenfassung und die entsprechenden Unterlagen. Auf diese Weise können Sie das Ergebnis jederzeit in Ruhe überprüfen.

Benutzerrollen mit 'ABAC'

Um Kunden bei der Benutzerverwaltung zu helfen, hat OTYS 'ABAC' (Attribute Based Access Control) entwickelt. Dieses System ermöglicht es den Kunden, die Rechte eines Benutzers auf der Grundlage von organisatorischen Komponenten zu definieren, z. B. Zweigstelle, Abteilung oder Funktion. Ein neuer Benutzer wird automatisch mit den entsprechenden Rechten und Präferenzen angelegt. Die Anpassung der Rechte kann pro Organisationseinheit erfolgen.

Was erhalten Sie dadurch?

  • Die Verwendung von ABAC spart viel Zeit bei der Erstellung eines Benutzers.
  • Benutzerverwaltung an 1 zentralen Ort. (OTYS oder Azure)

Wie gehen wir das an?

Schritt 1: Wir beginnen mit einer Sitzung, in der die Möglichkeiten von ABAC besprochen werden. In dieser ersten Sitzung wird auch ein Entwurf für das ABAC-Setup erstellt, so dass die „Hausaufgaben“ gemeinsam angegangen werden.

Schritt 2: Die TeilnehmerInnen gehen dann selbständig vor, um die ABAC-Rollen zu definieren. Dabei gehen wir von maximal 3 Rollen aus.

Schritt 3: Es wird eine neue Sitzung mit dem Consultant angesetzt, um die definierten ABAC-Rollen gemeinsam durchzugehen. Auf diese Weise werden Missverständnisse vermieden und die letzten Punkte können auf der Grundlage der Ratschläge des Consultants angepasst werden.

Schritt 4: Danach richtet der Consultant selbstständig die Rollen in der OTYS Go! Umgebung des Kunden ein.

Schritt 5: Abschließend findet eine Übergabe vom Consultant an den/die Teilnehmer statt, damit diese wissen, wie sie die ABAC-Einrichtung selbst verwalten können. Es wird auch Raum für Fragen und Antworten geben. Diese Sitzung wird rund um die Live-Schaltung geplant.

Optimierung der Berichte

Mit allem, was Sie in OTYS tun, füllen Sie das System mit Informationen. Erstellen Sie Berichte auf der Grundlage von Ereignissen in OTYS. Wie oft werden Anrufe getätigt? Wie viele Bewerber gehen zu Vorstellungsgesprächen? Wie viele neue Stellenangebote wurden im letzten Monat eingegeben?  

Die besten Berichte auf der Grundlage von Ereignissen in OTYS, sowohl für Sie selbst als auch auf organisatorischer Ebene. Das wollen Sie doch auch, oder?

Was erhalten Sie dadurch?

  • Ein ausgestattetes Berichte-Modul, das zu Ihrem Prozess passt und die für Ihre Organisation relevanten Daten erörtert.
  • Neben dem Berichte-Modul besprechen wir auch, ob Exportprofile einen Mehrwert darstellen könnten.
  • Ein Dashboard, das zur Anzeige der Berichte eingerichtet wird.
  • Voraussetzung für die Erstellung von Berichten ist, dass die Prozess-Status aktuell sind und verwendet werden.